企業備件管理中的備件計劃系統模式探究

李華

在當今我國企業日益成熟和發展的重要時期，備件管理已成為企業管理中的重要環節，也是企業管理者所面臨的重大課題。傳統的備件管理模式存在有備件積壓嚴重、統計精確性不足、備件信息混淆不清等缺陷，嚴重影響了企業的生產效率，制約著企業的發展。因此，在企業備件管理中引入新一代的管理理論與系統，即ERP系統模式，能夠有效地解決傳統備件管理方式遇到的難題，克服弊端，提高效率，增強企業的核心競爭力。

一、ERP系統模式的含義及其在備件管理中的引入

ERP（EnterpriseResourcePlanning，企業資源計劃）是在西方市場經濟環境下通過多年實踐產生的科學管理概念、管理思想和管理方法的綜合１。它是科技和信息高速發展的當今時代，企業面向全球化發展的一種高層管理模式。

ERP系統是從MRP（MaterialRequirementPlanning）中衍生而來的新一代集成化資料管理系統，并將MRP的作用進一步擴大，其中心理念是供應鏈的管理２。EPR系統和以往的公司管理方式不一樣，是從供應鏈的角度去優化管理財產的。為當代企業提供運營模式，符合合理、恰當的分配資源與最大限度增進企業財富與福祉的要求，是企業在科技創新中實現超越的發動機。它對于優化公司的產業鏈、增強核心競爭力，發揮著不可替代的作用。

在企業備件管理中引入ERP系統模式，使得備件管理工作進一步實現現代化。ERP備件管理系統以資料管理為基礎，以計劃管理為先鋒，質量管理、采購管理、儲備管理相結合，能夠最大程度地共同分享信息資源，實現財務業務的一體化要求。

二、當前企業備件管理中ERP系統模式的優劣分析

（一）ERP系統模式的優勢及其帶來的企業效益

與以往的企業備件管理模式不同，ERP系統模式整合資源、優化配置，將企業的備件管理工作推進到一個新的層面上。它的優勢主要體現在以下四個方面：

第一，運行部門主要集中在設備管理部門，系統運行更加具有針對性、專業性和可操作性，能夠進一步提高備件管理部門的工作效率。第二，ERP系統模式靈活性強，能更有效地適應企業對備件管理工作的需要，而不必非要擁有和配備特殊的場地。第三，在EPR系統模式下，企業備件管理工作的流程更加清晰和科學，對于以往冗繁的工作環節進行了一定程度的簡化，合并、刪減了一些不必要的環節，使得整個配件管理流程更加流暢，這就實現了科學、有序的備件管理模式（見圖1）。第四，企業采用ERP系統模式，進行更加規范的系統化管理，各用戶在登錄后，系統即獲得用戶信息，這樣操作者就能夠通過這些系統和信息對不同的用戶進行系統操作，而各個不同用戶之間又能夠相對獨立、互不干涉，并各自承擔相應的責任３。此外，通過ERP系統查詢功能，企業經營者和管理者就能夠隨時了解備件采購及管理情況。

企業在采取ERP系統后，能夠有效地解決傳統備件管理模式中出現的問題，這些明顯的效果主要體現在幾個方面：

第一，有利于企業降低備件庫存，有效地解決備件積壓嚴重的問題。通過對國內大中型企業的調查研究表明，企業庫存量能夠平均降到原先的60%左右４。更重要的是備件庫存和企業資金的周轉率大大提高，更大程度上實現了資金的良性循環和企業生產的更好運營。

第二，有利于企業實現優化采購，優化企業資源和配置。企業采取ERP的系統模式，使得信息更加準確和及時，企業資源能夠進行更加合理的配置，實現了更大程度的資源共享。不僅大大縮短采購的時間，提高了管理工作的效率，而且還能夠壓縮采購費用，降低采購的成本。

第三，有利于提高備件計劃和統計工作的精確性，保障企業設備的正常運行。在傳統的備件管理模式中，備件計劃和統計工作的精準度不高，無法準確地估算出企業備件的現實狀況，而且不利于企業進行更加科學、有效的管理。在備件管理工作中，采用ERP系統模式，可以使備件計劃和統計的準確性大大提高，這樣能夠更加便利地開展設備檢修及維護工作。

第四，有利于提高企業的管理水平和企業管理者的工作效率。通過ERP系統管理模式的選擇，企業管理者能夠全局性地及時掌握相關信息，第一時間做出決策，大大提高了工作效率，也為企業贏得了更多的發展機會。

（二）ERP系統模式存在的問題

采用ERP系統模式進行企業備件管理，在很大程度上解決了傳統管理模式所帶來的困難，使企業備件管理工作能夠更加順利的開展。然而，事物總是在不斷發展中逐漸取得完善，就我國目前的ERP系統模式在企業備件管理中的應用而言，仍然處于發展初期，因此不可避免地還面臨著一些問題。

首先，如果企業從傳統型備件管理模式過渡到ERP系統模式，沒有及時調整管理策略，在過渡時期發生脫節現象，使得管理不到位，沒有及時跟上新興技術的更新步伐，那么就會出現許多負面效應，這樣一來，該系統模式不僅無法提高企業效益，還會阻礙企業的發展，造成企業效益的下滑。

其次，一些專用、高端的企業備件或進口備件往往十分昂貴，少則幾十萬，多則上百萬，因此這些備件采購周期一定也會比較漫長。對于這些備件，專業性較強，但同時對于企業運營又十分重要，不可或缺。那么，如何能夠有效地保障這些備件的供應時效，同時又盡可能少地占用公司流動資金，也是企業在新的管理系統模式下亟待解決的一個問題。

再次，在ERP系統模式引入初級階段，往往存在備件錯報、漏報等現象，一方面嚴重地影響了企業管理的日常工作，對企業設備不能及時有效地進行維護、檢修，另一方面，錯報、漏報情況的屢屢發生，會造成庫存積壓嚴重、備件信息混淆等傳統管理模式下的舊弊病。

最后，企業設備檢修過程中，時常會出現“以新代舊”、“以換代修”的現象。在企業更換系統管理模式的情況下，對于舊有設備不能及時更新，使其緊緊跟上新型管理理念的變化，就會造成軟件管理與硬件管理的脫節，新型的管理模式無法落實到生產經營中，無法高效地發揮其應有作用，這就大大地影響了企業的生產效率，對企業的長遠發展帶來了更大的隱患。

三、完善ERP系統模式在企業備件管理中的應用

（一）結合ABC分類法實現備件集中管理

通過ABC分類法，將備件以現有庫存資金占用量為標準分成三類５。對于那些高消耗、高價格的備件被分到A類，并對它們進行重點考查，定期進行物料檢查和檢驗，發現有短缺就立即進貨，使其能夠始終保持在一個相對安全、穩定的數量上；B類備件就只用進行普通的檢查和檢驗，也是定期盤點，但周期比A類備件要長些；C類備件在購買時則需按照經濟指標，批量采購，該類備件由于庫存數量最少，因此大宗進貨對總庫存值的影響也不大，能夠有效地控制庫存總量６。

（二）供應商管理庫存和實體聯合儲備

對于那些專用、高端的和價值較高的企業備件或進口備件而言，想要有效地保障其供應時效又盡量少地占用公司流動資金，就要積極推行供應商管理庫存和實體聯合儲備方法。供應商管理庫存和實體聯合儲備，可以更大限度地壓縮庫存，同時又不至于讓該類備件在企業需要時短缺，跟不上生產，也不會受到其采購周期長這一特點的影響。

（三）加強備件計劃的ERP程序管理，推行5W工作方法

5W，即Who（誰用的）、When（何時用的）、Where（用在何處）、Why（為什么用）、What（干什么用）。采取5W的工作方法，就是更科學地進行企業備件的EPR運行程序管理，可以有效地提高備件計劃和統計的準確性，降低錯報、漏報的發生率，盡量減少庫存積壓、備件信息混淆的現象。同時，對價值較大的備件、重要設備檢修項目中的備件實行會審制度，并鼓勵員工積極對設備及備件進行經常性、有效性的維護，對相關人員給予一定的獎勵，提高員工工作的積極性。

（四）科學處理積壓庫存，積極開展備件修舊利廢工作

對于可不避免存在積壓的備件庫存，可以采取代用、降級使用等措施，盡量在企業內部消化；因企業設備系統升級產生的積壓，內部無法消化的，則通過設備管理部門對外進行銷售，通過售出這批備件回收流動資金，以緩解庫存壓力；對沒有使用價值的備件，要果斷地進行報廢處理，避免這類備件占用企業場地，耗費企業財力和人力。對于積壓庫存備件的管理，要嚴格落實、加大考核力度。嚴禁“以換代修”，把修舊利廢金額的適度比例獎勵給相關人員，更好地調動企業員工的主動性和積極性。

四、結語

在市場經濟高速發展的今天，備件管理工作在現代企業發展中發揮著越來越重要的作用。采用ERP系統模式對企業備件進行管理，就是運用科學的備件管理理念，根據企業實際情況制定相應的管理制度，并在實踐中逐步探索出一條適合企業自身發展的生產運營模式，最終實現降低企業運行成本，提高資源利用效率，優化資源配置，從而提高企業的整體經濟效益和企業的市場競爭力的目標。

注釋：

①王峻青：《ERP系統下的備品備件管理解決方案》，載《工業控制計算機》2004年第17卷第4期。

②王汝勝：《ERP系統管理在國有大型企業的實施與應用》，載《中國制造業信息化》2012年第7期。

③郭七星，秦小嶼，張波：《基于ERP系統備品備件管理的探討》，載《煤礦機械》2012年第7期。

④賈發奮，殷莉：《ERP在備件管理中的應用》，載《信息化研究》2011年第12期。

⑤胡從旭：《ABC分類法在庫存管理中的實施和改進》，載《物流工程與管理》2010年第9期。

⑥李葆文：《設備備件庫存結構及備件管理構想》，載《設備管理與維修》2011年第9期。

⑦黎智強：《淺論企業設備的備品備件管理策略》，載《裝備制造技術》2009年第6期。