電子公章的使用與管理

文/劉大寧

隨著科技進步和網絡發展，電子政務正在社會各個領域得以廣泛推廣。2004年8月28日第十屆全國人民代表大會常務委員會第十一次會議通過的《中華人民共和國電子簽名法》，有力地促進了電子政務的相關應用。電子公章作為電子政務系統的重要組成部分，也得以不斷發展和應用。作為傳統意義上的公章，無疑是代表政府機關、企業單位和個人的權威及法人資格，是普通公文生效的標志。而在信息網絡時代，電子公章則是傳統政務與信息網絡系統的橋梁，具有傳統意義公章所具備的一切特質。不過，電子公章在網上使用，也具有網絡的一些特性。例如網絡的便捷性、易傳輸性、無紙化辦公等。

一、電子公章的使用

電子公章技術以先進的數字技術模擬傳統實物公章，其管理、使用方式符合實物公章的習慣和體驗，其加蓋的電子文件具有與實物公章加蓋的紙張文件相同的外觀、相同的有效性和相似的使用方式。可見，電子公章絕不是簡單的公章圖像加上電子簽名，關鍵在于其使用、管理方式是否符合實物公章的習慣和體驗，其加蓋的電子文件是否有與紙張文件相同的外觀，使用方式與紙張文件有多大程度的相似性。

保留紅頭和公章，已成為我國傳統紙質公文的特色。怎樣使電子公文的內容和版面形式均與紙質公文保持一致，保留原有紅頭文件的嚴肅性和規范性成為在我國推行電子公文必須解決的一個難題。必須對電子公章進行加密，以保證其在發文、網絡傳輸、收文、閱讀、打印、存檔等各環節中都不能被竊取；收文單位無法提取發文單位的電子公章，無法偽造文件；即使電子公章被竊取，其加密方式也保證不能被破譯出來。因此，在使用方面要注意以下幾個方面：

1.明確系統定位。2005年3月，海南省委辦公廳、海南省政府辦公廳聯合發文：自2005年4月1日起，全省非涉密公文全部實行電子公文網上交換，不再交換紙質公文。在全國的三十幾個省級機關中，這是以電子公文全面取代紙質公文的第一個。標志著電子政務已全面進入辦公系統。電子公章系統是電子政務的組成部分，是隨著電子公文的流轉而進行操作，為了保證電子公章的唯一性、有效性，不可復制性和防偽能力，就要在使用方面注意簽章流程的監控可跟蹤、簽章人員身份的確認，還要保證已簽章的電子文件的加密防偽能力。

2.執行簽章流程。在使用電子政務系統時，用章流程要按傳統程序運轉，要具有標準性、安全性、唯一性，同時還要防偽可驗證。這就使電子公章在使用流程方面必須要嚴格規范，有自成一體的使用系統。（參看圖1）

3.掌握監控環節。利用電子公章系統服務器的SQLsrvere數據庫監控簽署動作細節并進行記錄。然后提取所簽署公文的信息并結合MDS算法進行加密，形成可以寫入BMP圖像的字符串。接著，把形成的加密字符串隱藏在公章圖像里，并形成電子文件方便B/S的結構的程序進行調用。在驗證環節，讀取待驗證的電子公章BMP文件中隱藏的加密字符串，查找簽署記錄，驗證所簽署的公文與該公章是否匹配。 （參看圖2）

4.統一人員培訓。使用電子政務系統就要統一規劃，采用統一交換系統，解決不同地區的不同OA系統的結合問題、不同格式文件的統一問題。同時電子公章系統與傳統公文處理模式相近，符合現有辦文習慣，能夠在不改變機構設置和工作流程的情況下實現公文的數字化，公章管理的數字化；所有相關人員經過一次專業培訓，要能熟練掌握計算機網絡操作技術，熟悉操作流程，運用數據庫使用方法。目前已有多家公司獲得了國家有關部門頒發的資質證書和產品銷售許可證，在申請電子公章業務時可以由公司組織進行相關業務培訓。

二、電子公章的管理

電子公章一經公安機關備案，并有合格的密匙作為保密手段，是等同實物公章的，用途和實物公章一樣，只不過是電子公章用在網絡上，實物公章用在現實中。作為管理方面來講，需要注意以下幾個方面：

1.嚴格管理流程。根據使用流程制定相關的規章制度，明確使用程序和管理辦法，參照公章的使用流程制定符合電子公章的管理辦法，使電子公章的使用規范，嚴格按照流程進行操作。用章首先需要得到主管領導批準，再將存儲有電子公章的介質 （例如USBKey）插入電腦終端的USB接口，啟動電子公章終端客戶端，讀入需要加蓋印章的電子文書，在電子文書中需要蓋章的地方點擊菜單上的“蓋章”功能鍵，按照系統提示輸入 “PIN”碼，當實體碼正確，則會蓋上印章。

2.設置專人管理。電子公章的管理員需要選配政治素質高的，有一定的電腦和網絡操作知識的人員。一方面，需要政治上可靠，嚴守單位規章制度和紀律，尤其是用章規定，能夠保證按照審批管理辦法用章。同時具有與業務技能相符的電腦網絡基礎知識，在接受相關培訓后，能夠按照用章流程使用電子公章。

3.加強安全防范。一般用章程序需要電子公章軟件系統配合和密鑰，兩樣同時具備才能進行蓋章。所以在進行保管時，電子公章和密鑰要分離保管。電子公章一般是存在存儲介質 （例如優盤或者 USBkey）中，所以一般電子公章存儲介質是存在保險柜中，專人負責。而密鑰則是密碼程序，兩者要分開存放，提高防范措施。

4.權限驗證系統。同時在電子公章啟用后要設置使用權限，根據電子公章使用系統劃分為四個角色，即平臺管理員、系統管理員、公章管理員、公章使用人，根據人員身份不同，設置不同的權限，使對公章的使用能夠實時進行監控和查詢。由于權限不同，可以分別對不同的身份進行授權和變更。同時加強驗證管理，在客戶端使用電子公章或者查閱電子公文時，可以對電子公文的公章進行驗證，一般是查閱公章的簽章人姓名、公章名稱、簽章時間、簽章方式、電子文本信息等，進行身份驗證和公章驗證，確保公章的使用合法合權。 （參看圖3）。