路橋建設(shè)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化應(yīng)用實(shí)踐

◎ 路橋集團(tuán)國際建設(shè)服務(wù)有限公司 張志鋒

一、國內(nèi)應(yīng)用現(xiàn)狀分析

目前國內(nèi)大型建筑施工企業(yè)管理信息系統(tǒng)普遍應(yīng)用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與其它業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相互獨(dú)立運(yùn)行，沒有實(shí)現(xiàn)兩者之間的數(shù)據(jù)集成和數(shù)據(jù)共享。

自2002年至今，國內(nèi)有諸多關(guān)于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的報(bào)道，基本上是ERP系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)一體化，而且大多是銷售、外貿(mào)類企業(yè)，如山東水泥集團(tuán)、魯花集團(tuán)、福建中煙等。而且往往是ERP軟件與財(cái)務(wù)軟件是同一家供應(yīng)商。

建筑施工企業(yè)主營業(yè)務(wù)不適合用ERP軟件，業(yè)務(wù)系統(tǒng)多數(shù)為定制開發(fā)的軟件，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫也不相同；目前，國內(nèi)很少有實(shí)現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享并自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證。

實(shí)際上，除了財(cái)務(wù)系統(tǒng)之外，其他的系統(tǒng)一體化是比較容易實(shí)現(xiàn)的，可以請一個(gè)軟件商開發(fā)出財(cái)務(wù)系統(tǒng)之外的所有軟件，然后把它集成。但是財(cái)務(wù)系統(tǒng)比較困難，因?yàn)樨?cái)務(wù)系統(tǒng)是作為企業(yè)對外發(fā)布報(bào)表的最真實(shí)的內(nèi)容，財(cái)務(wù)系統(tǒng)往往是不對外開放的。

企業(yè)為什么要做財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化呢，企業(yè)的各個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)集成，除了財(cái)務(wù)系統(tǒng)之外其他系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了集成，包括主數(shù)據(jù)集成，以及用戶、單位、組織都實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一集成。但在信息化應(yīng)用檢查過程中發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)成本、合同、分包、應(yīng)收應(yīng)付等數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)不一致，業(yè)務(wù)系統(tǒng)為應(yīng)付檢查而輸入數(shù)據(jù)；項(xiàng)目存在分包商、設(shè)備租賃商資金超付現(xiàn)象。

二、財(cái)務(wù)一體化基礎(chǔ)條件

實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)一體化的基礎(chǔ)條件。主要有五個(gè)方面。第一是用戶一體化，第二是客商一體化，第三是單位組織一體化，第四是科目核算一體化，第五是資源編碼一體化。

所謂客商一體化，就是對企業(yè)所有的分包分工以及客戶進(jìn)行統(tǒng)一管理。單位組織一體化中，企業(yè)的行政組織和財(cái)務(wù)組織是兩個(gè)不同的概念；例如一家大的集團(tuán)公司，他的某一個(gè)部門可能是單獨(dú)核算，那么它的財(cái)務(wù)系統(tǒng)所反應(yīng)的就是兩套帳，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)里面就是兩個(gè)組織，但在行政系統(tǒng)里面還是一個(gè)組織。科目核算一體化，就是企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)的科目核算要跟財(cái)務(wù)系統(tǒng)保持一致。資源編碼一體化，是企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)用戶一體化、客商一體化、單位組織一體化和科目核算一體化的基礎(chǔ)條件。當(dāng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)用戶一體化、客商一體化、單位組織一體化、科目核算一體化以及資源編碼一體化之后，才能繼續(xù)開展企業(yè)的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化功能。

三、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化具體應(yīng)用

提供一個(gè)包含“數(shù)據(jù)采集和財(cái)務(wù)憑證接口”的數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)人力資源管理、市場開發(fā)管理、工程項(xiàng)目管理等其它業(yè)務(wù)單據(jù)到財(cái)務(wù)核算憑證相關(guān)數(shù)據(jù)的自動(dòng)生成。首先進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、整理，然后根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯定義財(cái)務(wù)憑證模版，最后依照憑證模版自動(dòng)地將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成財(cái)務(wù)憑證。這是企業(yè)開展業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化應(yīng)用的主體思路。

具體過程是首先進(jìn)行企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、整理，然后根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯定義財(cái)務(wù)憑證模板，最后按照憑證模板自動(dòng)的將企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成財(cái)務(wù)憑證。在實(shí)際操作中，我們把業(yè)務(wù)詳細(xì)分類，通過分類把企業(yè)業(yè)務(wù)細(xì)化之后基本上能做到利用憑證模板自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證。業(yè)務(wù)系統(tǒng)涉及財(cái)務(wù)憑證的業(yè)務(wù)涵蓋市場開發(fā)系統(tǒng)，例如投標(biāo)保證金、信譽(yù)保證金、履約保證金、銀行保函、開工預(yù)付款、信貸證明、銀行存款證明等；人力資源系統(tǒng)，比如員工工資、公積金、社會(huì)保險(xiǎn)、商業(yè)保險(xiǎn)、企業(yè)年金等；主合同管理系統(tǒng)，如合同計(jì)量、合同收款等；分包合同管理系統(tǒng)，如分包合同結(jié)算；材料管理系統(tǒng)，包括材料采購入庫、材料領(lǐng)用出庫、材料調(diào)撥出庫、周轉(zhuǎn)材料攤銷、周轉(zhuǎn)材料租賃等；機(jī)械設(shè)備管理系統(tǒng)，比如設(shè)備租賃結(jié)算；預(yù)算報(bào)銷系統(tǒng)，如日常費(fèi)用報(bào)銷、對外支付、借支備用金等。

業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對接涉及多種憑證類型，以某企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)真實(shí)憑證為例，包括材料采購入庫憑證、材料調(diào)撥出庫憑證、周轉(zhuǎn)材料攤銷憑證、周轉(zhuǎn)材料租賃憑證、分包合同結(jié)算憑證、合同計(jì)量憑證、合同收款憑證、設(shè)備租賃結(jié)算憑證、日常報(bào)銷憑證、對外支付憑證、借支備用金憑證等。這樣細(xì)分憑證類型可以使相關(guān)業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證，如果分類不夠詳細(xì)，相關(guān)業(yè)務(wù)就無法在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證，需要手工調(diào)試，耗時(shí)耗力。

實(shí)現(xiàn)這一應(yīng)用具體分為六大步驟。首先，對這些用戶，包括企業(yè)組織、個(gè)人用戶都要與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)對接。第二步，將企業(yè)的往來單位、客商與財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)對接。第三步，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中定義憑證模板。第四步，在系統(tǒng)中對模版類別進(jìn)行定義。第五步，設(shè)置憑證接口數(shù)據(jù)源。第六步，自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證。以合同計(jì)量憑證為例，將合同管理中的相關(guān)計(jì)量業(yè)務(wù)自動(dòng)對接到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，隨即生成記賬憑證，憑證經(jīng)過財(cái)務(wù)的審核后，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)保存為合同計(jì)量憑證。

四、常見問題

業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化是企業(yè)未來的一個(gè)發(fā)展方向，目前，很多消費(fèi)類和外貿(mào)類企業(yè)，以及一些信息化程度比較高的企業(yè)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化。但是建筑施工企業(yè)在業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化方面比較落后，所做工作不夠深入。在構(gòu)建業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化過程中，建筑施工企業(yè)往往會(huì)碰到一些問題。第一個(gè)問題就是，財(cái)務(wù)人員擔(dān)心數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性。尤其是一些上市公司，他們對于數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性要求非常高，對于這方面普遍存在擔(dān)憂，因?yàn)橐坏┢渲心硞€(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)出錯(cuò)，將影響到多個(gè)方面并造成嚴(yán)重?fù)p失。一些財(cái)務(wù)人員會(huì)以這個(gè)為借口抵制財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)對接。一旦財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)對接，那么財(cái)務(wù)人員就擁有了審核的責(zé)任，調(diào)檔的空間非常小，也就是將財(cái)務(wù)人員的權(quán)利部分消減掉。

對于這一問題的解決方法分為兩步。第一步，要與財(cái)務(wù)人員進(jìn)行溝通，并采用中間庫的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。在業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化系統(tǒng)中，每一筆財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)審批完之后就會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)入中間庫，其他工作人員訪問不到財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)庫；而財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的憑證只要通過財(cái)務(wù)人員的審核，就可以保存生成，這樣就可以打消財(cái)務(wù)人員對于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全性的顧慮。第二步，企業(yè)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)集成。在獲得訪問財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫的權(quán)限之后，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)插入到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫中。

第二個(gè)問題是，在實(shí)際操作中會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)材料分類、合同分類與財(cái)務(wù)系統(tǒng)不一致。由于之前是手工制作財(cái)務(wù)憑證，可以進(jìn)行調(diào)檔，因此財(cái)務(wù)人員可以將人工費(fèi)、材料費(fèi)等劃分到分包合同或者人工類合同中，然后在后期工作中再實(shí)時(shí)調(diào)檔。然而在業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)自動(dòng)對接后，就會(huì)出現(xiàn)之前的業(yè)務(wù)系統(tǒng)材料分類、合同分類和財(cái)務(wù)系統(tǒng)不一致，那么就要調(diào)業(yè)務(wù)分類或者財(cái)務(wù)分類，但是現(xiàn)在很多大公司的財(cái)務(wù)都是從集團(tuán)總部逐層向下遞推，它的科目是集團(tuán)統(tǒng)一的，一旦改變科目的話整個(gè)集團(tuán)都要跟隨變動(dòng)。針對這一問題，最好的解決方案就是統(tǒng)一材料分類、合同分類。一旦確定材料分類、合同分類，就不再允許調(diào)檔。

還有一個(gè)問題是業(yè)務(wù)流程未能按時(shí)審批完，影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無法入賬。比如6月份，財(cái)務(wù)人員有20份結(jié)算單需要入賬，但由于還有一個(gè)分包點(diǎn)，每個(gè)隊(duì)伍都有一個(gè)結(jié)算單，成本也是20筆成本，但財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)結(jié)算單傳到中間，或者在審批系統(tǒng)中只有15筆。如果在以前的手工模式下，財(cái)務(wù)人員會(huì)督促相關(guān)合約部門并讓合約部門工作人員簽字，合約部門就會(huì)采取先入賬后補(bǔ)簽的方式；但是在業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，一旦有流程沒有審批完，結(jié)算單就傳不到合約部門，財(cái)務(wù)人員就沒有辦法入賬。

對于這個(gè)問題，我們的解決方法是建立流程審批曝光臺。假如一個(gè)流程審批分為五個(gè)結(jié)點(diǎn)，每個(gè)結(jié)點(diǎn)一天，那么一旦該流程的領(lǐng)導(dǎo)沒有按照這個(gè)結(jié)點(diǎn)時(shí)間進(jìn)行審批，系統(tǒng)將自動(dòng)生成一條曝光信息，在OA頁面中顯示哪個(gè)流程、哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)沒有按時(shí)審批，同時(shí)還要進(jìn)行罰款處理。

在實(shí)際操作中，還會(huì)出現(xiàn)一個(gè)問題，就是業(yè)務(wù)系統(tǒng)部門、崗位設(shè)置與財(cái)務(wù)系統(tǒng)不統(tǒng)一。集團(tuán)下屬的各個(gè)分子公司以及項(xiàng)目部，由于部門設(shè)置和崗位設(shè)置不統(tǒng)一，從而使流程不統(tǒng)一，最終導(dǎo)致監(jiān)控系統(tǒng)和曝光系統(tǒng)運(yùn)行困難。

針對這一問題的解決方案是，統(tǒng)一集團(tuán)下屬各公司部門與崗位設(shè)置。在信息化建設(shè)過程中，要充分意識到崗位設(shè)置和流程統(tǒng)一的重要性，只有部門設(shè)置和崗位設(shè)置統(tǒng)一，流程才能統(tǒng)一，審批結(jié)點(diǎn)時(shí)間才能統(tǒng)一。這就要求部分企業(yè)要把現(xiàn)有的組織打亂，重新設(shè)置部門和崗位，把企業(yè)二級機(jī)構(gòu)的組織部門、崗位設(shè)置相統(tǒng)一，這雖然是一項(xiàng)龐大復(fù)雜的工程，某種程度上等于把整個(gè)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)全部更改，同時(shí)變革了崗位制度，但對于推動(dòng)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化卻有著積極意義。

財(cái)務(wù)對接對企業(yè)的好處主要體現(xiàn)在三方面。首先，規(guī)范了企業(yè)資金管理，包括資金對內(nèi)、對外支付。現(xiàn)金流是建筑施工企業(yè)的生命，施工企業(yè)往往需要對在建項(xiàng)目進(jìn)行墊資，這就可能出現(xiàn)超付的情況。當(dāng)施工企業(yè)實(shí)行業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化系統(tǒng)之后，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)自動(dòng)對接，使無預(yù)算、無計(jì)劃的付款不能支付，同時(shí)超過合同結(jié)算的付款也不能支付。企業(yè)的資金管理由原來的人為控制轉(zhuǎn)為由一體化系統(tǒng)控制，對外支付單集成了各個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中的數(shù)據(jù)，其中每一筆支付金額都來自于財(cái)務(wù)系統(tǒng)，累計(jì)已付金額來自于業(yè)務(wù)系統(tǒng)；對外支付單中的申請付款金額已經(jīng)在系統(tǒng)里面設(shè)置完成，不能超過應(yīng)付金額減去累計(jì)已付金額，同時(shí)也要保持在計(jì)劃支付金額的范圍內(nèi)，一旦超過這兩個(gè)數(shù)值，對外支付單中的申請支付金額就輸不進(jìn)去，不能實(shí)現(xiàn)付款。通過財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化對外支付這一功能，實(shí)現(xiàn)人為控制向計(jì)算機(jī)控制的變革，在系統(tǒng)的控制下大大消減了對外付款的隨意性。

其次，提高了項(xiàng)目、總部財(cái)會(huì)記賬人員的工作效率。各個(gè)項(xiàng)目中的材料類憑證、材料支付等，一個(gè)月往往發(fā)生好幾百筆，如果這幾百筆都要手工輸入生成憑證將會(huì)是一項(xiàng)耗時(shí)耗力的工作。如今，對接的結(jié)果能夠自動(dòng)生成各種憑證，在自動(dòng)憑證接口中有一個(gè)合并進(jìn)行憑證，材料入庫類因?yàn)樯婕暗蕉鄠€(gè)往來單位，每一家單位供應(yīng)商不同，需要一家單位一家單位進(jìn)行合并，根據(jù)材料出庫消耗成本，可以把幾百筆甚至上千筆合并成一種憑證，大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度，提高工作效率。

第三，建立了業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化的企業(yè)資金、費(fèi)用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管平臺。通過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的整個(gè)資金狀況、資金收付情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的全面監(jiān)控。

下階段，路橋建設(shè)將把網(wǎng)銀與業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化監(jiān)管平臺相結(jié)合，通過信息化的手段控制企業(yè)項(xiàng)目的資金狀況，提升企業(yè)競爭能力。