基于網絡平臺的醫用耗材信息管理模式探討

張雪佳，戴廣宇，姚金芳，錢建國

復旦大學附屬華山醫院 裝備科，上海 200040

0 前言

隨著醫用耗材產業的迅猛發展和各類新型醫用耗材的不斷推新，為臨床醫療提供了豐富的診療手段。同時，為醫院提供醫用耗材的供應商數量也越來越多。為此，上海醫保局為了規范醫用耗材的合理使用，下發了關于完善醫用耗材編碼數據庫的文件和具體要求，如何將醫保耗材編碼與醫院使用的耗材信息結合，并進行長效管理，成為了醫院設備管理部門新的艱巨任務。

1 現今耗材管理的困境與弊端

醫院每天的醫療過程中都使用大量的醫療器械和醫用耗材，小至一次性使用注射器和輸液材料，大到植入人體的起搏器、支架和各類金屬植入物。近來由醫保部門下發的一次性材料庫中，二級目錄分類便多達30余種。醫院耗材使用量大、覆蓋面廣、品種多、規格型號復雜、專業性強、供應商多，如何能夠及時、迅速更新產品信息，避免產生重復冗余的工作量，是當下醫院需要解決的一個難題。

在我國，從國家到地方設有各級食品藥品監督管理部門，他們的職能除了對醫療器械產品的安全性、有效性進行審查驗證，頒發醫療器械產品注冊證外，還對醫療器械產品的經營和使用進行監督。按照國家醫用材料管理相關要求，在采購醫用耗材的過程中，各醫院必須嚴格遵循《醫療器械監督管理條例》，審核包括食品藥品監督管理部門頒發的《醫療器械產品注冊證》、《醫療器械生產企業許可證》、《醫療器械經營許可證》等相關證照，登記備案，以建立完善的醫用耗材管理檔案。然而，面對數量龐大的供應商群體，傳統的紙質文件必然會造成空間資源的浪費和管理的不便。在上海，一家三級甲等綜合醫院的供貨商數量可以達到幾百家，如果對這幾百家公司的證照都進行紙質管理，無論在日常工作中還是面臨上級部門的各種檢查時都會遇到巨大壓力。目前，對證照進行掃描，建立Excel文檔對供貨商和產品進行分類，并設置鏈接保管電子文檔的做法是各醫院較為主流的管理方式，但這種管理模式時常由于資料轉移產生的鏈接失效以及地點、設備的限制而無法迅速得到所需信息。可見，為醫用耗材創建有效的信息化管理勢在必行。

2 新模式初步構想與設計

2.1 模式探索依據

雖然目前國內可使用的醫用耗材品種繁多，但總體數量基本有據可查。由上海市醫療保險辦公室發布的一次性使用醫用耗材數據庫包含了耗材的醫保編碼、注冊證、品名、規格、生產廠家等必要信息，為我們提供了雖不完整，但覆蓋面較廣的基本數據庫。基于這個數據總表，我們嘗試開發一個能夠使供貨商各自擁有權限、隨時方便上傳耗材編碼、證照和價格等信息，醫院耗材管理者在有互聯網的地方隨時可以查看和調用相關信息的網絡平臺。

2.2 平臺開發思路和目的

信息化管理的目標是建立一套醫用耗材的全程跟蹤管理系統，將原本獨立管理的物資管理系統和HIS收費系統關聯起來，互相制約。醫用耗材從進入醫院到最終用到病人身上都可以受到全程跟蹤，向上追溯到生產廠商、向下追溯到患者個體。同時，可以完成廠商資質的審查、耗材注冊證信息管理以及提供各種證件有效期提醒，也為供應商評估提供數據基礎。

在上述構想的網絡平臺下，結合以往以供應商為單位、文件夾為單元、單品種耗材為個體的管理方式，讓各供應商對自己公司所持有的營業執照、經營許可證進行及時更新，并且維護原廠的相關資質證明和給予代理商的授權證明。針對目前供貨商會不定期更名的現狀，平臺能對舊證照以公司為單位進行封存，便于日后發生醫療糾紛等情況時能夠追溯以往檔案。

而醫院作為管理者，能夠查看、調用各供貨商上傳的商家資質、一次性使用耗材數據，并且能夠實時進行審核、標記。對于供貨商修改的部分，醫院也能及時查看相關修改信息并予以審核確認。由于平臺在因特網上開放，醫院的權限人員可以在任何能夠接入網絡的地方登陸、查看、調用平臺上的數據信息，方便在各項檢查及任何需要的時間檢索出需要的內容。并且，當醫院耗材管理部門需要對大范圍供應商進行通知和各種資料發布時，網絡平臺可以在很大程度上為雙方都節省人力和時間。醫用耗材管理系統流程，見圖1。

圖1 醫用耗材管理系統流程圖

3 供貨商系統界面構想與設計

在供貨商平臺下，每家供貨商應該能夠自行注冊賬號，擁有對自己賬號的相關權限，保證商業機密的安全性。

該系統中，供貨商可以在“供貨商信息管理”和“材料申請管理”中分別維護公司和產品資質信息。當完整填寫并上傳營業執照、經營許可證等相關信息后，方能進行材料申請的操作。

由于供貨商數量龐大，系統設有“公告通知”模塊。該模塊主要是用于快速對供貨商發布大范圍的通知。供應商可以查看醫院轉發的醫保編碼相關信息，以及由院方發布的各項公告。同時，對于廣泛有需求的表單和資料，通知模塊也會方便供貨商自行下載。公告通知欄界面，見圖2。

圖2 公告通知欄

當供貨商及廠家信息維護完成后，可進行在院使用材料的填報。基于醫保局下發的編碼庫，供應商在填入編碼后，可以點擊“查找匹配”自動刷出原始表中已有的數據。當所有要求的內容（包括醫保編碼及編碼刷新后自動填寫的品名、規格型號、分類目錄、品牌、生產廠商等信息，以及產品注冊證掃描件的上傳、生產廠家填寫、產品供應價與物價信息上傳）填寫完成后，供貨商才可以對該耗材信息進行保存或修改。材料填寫界面，見圖3。

圖3 材料填寫界面

4 后臺界面設計

后臺的權限擁有者主要為耗材管理人員。在后臺界面中，耗材管理人員可以點擊所需要查看的供貨商的相關控件，即可查閱各家公司已上傳的數據及掃描件，篩選、查看、修改所有供貨商的資質和產品證照。產品查看列表，見圖4。

圖4 產品查看列表

對于供貨商新增和填報的產品，當完成相關證照的審核后，設備科可將數據傳至財務科，由財務人員審核相關價格信息后將數據導入收費系統。這樣的審核順序有助于在技術上規范耗材的準入，前期由耗材管理部門審核準入條件，后期財務部門審核收費價格，使耗材的管理審核符合醫院對于耗材管理的要求，確保規定的確實實行。后臺查看材料具體信息（物價），見圖5。

圖5 后臺查看材料具體信息（物價）

在“申請材料管理”中，耗材管理部門能夠區分出產品是否有醫保編碼、是否已審核。在實際運作過程中，產品的注冊證和物價信息等內容會發生周期性變更。對于已經審核給財務部門的材料，當單個數據信息發生變化時將自動進入“變更申請審核”狀態，由耗材管理人員進行核查確認。而通過篩選產品名稱或醫保編碼、供貨商的關鍵詞，可以快速定位所需查找的耗材相關信息。

由于各類證照均具有時間長短不同的有效期，因此，對于后臺管理人員來說，提示已過期及即將到期的證照信息也是相當重要的。因此，在界面中添加到期提示模塊，有助于為證照日期審核帶來便利，大幅提高管理效率。而當點擊相關數字后，即能看到對應的證照信息。到期證照提示界面，見圖6。

圖6 到期證照提示界面

5 新模式的優勢與未來模式展望

隨著政府相關部門對醫用材料的愈發重視和編碼庫的不斷完善，采用互聯網平臺對醫用耗材編碼和證照進行管理，有利于在供應商眾多的情況下，讓耗材管理部門對醫用耗材信息進行及時、有效、準確及有依據的管理。借此平臺，多家供應商可以在不同地點直接將資料上傳至系統，醫院則能夠及時查看到供貨商所上傳的信息，按所需方式對不同廠家的不同產品進行查詢和分類。這種模式突破了傳統紙張管理對于證照查找的不便和空間限制，也避免了單機硬盤存貯證照可能產生的權限過于狹窄和因硬件損壞而造成的數據安全問題。

新模式的使用也使醫院從對耗材的單獨管理轉向了醫院和供貨商合作管理。在此模式下，供貨商主觀能動性將得到發揮，產品所發生的變更信息也將更迅速地傳達至醫院。

我院的材料申報系統已使用1年有余，并且在逐步優化改進中。原本供應商在證照更新時需要往返醫院之間，現在則能夠自行在互聯網上進行上傳，這樣不僅公司內勤能在第一時間了解醫院需求，也讓醫院能及時獲取公司提供的信息并進行判斷審核。而在應對各項院內外的檢查及對產品搜索的需要時，該模式管理之下的產品證照及相關資料數據能夠在極短時間被搜索出，大大提高了耗材管理部門的工作效率，從原先冗余的紙質文件中解脫出來，轉向現代化管理模式。

眾多不同種類、不同適用范圍和不同等級耗材的并存使得互相協作的網絡化管理模式成為一種必然的趨勢。在可以預見的時間里，醫院使用的醫用耗材種類必然會遠超當前。在此前提下，未來耗材管理模式可能將不僅限于醫院和供貨商之間的合作。不同醫院由于臨床側重不同，使用的產品會有各異，但基本材料在類型和主流品牌上將大致趨于統一。屆時，基于互聯網模式的耗材協作管理將拓展到各醫院之間。在這樣一個大平臺中，某個區域內的多家醫院將擁有各自的權限，對共同使用的醫用耗材信息進行資源共享，這不僅能夠減輕單個醫院耗材管理部門的工作量，更對龐大數量的耗材宏觀掌控和管理有著巨大作用。

[1] 陳柱,湯志衛,王紹紅.高值醫用耗材的信息化管理[J].中國醫療設備,2010,25(4):10-12.

[2] 李小舟,吳婷婷,周明敏.醫用耗材證件的信息化管理[J].醫院管理論壇,2011,26(6):60-61.

[3] 劉新平,王秀華.醫療器械管理系統在醫療器械合法性控制中的應用[J].中國醫療設備,2009,24(11):64-65.

[4] 李雷,郭赤,晏妮,等.醫用耗材分類方法及信息化管理探討[J].醫療衛生裝備,2010,(12):94-95.

[5] 劉勝林,張強.醫用耗材信息管理系統的開發與研究[J].中國數字醫學,2008,(6):48-50.

[6] 徐海林.醫院醫用耗材管理信息系統的設計和研究[J].中國醫療器械雜志,2009,(2):140-143.

[7] 牛春波,劉吉祥.試論醫用消耗品信息管理系統的基本功能[J].中國醫學裝備,2009,(9):45-47.

[8] 端慧敏,帥萬鈞,薛麗波.醫用耗材信息化管理系統初探[J].人民軍醫,2009,(9):632.