檔案管理工作之我見

張福建

摘要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為社會(huì)和本單位提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。

關(guān)鍵詞：檔案管理 愛崗敬業(yè) 檔案意識(shí) 信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為社會(huì)和本單位提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好檔案管理工作的關(guān)鍵

每個(gè)單位的每一項(xiàng)工作，領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持是關(guān)鍵，只有得到領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，才能確保這項(xiàng)工作的順利開展。而檔案工作如何能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，檔案管理人員主要應(yīng)具備以下幾個(gè)方面：一是愛崗敬業(yè)，認(rèn)真做好本職工作。檔案人員要熱愛檔案工作，努力學(xué)習(xí)和鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高管理水平，要做檔案工作的行家里手，干一行愛一行、鉆一行，以出色的工作業(yè)績(jī)，給領(lǐng)導(dǎo)和同志們留下良好的印象。二是勤請(qǐng)示匯報(bào)，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作還不夠重視、還缺乏檔案意識(shí)，與其他業(yè)務(wù)工作相比，認(rèn)為檔案工作無關(guān)緊要，可有可無。由此看來，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示和匯報(bào)檔案工作，以引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持，是檔案管理人員應(yīng)努力做好的一項(xiàng)工作。三是樹立大局意識(shí)，主動(dòng)服務(wù)中心工作。檔案管理人員要樹立大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，緊緊圍繞中心工作，做好服務(wù)工作，只有及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室、部門提供檔案信息資源，檔案工作的知名度和影響力才能隨之得到提升。

二、提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷地發(fā)展，各類文檔數(shù)量不斷增多，也給檔案管理工作提出了新的要求。因此，為了應(yīng)對(duì)和解決檔案工作出現(xiàn)的新問題，要從以下幾個(gè)方面入手：一是配備責(zé)任心強(qiáng)、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，要求檔案人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段管理檔案。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識(shí)，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期檔案管理工作。二是掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用，為我們的各項(xiàng)工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案管理工作與辦公自動(dòng)化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開辦公自動(dòng)化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。三是檔案管理工作要運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣，對(duì)于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

三、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好檔案管理工作的條件

隨著計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用和發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)的需要。因此，加強(qiáng)檔案管理人員繼續(xù)教育顯得尤為重要，要盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才。

一是建立健全繼續(xù)教育管理制度和激勵(lì)機(jī)制。檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質(zhì)也需要不斷地提高，要通過檔案專業(yè)知識(shí)繼續(xù)教育，促使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。

二是要因材施教、多渠道地進(jìn)行人才培訓(xùn)。要從實(shí)際出發(fā)，按照不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使檔案管理人員缺啥補(bǔ)啥，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

三是加強(qiáng)對(duì)檔案人員的管理和教育。要通過各種形式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行《檔案法》、《保密法》以及國家有關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳教育，使之充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要意義。同時(shí)，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，特別是對(duì)于涉及到保密的檔案管理人員，要加強(qiáng)教育和管理，不斷增強(qiáng)保密意識(shí)和責(zé)任感，確保檔案管理安全可靠，無失（泄）密現(xiàn)象發(fā)生。