信息技術與培訓管理——中國工商銀行培訓管理信息化建設的探索與實踐

中國工商銀行教育部

這里，再強調一下培訓后建立員工培訓檔案的問題。年初教育工作會議上，我講教育培訓工作是裝軟件的工作，不是生產硬件的，一臺計算機只有把軟件裝好了，它才能夠發揮最高的效用。教育培訓部門的重點工作任務就是裝軟件，軟件裝了多少，裝得好不好，要靠檔案來記錄，這是工商銀行非常重要的檔案，但以前我們沒有下很大的工夫做這項工作。今后必須要加強重視，把培訓檔案的建立作為教育培訓工作一個非常重要的環節，作為工商銀行人才隊伍建設過程和軌跡的歷史記錄。

——時任工行副行長牛錫明在2006年9月5日中國工商銀行慶祝教師節座談會上的講話摘要

近年來，中國工商銀行（以下簡稱“工行”）教育培訓工作圍繞改革、發展與創新，積極探索應用現代信息技術手段，陸續投產了網絡大學、考試系統、員工培訓信息管理系統、模擬銀行、數字化教學系統等，深刻改變了教育培訓的發展模式。其中，員工培訓信息管理系統的建成、投產和應用，提高了工行教育培訓管理的精細化、集約化水平，為進一步提高培訓工作的針對性和實效性提供了支持與保障。

工行培訓管理信息化建設的背景

工行教育培訓經過二十多年的發展，成功實現了由學歷教育向崗位培訓的轉變，并建立了適應性培訓與專業資格培訓相結合的員工培訓模式。特別在股改上市后，每年培訓規模已達到了200萬人次左右。隨著培訓覆蓋面逐步擴大，培訓對象細分程度逐步提高，亟須實現從粗放式發展到精細化發展的轉型。早在2006年，總行黨委審時度勢，提出了建立全員培訓檔案、完整記錄“工行人才隊伍建設過程和軌跡”的指示。總行教育部積極落實黨委指示，決定借助大型數據庫技術、網絡信息技術和交互集成技術，建立基于網絡的計算機信息系統，運用實時采集培訓信息、集中處理培訓數據、自動生成培訓檔案等手段，徹底解決依靠教育培訓工作人員手工登記臺賬、層層集中報表，無法實現隨時隨需查詢工行任一機構任一員工培訓檔案的落后狀況，并將工行教育培訓多年已形成的一套運行良好的教育培訓體系，積累的許多行之有效培訓管理的實踐經驗，固化到系統平臺中，提升教育培訓工作的管理效率，實現各級行培訓管理的標準化和規范化。

工行培訓管理信息化的建設過程

工行組織機構龐大，內部結構復雜，機構屬性多樣，員工人數眾多，開發、推廣能夠準確記錄每位員工培訓檔案的信息系統，不僅工作量大，而且難度高。市場上現有的很多由外部公司開發的培訓信息管理系統，無論系統功能的完整性還是與工行實際的契合度，都無法滿足工行的需求。根據工行教育培訓工作實際情況，統籌考慮各級行日常培訓管理的個性化需要，工行確定了培訓管理信息化建設的基本思路：即以建立員工培訓信息檔案庫為突破點，帶動培訓師資、培訓基地等培訓資源管理和培訓計劃管理、培訓效果評估等培訓過程管理的信息化，進而提高培訓管理的信息化水平。

經過多次研討和反復論證，工行自2009年初正式啟動了“員工培訓信息管理系統”建設項目，經過歷時19個月的需求研討，編寫與技術開發測試，該系統于2010年10月底正式投產上線。自投產至今，又連續組織實施了4次版本局部優化和1次全面升級，初步形成了具有完全自主知識產權的、符合工行培訓管理實際需求的系統平臺。

該系統是在工行全功能銀行系統（NOVA）下建立的，集培訓信息采集、分類匯總、查詢統計、實時監測、資源共享等功能于一體，覆蓋各級機構和各類人員的統一培訓信息管理平臺，具體包括培訓班管理、師資管理、證書管理、課程管理、費用管理、查詢統計、系統管理等10個功能模塊。該系統具有以下特點：

一是實用性。系統在功能模塊設計和信息字段設置方面，既考慮了培訓管理的要求，又兼顧了各類使用對象的需要，確保能夠從全方位、多角度提供培訓信息服務和支持。

二是便利性。系統遵循“以用戶為中心”的理念，通過簡化操作流程、優化系統性能、提高自動化程度，對員工參訓、考試、授課和獲證等信息流進行了有效整合，并強化了自動生成報表的功能，盡可能減少用戶手工操作的工作量。

三是靈活性。系統在堅持統一規范的前提下，為各類機構提供了參數設置方面的權限，以更好地適應差異化需求。同時，系統采用模塊化程序設計方法，便于后續升級調整。

工行培訓管理信息化的機制保障

系統平臺搭建之后，信息錄入的數量和質量就成為該系統能否真正發揮作用的關鍵。為此，工行立足實際、積極創新，建立了一系列的配套機制以確保系統信息的真實性、完整性、及時性和準確性。

一是構建了多層次的培訓信息采集機制。根據培訓信息生成規律，找準培訓信息采集源頭，縱向推動總行、一級分行、二級分行、一級支行和網點級機構等各級行啟動系統授權與轄內培訓信息采集工作，橫向引導教育培訓主管部門、培訓主辦部門和行屬院校按職能分別負責相應的信息錄入工作，并由培訓主辦部門作為最終控制方對培訓信息進行歸檔操作。同時通過各種途徑不斷強調，系統作為全行唯一有效培訓信息平臺的定位，輔之以工作考核、情況通報等多種手段，推動各分支機構加強信息錄入。

二是構建了全方位培訓信息質量控制機制。信息質量是培訓信息化管理的關鍵因素，對培訓信息質量的有效控制是實現培訓信息化管理的必要條件。為確保培訓信息質量水平的持續穩步改善，工行構建了由總行和一級（直屬）分行兩級構成的信息質量控制體系。具體包括：總行教育部負責全行信息質量抽查、不定期集中檢查，以及督促分行信息整改；總行直屬學院負責以月度為周期開展全行范圍的信息質量監測；各一級（直屬）分行負責轄內信息質量自查、監測及整改，該機制的運行有效地保障了培訓信息質量的持續改善。

三是構建了多渠道的培訓信息交互機制。系統作為工行教育培訓統一的信息管理平臺，必須確保信息的權威性和完整性。為此，系統開發了多渠道的數據交互功能，一方面，系統與人力資源管理系統中的數據保持每日同步更新，確保系統人員、機構信息的權威性；另一方面，系統直接從后臺提取網絡大學記錄的員工網絡培訓信息和考試系統記錄的員工考試獲證信息，確保員工培訓檔案的完整性。

四是構建了常態化的培訓信息分析機制。為充分發揮系統的功能和作用，工行建立了月度、季度、半年度和年度的定期培訓信息分析報告發布機制，從培訓方式、培訓層級、專業結構、時長結構、時間分布、不同崗位參訓率等多個角度對全行培訓信息進行綜合分析，并基于分析結果提出了進一步完善全行教育培訓工作的意見和建議，為提高培訓管理決策的水平提供支撐與服務。

工行培訓管理信息化的應用實踐

員工培訓信息管理系統的建成、投產和推廣，改變了教育培訓專業檔案手工記錄、分散保存以及培訓統計數據難以查詢、匯總等情況，實現了對各機構層級、各崗位類別和各專業條線員工培訓情況及數據的實時追蹤與自動統計。自投產至今，經過近三年的努力，系統應用范圍已覆蓋至全行所有一級支行和網點級機構，以及境內外40余萬名員工，建立了全行各級各類員工的培訓檔案庫，并帶動師資庫、基地庫等相關培訓信息的積累沉淀，這些信息已在教育培訓工作的多個領域得到了應用，為工行培訓管理信息化奠定了堅實的基礎。

首先，實現了對員工培訓檔案的動態管理，工行各級機構可根據權限通過該系統對員工在不同時間、不同階段的培訓、考試、獲證情況進行全程記錄，形成系統、完整、連續的員工個人培訓檔案，進一步強化了員工培訓與發展的內在聯系，為統籌人才培養、管理和使用工作提供了有力支撐。

第二，通過該系統，各級機構可隨時追蹤各機構層級、各崗位類別以及各專業線的員工培訓工作開展情況，掌握各類統計數據，并能夠對參訓對象進行一定的篩選、識別和分析，為推進教育培訓管理和決策提供了依據，提高了教育培訓工作的精細化管理水平。

第三，系統投產以來，很好地完成了上級主管及相關部門定期與臨時性數據報送，同時對工行社會責任報告披露等個性化培訓信息需求提供了數據支持，提高了培訓信息報送的及時性和準確性。

第四，系統投產以來，為包括培訓計劃管理、教育培訓工作考核、金融培訓學校分類評定、全行性重點培訓項目組織推動、日常培訓流程管理等在內的有關工作提供了數據支持，提高了培訓管理工作的規范化和科學化水平。

下一步，工行擬在繼續做好境內機構系統應用延伸的基礎上，將系統應用范圍向境外分支機構延伸，開發專門的英文版系統，選取工銀亞洲等境外機構作為試點，探索采集境外員工、特別是全球雇員在當地的培訓記錄，逐步形成集團統一規范的員工培訓管理信息化平臺，為工行全球化、綜合化戰略的實現提供更加強有力的支撐和保障。