重新理解管理信息化促進(jìn)企業(yè)變革

近年來在施工建設(shè)行業(yè)構(gòu)筑管理信息化系統(tǒng)的企業(yè)越來越多，速度也越來越快，但是在初期時大家都遇到了很多問題，比如：從哪里開始進(jìn)行信息化建設(shè)？采購系統(tǒng)前要進(jìn)行怎樣的咨詢？選擇什么樣的系統(tǒng)最合適？如何實現(xiàn)企業(yè)的信息化？信息化能夠給企業(yè)帶來什么價值等都是企業(yè)關(guān)心的問題。

進(jìn)行企業(yè)管理信息化建設(shè)首先要做的就是咨詢，咨詢可以幫助企業(yè)減少風(fēng)險，這里先就咨詢種類和內(nèi)容做一個說明。管理咨詢，以管理咨詢公司為主，從管理的視角對企業(yè)的管理、流程、規(guī)則等進(jìn)行梳理。它的特點在于：多以對現(xiàn)狀的梳理和分析為主，對管理提出的改善建議是建立在“人–人”管理的基礎(chǔ)上，對未來如何利用信息化手段實現(xiàn)管理涉及不多。

信息化咨詢以軟件開發(fā)商為主，關(guān)注的是如何將客戶的日常業(yè)務(wù)處理轉(zhuǎn)化為用系統(tǒng)處理。它的特點在于：主要以銷售軟件商的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品為主，而標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品多由軟件商積累經(jīng)驗中的“共性”元素所形成的，對企業(yè)的“個性”考慮不足。

管理信息化咨詢以管理信息化咨詢公司為主，研究的是如何將企業(yè)從“人–人”的管理方式，改變?yōu)椤叭栓C機(jī)–人”的管理方式。著重研究如何利用信息化的手段來實現(xiàn)管理，將傳統(tǒng)方式管理咨詢的結(jié)果與信息化實現(xiàn)方法相結(jié)合，最終為企業(yè)構(gòu)建一個可以在信息化環(huán)境中進(jìn)行管理的體系。管理信息化咨詢是管理咨詢和信息化咨詢的橋梁。

下面筆者根據(jù)多年從事管理信息化咨詢經(jīng)驗，從管理信息化的現(xiàn)狀、目的、理解、內(nèi)容、價值、構(gòu)建、標(biāo)準(zhǔn)以及實現(xiàn)等八個方面談一些看法供大家參考。

1 企業(yè)管理信息化的現(xiàn)狀

隨著企業(yè)對信息化的應(yīng)用和理解，企業(yè)和軟件商都感到了新的困惑，客戶與軟件商站在不同的立場上，對實現(xiàn)信息化的方法上有著不同看法，然而無論按照哪種方法進(jìn)行信息化建設(shè)，其結(jié)果都不甚理想。

軟件商方面立志要做一款好“產(chǎn)品”，希望做到“以不變應(yīng)萬變”，即“以一個不變的全能產(chǎn)品”，應(yīng)對“客戶的萬變需求”。但結(jié)果證明，由于回避了客戶在管理上的個性化需求，結(jié)果是行不通的。企業(yè)方面想要用“項目”的方式做一個滿足自己個性的系統(tǒng)。企業(yè)認(rèn)為軟件商如果按照自己的要求做，就可以得到一個符合自己企業(yè)個性的管理系統(tǒng)，滿足自己對信息化的需求。但結(jié)果證明，在交付之后客戶常見的反應(yīng)是這與企業(yè)的希望不相符。

為什么會發(fā)生按照軟件商常年積累經(jīng)驗做的 “共性化產(chǎn)品不行”，按照客戶自己所提需求做的“個性化項目也不好”呢？ 原因就在于企業(yè)改變了管理信息化的“目的”。

2 企業(yè)管理信息化的目的

施工企業(yè)“過特”之后，很多企業(yè)已經(jīng)對信息化提出了新的要求，企業(yè)設(shè)定的管理信息化目的已經(jīng)從初期的“溝通-效率”轉(zhuǎn)向“管理-效益”，但是軟件商和企業(yè)都還沒有從傳統(tǒng)上對管理信息化理解的束縛中解脫出來。

■軟件商的問題（產(chǎn)品）：

企業(yè)剛開始接觸信息化的時候，企業(yè)信息化目的多為“溝通-效率”，那時軟件商提供以數(shù)據(jù)填報為主的產(chǎn)品是可以滿足企業(yè)向領(lǐng)導(dǎo)提供報表和查詢需求的；但當(dāng)企業(yè)信息化目的轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮芾?效益”時，由于不同企業(yè)有不同的管理理念和方法，沒有管理功能和缺乏個性的數(shù)據(jù)填報產(chǎn)品就不能滿足客戶的需求了。軟件商要改“提供標(biāo)準(zhǔn)填報產(chǎn)品”為“支持企業(yè)的管理信息化”。

■企業(yè)的問題（項目）：

企業(yè)信息化初期，主要是滿足數(shù)據(jù)及時匯總、查詢等功能，軟件商按照企業(yè)提出的報表做出的系統(tǒng)是可以滿足企業(yè)需求的。但是當(dāng)企業(yè)信息化目的變?yōu)橐獜?qiáng)化管理，降本增效時，由于企業(yè)提出的需求大多源于操作層，按照這個需求開發(fā)的系統(tǒng)很難到達(dá)“管理-效益”的目標(biāo)。企業(yè)要改“用軟件模擬現(xiàn)狀”為“利用信息化提升企業(yè)競爭力”

3 企業(yè)管理信息化的理解

3.1 對信息化目的的理解

在企業(yè)重新設(shè)定了管理信息化目的后，軟件商與企業(yè)都需要尋找企業(yè)管理信息化的實現(xiàn)方法。企業(yè)方面，多數(shù)企業(yè)在初次導(dǎo)入或構(gòu)建企業(yè)管理系統(tǒng)時，有兩種常見的現(xiàn)象：

■ 不清楚選擇標(biāo)準(zhǔn)、不知道如何提需求、自身要做什么、系統(tǒng)運行后日常的業(yè)務(wù)模式將發(fā)生什么變化等。

■ 在尚未清楚企業(yè)信息化的目的時，先提出要了解系統(tǒng)是否符合SOA、ESB等一些概念。

企業(yè)首先要確認(rèn)信息化的目的和信息化會給經(jīng)營管理帶來什么變化（而不是它的技術(shù)實現(xiàn)方法）；軟件商首先要理解如何通過信息化咨詢向客戶提出企業(yè)管理的優(yōu)化方案，改變傳統(tǒng)上軟件商為客戶做信息化咨詢時，基本圍繞銷售自己的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，即使是為客戶特制的管理系統(tǒng)，也主要是將客戶日常用表格模板所做的報表改為用系統(tǒng)替代。軟件并不是信息化的全部，軟件是管理優(yōu)化方案的具體體現(xiàn)。

3.2 企業(yè)實現(xiàn)信息化的目的

■ 信息化目的之一 ：溝通-效率

通過填報方式，將各部門的數(shù)據(jù)快速上傳、匯總、加工、制成報表供領(lǐng)導(dǎo)查閱，可以選擇數(shù)據(jù)填報類系統(tǒng)。

■ 信息化目的之二 ：管理-效益

通過在系統(tǒng)中建立業(yè)務(wù)的過程管理體系，將企業(yè)的管理規(guī)則加入到管理過程中，以保證向決策者提供真實全面的、及時的、準(zhǔn)確的信息，應(yīng)該選擇過程管理類系統(tǒng)。

3.3 目的不同 – 使用的系統(tǒng)類型不同

數(shù)據(jù)填報類系統(tǒng)

過程管理類系統(tǒng)

實現(xiàn)上述兩種不同的目的，存在兩種不同類型的系統(tǒng)

■ 數(shù)據(jù)填報類系統(tǒng)

特點：用來達(dá)到“溝通-效率”的目的，簡單易行；只要結(jié)果不要過程，無法保證數(shù)據(jù)的可信性。適用于信息化初期的企業(yè)、或只用來做工具軟件。

■ 過程管理類系統(tǒng)

特點：用來達(dá)到“管理-效益”的目的，可信性高、信息化價值最大。適用于對信息化有高要求的企業(yè)（強(qiáng)化管理、減低成本等）。

數(shù)據(jù)填報類系統(tǒng)與過程管理類系統(tǒng)沒有好壞之分，采用哪一類主要取決于企業(yè)的信息化目的。

3.4 目的不同 – 系統(tǒng)的實現(xiàn)方式不同

為了實現(xiàn)客戶對信息化的個性化需求，必須采用與傳統(tǒng)軟件開發(fā)不同的方式 。傳統(tǒng)方式是開發(fā)出一個“標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品”，向客戶推薦，需要客戶改變業(yè)務(wù)的處理習(xí)慣，盡量貼近軟件商的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品。實現(xiàn)方式像“西藥”，只能解決共性的問題，不能隨需應(yīng)變。新型方式是將客戶的業(yè)務(wù)處理模塊按照需要、管理水平等，快速地組成適合客戶現(xiàn)狀的系統(tǒng)，滿足客戶的個性化需求。實現(xiàn)方式像“中藥”，能夠根據(jù)客戶的實際情況來配置功能，所以能夠做到隨需應(yīng)變。

3.5 目的不同 – 有無管理是根本

■ 數(shù)據(jù)填報類系統(tǒng)：管理在系統(tǒng)外進(jìn)行

■ 過程管理類系統(tǒng)：管理在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行

4 企業(yè)管理信息化的內(nèi)容

企業(yè)管理信息化覆蓋了企業(yè)運行的方方面面，它不僅僅意味著做一款軟件。企業(yè)管理信息化要做包括兩大方面的工作，其中主體工作是構(gòu)建管理系統(tǒng)，以軟件商為主；基礎(chǔ)工作是要規(guī)范企業(yè)內(nèi)部組織、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)等、使之符合信息化環(huán)境下工作的的要求。基礎(chǔ)工作是達(dá)成主體工作目的不可或缺的保證。

5 企業(yè)管理信息化的價值

5.1 信息化的投入是經(jīng)費還是投資

企業(yè)對信息化的投入是經(jīng)費還是投資？ 是投資為何又不見回報？這與企業(yè)信息化的目的有關(guān)。

■ 目的1：“數(shù)據(jù)收集、上報查詢”，采用數(shù)據(jù)填報類系統(tǒng) 。不是為了管理/效益。數(shù)據(jù)填報類系統(tǒng)沒有業(yè)務(wù)處理過程、與企業(yè)管理沒有直接相關(guān)、也不能支持精細(xì)化管理。因此對這種系統(tǒng)的投入就是“經(jīng)費”。

■ 目的2：“管理信息化、降本增效”，采用過程管理類系統(tǒng) 。通過將企業(yè)的經(jīng)營管理融入到系統(tǒng)中，使得管理系統(tǒng)作為企業(yè)經(jīng)營和管理的延長，做到隨時響應(yīng)企業(yè)經(jīng)營管理的變化需求、利用系統(tǒng)對成本、資金、物資等進(jìn)行全面精細(xì)化管理。這類管理系統(tǒng)是可以將信息化轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的，因此對這種系統(tǒng)的投入就是“投資”。

5.2 企業(yè)競爭力的倍增器

企業(yè)管理信息化不僅僅是導(dǎo)入一款軟件，它是理順、優(yōu)化、執(zhí)行、監(jiān)控企業(yè)戰(zhàn)略、管理規(guī)則執(zhí)行的保障機(jī)制。建設(shè)信息化體系，可以使企業(yè)的業(yè)務(wù)生產(chǎn)全過程形象化，達(dá)到可視和可控，從而實現(xiàn)管理的精細(xì)化、提升企業(yè)的競爭能力。

5.3 使企業(yè)重新認(rèn)識自己

由于大多數(shù)企業(yè)在導(dǎo)入管理系統(tǒng)前是在縱向的管理機(jī)制下運行的，企業(yè)自身也沒有一個完整的，可以定量、定性、定時對自身進(jìn)行精確管理和控制的方法。

企業(yè)管理信息化的實現(xiàn)是借助外部幫助，按照管理系統(tǒng)實現(xiàn)的方式，對企業(yè)進(jìn)行深入地分析、建立業(yè)務(wù)模型和管理流程，它將使得企業(yè)可以從不同的視角重新認(rèn)識自己。

5.4 建立可視、可控的過程管理

通過建立業(yè)務(wù)建模、管理模型，在系統(tǒng)中形成管理機(jī)制，讓抽象的管理實現(xiàn)了可視和可控，從而極大地提高了管理的效率和管理成果。比如：讓下圖左側(cè)三個大小不同的球準(zhǔn)確地進(jìn)入到右側(cè)不同的洞里，建立了由滑道、傳感器、分道岔、喇叭、閘門、監(jiān)控器等監(jiān)控機(jī)制，就可以讓球進(jìn)入相應(yīng)的洞口。所謂的過程管理也就是在系統(tǒng)中同樣建立類似的監(jiān)控機(jī)制，實現(xiàn)可視可控的過程管理系統(tǒng)是降本增效的關(guān)鍵。

5.5 精細(xì)化管理的保證

利用信息化的手段可以對“精”和“細(xì)”進(jìn)行劃分、度量、檢驗和控制。比如，對一份合同可以進(jìn)行這樣的精細(xì)化管理，把精和細(xì)分成兩個維度：

■ 細(xì)化的實現(xiàn)

將管理對象的細(xì)度劃分為一份大合同，或是大合同之下的一份分合同甚至是分合同中1/n的內(nèi)容，完成細(xì)化工作。

■ 精化的實現(xiàn)

a.先劃分合同的執(zhí)行過程，如：編制、提交、審批、簽訂、驗收、變更、索賠、取消、結(jié)算等。

b.再對劃分過程中每個階段設(shè)置管理內(nèi)容，如：規(guī)格、數(shù)量、時間、質(zhì)量、地點、附件、以及與進(jìn)度控制、收支平衡、或其它相關(guān)規(guī)章制度有無相違等。

可以看出，精細(xì)化管理就是對上述“細(xì)化”的業(yè)務(wù)對象，按照“精化”的內(nèi)容，對比企業(yè)的管理規(guī)則，利用管理系統(tǒng)進(jìn)行識別、控制。利用信息化手段將精細(xì)化管理推進(jìn)到這種程度，一定能夠給企業(yè)帶來管理強(qiáng)化和降本增效的效果。反之，沒有信息化手段做支撐，這樣精細(xì)的管理是不可能實現(xiàn)的。

6 企業(yè)管理信息化的構(gòu)建

企業(yè)信息化的構(gòu)建要采用信息化的方式，進(jìn)行企業(yè)架構(gòu)的設(shè)計，通過“架構(gòu)”的建模方式，可以將企業(yè)經(jīng)營管理過程中的諸多復(fù)雜要素合理地分解、再整合在一起，模型的可視性有效地幫助相關(guān)人員全面地、集成地、發(fā)展地認(rèn)識和理解企業(yè)，可以利用架構(gòu)對企業(yè)運行的科學(xué)性、合理性等進(jìn)行模擬，并提出改進(jìn)意見。

企業(yè)架構(gòu)設(shè)計中包括了兩個方面的內(nèi)容：

■ 業(yè)務(wù)的架構(gòu)：在企業(yè)戰(zhàn)略指導(dǎo)下，部署和分配企業(yè)資源（人員、資金、IT、服務(wù)）。

■ IT 的架構(gòu)：在業(yè)務(wù)架構(gòu)指導(dǎo)下，完成系統(tǒng)的設(shè)計（數(shù)據(jù)、應(yīng)用、技術(shù)）。

因為要進(jìn)行的是管理的信息化，所以從高層進(jìn)行規(guī)劃就非常重要，同時要掌握規(guī)劃內(nèi)容、方法、路線、以及與相關(guān)人的關(guān)系、各自作用等。管理系統(tǒng)設(shè)計中最為重要的工作是業(yè)務(wù)架構(gòu)，而業(yè)務(wù)架構(gòu)的依據(jù)的重要來源就是管理層的需求，它是管理信息化系統(tǒng)設(shè)計中最為關(guān)鍵的需求。

決策層的需求：清晰、需求最終多以報表與查詢的形式體現(xiàn)。

執(zhí)行層的需求：具體、簡單、容易實現(xiàn)，多以輸入界面的形式體現(xiàn)。

管理層的需求：復(fù)雜，抽象、難以體現(xiàn)，多以過程管理系統(tǒng)中的架構(gòu)形式體現(xiàn)。

構(gòu)建數(shù)據(jù)填報類系統(tǒng)時，軟件商主要的調(diào)研內(nèi)容主要是公司決策層關(guān)心的報表是什么？執(zhí)行層的人員是如何編制各類報表的？而對管理層是如何理解決策層的戰(zhàn)略、并采用何種方法使戰(zhàn)略落地（過程管理）卻沒有在系統(tǒng)中反映出來，因此可以說數(shù)據(jù)填報類系統(tǒng)不是管理系統(tǒng)。

7 企業(yè)管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)

好的管理信息化系統(tǒng)不但能適應(yīng)企業(yè)的今天，也能適應(yīng)企業(yè)的明天。從應(yīng)用結(jié)果上看，最重要的判斷指標(biāo)有二個（但不限于此）：

■ 是否能夠確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的可信性

數(shù)據(jù)的可信性有三個指標(biāo)：全面性、及時性、準(zhǔn)確性。確保數(shù)據(jù)的可靠性需要系統(tǒng)具有過程管理的能力。

■ 是否具有及時應(yīng)變的能力

快速響應(yīng)企業(yè)的需求變化，當(dāng)企業(yè)的戰(zhàn)略、組織、部署、流程、業(yè)務(wù)處理的內(nèi)容和方式等發(fā)生變化時，系統(tǒng)需要多少時間才能完成應(yīng)對是關(guān)鍵，否則由于系統(tǒng)變更需時過長就會錯失良機(jī)，這與信息化強(qiáng)調(diào)快速是不相應(yīng)的。

管理系統(tǒng)不能以功能多少來判斷系統(tǒng)的優(yōu)劣，目前很多軟件商以功能多少來作為推銷標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的方式，這只適用于工具類軟件，并不適用于企業(yè)管理信息化的建設(shè)。功能的多少不是選擇系統(tǒng)的決定性指標(biāo)，功能數(shù)量以夠用為合適，關(guān)鍵是功能不足時是否具有快速應(yīng)變的能力。

8 企業(yè)管理信息化的實現(xiàn)

由于企業(yè)信息化目的轉(zhuǎn)向“管理-效益”，這使得系統(tǒng)與企業(yè)管理的關(guān)聯(lián)變得越來越緊密，當(dāng)需求發(fā)生了變化時，如何在最短時間內(nèi)響應(yīng)需求變化，也就成為衡量軟件商的系統(tǒng)是否優(yōu)秀的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。基干式設(shè)計原理（組件+機(jī)制），將可以使得軟件的開發(fā)像汽車的工業(yè)化生產(chǎn)方式一樣。

9 總結(jié)

9.1 信息化從確認(rèn)目的開始

企業(yè)不論采用什么樣的信息化方式，首先要搞清楚，信息化的目的是什么，根據(jù)目的選擇相應(yīng)的系統(tǒng)。

9.2 信息化轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的路程方才開始

總的來說，工程建設(shè)行業(yè)在推進(jìn)企業(yè)管理信息化的道路上已經(jīng)初步取得了一些成效，未來企業(yè)會提出更高的要求，所以需要咨詢公司與軟件商業(yè)共同努力，找出滿足企業(yè)管理信息化新目的的方法。