關于修訂《會計檔案管理辦法》的幾點建議

廣東省廣州監獄 黎文嬌

財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）自1999年1月1日實施以來，對加強單位會計檔案管理、促進會計上作為單位經濟和國家經濟建設服務等方面發揮了積極的作用。但隨著我國社會主義市場經濟的發展，特別是近幾年來，財政部進行了財政體制和會計體制一系列的改革，比如：加強會計法制建設；全面實施企業會計準則、審計準則；實施通用分類標準，全面推進我國會計信息化工作；會計鑒證；人才評價和會計指數等，使我國的經濟和會計管理工作出現了新情況、新問題，現行的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）己不完全適應我國社會主義市場經濟發展和會計改革的要求。針對以上出現的新情況、新問題，筆者建議財政部門會同檔案管理部門在總結《辦法》實施情況和充分調查研究的基礎上，依據《會計法》和《檔案法》的有關規定，對《會計檔案管理辦法》進行修訂。

一、《會計檔案管理辦法》的簡要介紹

1998年8月，財政部頒發了《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號），并于1999年1月1日開始實施，《辦法》共21條，分別就會計檔案的立檔單位、負責指導、監督和檢查會計檔案的部門、會計檔案的分類、會計檔案的保管制度、各類會計檔案的保管期限、會計檔案的銷毀辦法、交接會計檔案等事項進行了明文的規定。事實證明，《會計檔案管理辦法》的頒布實施，對加強我國各單位會計檔案管理、促進會計上作為單位經濟和國家經濟建設服務等方面發揮了積極的作用。

二、修訂《會計檔案管理辦法》的必要性

會計檔案是指國家機關、社會團體、企業、事業單位、按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織在經濟活動中形成的、記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分 。

(一)會計檔案管理工作存在日益突出的問題

(1)各單位及檔案管理部門不夠重視會計檔案管理工作的領導，沒有把會計檔案管理工作作為一項長期工作任務來抓。

(2)各單位財務部門和負責檔案管理工作的檔案管理部門沒有指定專人負責會計檔案的收集、整理、立卷、移交保管工作，即使指定了專門人員，人員也經常變動，而且變動時沒辦理交接手續。

(3)各單位沒有根據本單位實際建立本單位的會計檔管理制度，如：調閱會計檔案的制度等。

(4)會計檔案的整理、分類、立卷方法、排列編號方法不科學，造成會計檔案管理混亂，不便于查找，甚至丟失。

(5)會計檔案保管期限界滿時，有的有及時銷毀，有的沒有及時銷毀，銷毀時手續不完善，有的沒有清冊，有的沒辦理審批手續，有的沒通過相關部門鑒定而自行銷毀等。

（二）信息化條件下會計基礎工作出現新情況、新特點，迫切要求修訂《會計檔案管理辦法》

(1)對《會計檔案管理辦法》進行修訂，是財政部2011年會計改革與管理工作的主要任務。財政部強調：2011年是我國“十二五”時期的開局之年，要認真做好2011年的的會計管理工作，對于進一步深化會計改革和發展，促進會計工作科學化精細化管理，推動會計管理工作再上新臺階，具有十分重要的意義。

(2)對《會計檔案管理辦法》進行修訂，是加強會計法制建設，促進會計管理工作法制化、規范化的行為體現。為落實全國財政工作會計精神，財政部緊緊圍繞財政發展改革大局，繼續深化會計法制、內部控制、XBRL、會計人才、會計鑒證、會計準則、會計研究等多個領域的改革。這些改革引起了社會主義市場經濟的發展和經濟社會環境的變化。

(3)對《會計檔案管理辦法》進行修訂，是根據信息化條件下會計基礎工作出現新情況、新特點的迫切要求。財政發展改革和會計改革，特別是大力推進會計信息化建設，穩步推進企業會計準則通用分類標準的實施，使會計基礎工作如會計檔案的保管工作、會計基礎工作規范、會計行為規范等出現了許多新情況、新特點，環境的變化迫切要求修訂《會計檔案管理辦法》。

三、關于修訂《會計檔案管理辦法》的幾點建議

(1)現行《辦法》按條款式構成，筆者認為首先要改變《辦法》的結構形式，按章分條明確規定，可修訂為以下幾章：管理的原則、歸檔保管范圍、整理立卷 、保管利用、鑒定銷毀 、附則，然后再充實各章節內容，使《辦法》一目了然，便于理解和操作。

(2)把會計信息化條件下形成的會計檔案比如：磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質等正式列入會計檔案的保管種類和保管范圍，不再另列報財政部、國家檔案局備案。

(3)在《企業和其他組織會計檔案保管期限表》和《財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表》中增加會計信息化條件下形成的以磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質檔案類別以及相應的保管期限條款。

(4)把“會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起”修訂為“會計檔案的保管期限，從會計分期終了后的第一天算起”。

(5)增加會計信息化條件下形成的會計檔案的銷毀條款。

(6)年度財政預算報表是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，應作為其他財務報告類型，列入會計檔案保管管理內容，以真實反映單位會計檔案的全面性和完整性。

[1]《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）

[2]《中華人民共和國會計法》

[3]《中華人民共和國檔案法》

[4]2011年會計改革與管理工作的主要任務（財政部會計司，財務與會計，2011NO.03）