高校財務管理工作體系的構建——基于平衡計分卡視角的探討

陳文川 黃凱穎

高校財務管理工作是高校財務管理的重要組成部分，與學校教學、科研等工作有著非常緊密的聯系，要想實現高質量的高校管理，就必須以高質量的財務管理工作作保證。隨著全國高校教育體制改革的進一步深入，高校呈現經費來源多元化、經濟活動多樣化、經濟關系復雜化的趨勢，高校財務管理的重要地位更加凸顯。本文擬將平衡計分卡（Balance Scorecard，以下簡稱BSC）這一戰略管理系統工具引入高校的財務管理工作實踐，改革目前高校財務管理工作中以“管理”為中心的模式，提出以“服務”為核心的BSC財務管理模式，從而達到服務于學校全面、協調、可持續發展需要、服務于學校提高辦學質量和科研水平需要、服務于構建節約型校園、和諧校園需要的目標。

一、以BSC完善高校財務管理工作的理論構型

（一）BSC簡介

BSC由美國學者卡羅伯特·普蘭（Robert Kaplan）和戴維·諾頓（David Norton）于 1992年所提出，被譽為20世紀最有影響力的75個管理工具之一。BSC提供了結果指標（財務、客戶）和驅動指標（內部流程、學習與成長）共四個不同層面去考核、引導企業。與單純的財務指標相比，更有利于企業領導全面、真實地掌握企業經營活動狀況，引導企業實現戰略目標。BSC將一個組織的使命和戰略轉變為四個不同方面的經營目標，將戰略目標放在核心位置，從財務、客戶、內部流程和學習與成長四個相互關聯的維度分解戰略目標，將戰略變成具體的行動，并通過改進和完善，保證目標的實現。BSC不僅適用于商業企業，也適用于非營利部門，包括高校。卡普蘭認為：該理論用在改善政府及非營利性機構的管理上效果會更好。企業逐利的本性，使得其更為重視財務指標，于是不可避免地存在“短視”問題；而在以社會長遠利益為目標的非營利組織，BSC成功的可能性會更大。

（二）高校BSC地圖

對作為非營利性組織的高校而言，其使命是人才培養、科學研究、社會服務等方面。因此，高校財務管理工作在應用BSC時，需要對其內容構成進行相應的調整和改進。大學最根本的任務就是教學和科研，其他工作必須要圍繞這兩個中心來開展。故在高校BSC地圖中，“客戶服務”置于最高層。在運用BSC地圖中思想方法中，高校財務管理工作應以高校的使命作為基礎，依托客戶服務、財務資源使用、內部營運流程、學習與成長這四個方面的積極互動，實現高校的使命與戰略目標，見圖1。

二、以BSC完善高校財務管理工作的具體應用

從圖1可知，BSC是一個開放式的結構，可以依據實際情況因地制宜地提出分類標準和選取評價指標。因此，我們以高校使命和戰略目標為基礎，分別從客戶層面、財務層面、內部營運流程層面、學習與成長層面四方面構建高校財務管理工作體系的基本框架（見圖2）。

（一）學習與成長層面

學習與成長層面是其他三個方面目標得以實現的能力源泉。學習與成長層面有四個主要目標：人力資源；競爭能力；信息系統；文化建設。

（1）高度重視人力資源。高校與高校之間的競爭說到底就是人才之間的競爭。因此人力資源在高校財務管理工作能否順利完成處于非常重要地位。人力資源的衡量指標有學歷專業結構、工作經驗積累、員工晉升機會等等。隨著現代財務會計和計算機技能的發展，高校不僅需要有高學歷、高職稱的人才，還需要具有計算機技能較高、生活常識較豐富、人際交往能力較強的員工。同時，在人力資源建設的過程中，要向核心員工提供晉升機會以及廣闊的發展空間。

（2）不斷提高競爭能力。提高員工競爭能力要進行教育培訓，鼓勵員工合理化建議。高校的發展與職工的能力素質提高息息相關，從長遠的角度看，員工惟有不斷學習才能推動高校的持續發展。首先，高校財務部門要充分利用學校的資源優勢，鼓勵員工攻讀在職研究生，并經常進行財務人員教育培訓，向其傳授財務會計、計算機、法律等專業知識，提高其綜合素質和創新能力。其次，高校財務部門要鼓勵員工發揮主人公精神積極參與部門管理建設，接納其合理化建議。最后，高校財務部門要加強和其他院校的溝通交流，吸取其先進管理理念和科學管理方法。通過以上三方面舉措，打造學習型團隊，培養職業化負責人。

（3）大力推進信息系統建設。高校信息系統建設主要依靠計算機網絡信息技術和財務管理信息系統，來構建財務信息化服務平臺。可以以校園網為載體，建立財務內部系統，用以發布財務信息及服務指南，加強教工師生的信息溝通；建立薪酬個稅系統，供教職個人工資查詢；還可以開通網上預約報銷，免除教工師生排隊的時間；開發網上報銷系統，教職工報銷的原始憑證可以直接遞給財務人員，財務人員將在規定的工作日內審核其單據合法性、合規性進，并在核對無問題后，直接劃入其賬戶中。

（4）持續進行文化建設。高校核心價值觀要最終成為學校教職工的價值觀，教職工必須將價值觀視為自身價值觀的本質體現，每個員工都自覺負責地在所有行為和關系中履行最高的誠信和道德，才是高校實現合規的保證。因此，高校財務部門必須十分重視對文化建設，其主要做法和經驗體現在如下幾個方面：第一，文化建設的關鍵是領導力。領導重視，管理層負責，員工積極參與。作為部門的管理者，積極營造一種健康、向上的文化氛圍。第二，文化建設的核心是認同。可以通過教育培訓、知識競賽、新年晚會等活動，在開展各項活動的當中加深員工對單位文化的認同。第三，文化建設成功的標志是內化為自覺行動。單位價值觀念的培育是一個由服從，經過認同，最后達到內化的過程。

（二）內部營運流程層面

高校財務部門是通過服務師生和教職工等活動來創造價值的組織。而這些活動是通過一系列的業務流程來提供的。在高校中，流程可以解釋為高校在使用財務資源實現其使命和戰略過程中所發生的一系列活動，目的是提供高質量的、高效的、責任明確的教育管理和服務以滿足客戶需要。根據BSC基本理論，針對高校客戶的期望和要求，高校流程包含四個主要業務流程：

（1）制度建設流程。制度建設流程指在制定財務制度過程中，高校對客戶目前的需要和潛在的需要進行調研，然后開發出滿足這些需求的服務。譬如，成立了專門的制度建設小組進行調研，確定客戶的需要，整理和制定嚴格的內部管理流程，如制度匯編、服務指南、員工手冊等，并向學校相關人員派發，以滿足日常工作查閱學習所需，同時起到很好的宣傳作用，使各級人員充分識并重視財務制度，做到有章可循，有制度可依。

（2）內部業務流程。內部業務流程就是對日常工作流程進行了全面的審查和規范，讓模糊的清晰化、漏缺的補充完整、程序繁瑣的合理簡化。在制定或修訂規范過程中，基本要求是對崗位職責和工作流程盡可能明確和細化。梳理單位的內部工作流程，是規范化管理的需要，也可以為信息系統建設提供基礎資料，同時新員工入職或員工輪崗通過學習該流程，就可以更好更快地適應新的工作崗位。

（3）創新管理流程。創新管理流程指在崗位設置上將工作崗位按職能劃分為管理崗和服務崗，局部調整了處內各科室的職能，這樣能加強財務管理和提高服務質量，同時有利于內部管理和內部控制。

（4）服務跟進流程。服務跟進流程是指客戶在獲得財務服務后，高財務部門繼續提高善后服務的過程。可以通過設置師生滿意度調查、到學校各二級單位進行交流和座談等，聽取師生教工意見，為下次流程的修訂和完善做好準備。

（三）客戶層面

高校的客戶主要是老師、學生、管理人員，它在高校財務管理工作里處于核心地位。建立以“服務”為核心的BSC財務管理模式，要理順好客戶管理與服務之間的關系。管理是手段，服務是目的，管理的最終目標就是為高校提供更好的服務，甚至可以說好的管理就是服務。兩者相輔相成，對立統一。從客戶層面來說，高校財務管理工作主要要做好四方面：優質服務，規范管理，提高質量，節省時間。

（1）優質服務。要求堅持以人為本的服務理念，不斷增強服務意識，提高服務水平。具體做法有：第一，積極挖掘內部潛力，擴大辦公場所、設置報賬咨詢崗，增加服務窗口，提高服務質量。第二，主動向外宣傳，通過制作宣傳欄、財務服務指南、財務制度宣傳頁，向師生宣傳法規和辦事流程。第三，設立網上留言信箱，搭建與廣大師生的交流和互動平臺，及時解決師生反映的問題。

（2）規范管理。要求財務部門對各種經濟合同有清晰的指引和規定，明確各類科研經費的開支范圍及標準，減少學校和師生職工的經濟和法律風險。同時要求財務部門管好、用好學校資金和資產，為學校的良性發展提供資金支持，為合理配置有限的資源提出意見建議。

（3）提高質量。要求財務人員熟悉報賬業務和財務知識，在賬務處理當中，業務能力要嫻熟，報銷規則要統一，被咨詢回答口徑要一致，從而盡可能地提高師生員工的滿意度，協建校園的和諧氛圍。

（4）節省時間。要求財務部門利用各種途徑減少師生職工花費在財務方面的時間，積極探索和創新服務手段，例如推行網上報賬系統、網上預約報賬和網銀服務，精簡報賬流程，減少師生排隊時間。

（四）財務層面

盡管高校是非營利組織，但辦學經費是高校生存和發展的基礎，因此對經費進行合理高效的管理是不可或缺的。要做好這一方面的工作，應從預算管理，會計審核，內部控制，信息公開四個層面進行努力：

（1）完善預算管理過程。預算管理是高校財務管理的一個重要組成部分，貫穿于高校財務管理的全過程，是高校各種財務活動的前提和依據以及學校規模和發展方向的綜合反映，其在財務管理的中心地位已得到認可。高校預算管理有三個步驟：預算的編制、預算的執行、預算的分析，要做到“事前預測、事中控制、事后分析”。具體操作如出臺相關財務制度，明確校內各職能部門、項目負責人的管理責任以及獎懲措施；組織預算執行等專題會議，督促預算進度執行；完善部門溝通協調工作機制，及時協同解決存在問題等。

（2）規范會計審核程序。會計審核要完整規范，真實完整。會計審核是集會計核算、會計監督、服務于一體的經濟活動，是適應高校財務內部管理而產生，主要針對高校財務部門經濟事項的真實性、合法性、有效性及準確性進行審查，包括對原始憑證審核、記賬憑證審核、會計賬簿審核及會計報表審核。

（3）健全內部控制制度。首先建立健全內部控制制度，做到大額資金使用集體決策、常規資金支付授權審批。建立重點資金安全使用管理制度，明確相關人員責任，保證資金安全完整。其次是強化貸款風險意識，嚴格控制貸款規模，設置貸款警戒線，合理控制財務風險。最后是建立健全經濟合同管理制度，明確合同的簽訂權限和程序。

（4）有序推進信息公開。通過信息公開，增強財務透明度，保障師生對學校財務工作的知情權、參與權和建議權，主動接受全校教職工的監督；同時要認真落實學校黨風廉政建設制，嚴格執行領導干部廉潔自律的規定，建立健全反腐倡廉的長效機制。

三、高校財務管理工作BSC體系內的互動關系

體系內各要素之間存在積極的互動關系，是BSC管理工具的優勢所在，其在高校財務管理體系的體現詳見圖3。作為體系內的核心框架，財務資源使用、客戶服務、內部營運、學習與成長四個維度之間的良性互動關系能夠為高校使命與戰略目標的順利實現起積極推進作用：

（1）在以“服務”為核心的BSC財務管理模式里，為師生、管理人員提供優質服務在高校財務管理工作里處于核心地位，統馭著其他三個層面，并不斷對其提出新的要求和標準，促使其與時俱進永遠向前。

（2）財務資源的合理和高效使用是高校各部門順利運轉的保證。無論是內部營運流程的改造完善抑或財務人員的培訓教育，都需要來自財務資源的有力保證。

（3）科學的內部營運流程通過制度建設、內部流程、創新管理、服務跟進四個方面為客戶提供優質服務，同時也是財務人員學習和成長的組織和制度基礎。

（4）財務人員的學習和成長能夠有效提高其專業素養和工作能力，從而促進內部營運流程的完善，又在客戶層面為師生行政人員提供高質量、高效率的財務服務，進而推動財務資源的充分使用。

教育部將2012年定為“財務管理年”，將規范高校財務管理，提高資金使用效益、效率作為工作重點之一，可見建立一套適合高校事業發展的財務管理工作體系迫在眉睫。文章正是因應此實際需求，以BSC為理論框架構建了“服務”為核心的高校財務管理工作的初步體系，希望藉此推進高校財務管理工作的實務化、合理化、制度化，從而提高學校管理效率，強化員工責任意識，發揮組織協同效應，共同促成高校使命與戰略目標的實現。

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