基于檔案屬性的檔案信息資源共享分析

陳紅穎

摘要：在信息環境下，檔案資源通過互聯網跨越區域障礙，能為相關人員提供多途徑， 檢索術語選擇面寬，組配方便靈活，查全查準率高。本文首先論述了檔案信息資源共享的必要性，探討了當前檔案信息資源共享存在的問題，構建了基于檔案屬性的檔案信息資源共享模式-陣地服務模式，然后提出了相關對策。

關鍵詞：檔案屬性；檔案信息資源；資源共享；陣地服務模式

基于檔案屬性的檔案信息資源共享的目的是為了加強管理檔案信息業務的信息交流、溝通，增強檔案信息處理能力和效率，提高檔案信息數據和信息的利用率、時效性和準確性[1]。對有效開發檔案信息資源信息、提高辦事效率、完善業務流程產生積極的影響，進而對推動全所信息資源的自動化管理都具有十分重要的意義[2]。本文為此探討與構建了基于檔案屬性的檔案信息資源共享模式。

1 檔案信息資源共享的必要性分析

1.1 提高檔案的規范化管理

檔案信息資源管理系統與辦公自動化聯網，能解決由于人的因素而造成的檔案分類標準前后不一致的問題，并且可以幫助立卷人員準確分類，同時對不合格案卷可以隨時在數據庫內進行調整，避免了退卷返工造成的人力及物力的浪費，使案卷的整理質量得到保證[3]。

1.2 提高檔案利用率

檔案管理工作通常包括檔案的收集、整理、鑒定、統計、編制檢索工具、著錄、標引、檢索和提供利用等固定的工作環節。實現辦公自動化，檔案部門作為確定事務處理的辦公部門，可以利用電子計算機、各種通信等現代化的辦公設備來管理檔案，迅速、準確地完成檔案的管理工作，實現管理現代化、自動化[4]。

2 當前檔案信息資源共享存在的問題

2.1 資金制約

檔案信息共享是一項高投入的事業，不僅是信息化項目的啟動、信息數據庫的建設，還是在因特網的運作都需要大量資金投入的，而檔案部門用于信息化的資金還十分有限，經費不僅需要前期在硬件系統方面的投入，也需要后期日常維持及其正常運行的費用[5-6]。

2.2 共享程度低

檔案信息服務最重要的是信息，信息質量與數量是網上共享服務成功的關鍵所在。而縱觀檔案信息資源開發，受資金、電子文件現行階段及檔案信息開放程度的影響而信息資源開發程度滯后且共享程度較低。從目前運行的網上檔案館來看，大多是將目錄信息數據庫送上網絡，信息量十分有限而且信息質量不高。

2.3 技術薄弱

檔案信息資源共享的實現與發展受制于檔案人員運用信息技術的程度，還因受信息網絡方面的法律、法規還不健全，信息基礎設施尚不完善，網絡和信息安全存在較大的隱患，而短時間內還無法達到信息完全共享。

3 基于檔案屬性的檔案信息資源共享模式的構建-陣地服務模式

3.1 構建目標

本研究的目標以“綜合化、網絡化、信息化"的為宗旨，構建檔案信息資源管理系統框架陣地服務模式構建目的是檔案管理部門以陣地為依托，為檔案管理部門用戶提供借閱檔案活動和開展的參考咨詢服務，其中提供借閱檔案行為是以陣地為依托，按照檔案管理部門用戶的要求，為檔案管理部門用戶查找或指引所需的檔案資料。在信息環境下，開展參考咨詢服務活動主要是利用現代化通訊技術與信息技術提供檔案服務，也可視為一種陣地服務方式[7]。

3.2 構建措施

3.2.1 建立與各信息系統互聯的綜合檔案信息系統

在現有的檔案管理系統上完善其功能，建立與其他各部門之間互聯的檔案信息網絡，逐步實現檔案管理系統與其它應用系統的集成應用和數據交換，與各信息系統電子文件的一體化控制、管理，實現文件、檔案全過程的動態管理。通過檔案信息與產品設計、生產、管理等各種知識、信息的網絡連接，使檔案信息管理參與到電子文件的全程管理，做到信息的動態交流、溝通，成為企業各種信息的集成。同時，檔案室與各專業部門建立合作、溝通的網絡渠道，也可以使專業技術人員參與到檔案信息的管理、利用中，增強檔案信息開發利用的技術含量。既保證檔案信息收集全面、及時，又使檔案信息的提供利用有針對性、時效性，便于檔案信息的網絡管理、提供利用[8]。

3.2.2 建立健全產品檔案信息數據庫

依托PDS而建立的檔案信息資源管理系統，應不斷豐富健全完整、準確、系統和可擴展的檔案信息資源數據庫。從用戶需求出發，以優質服務為宗旨，建立各種級別的檔案資源數據庫：建立全面的各類產品檔案信息的目錄級數據庫：通過與各信息系統的數據轉換逐步建立產品數據齊全、規范的全文檔案信息數據庫；根據科研生產設計發展的需要，建立多媒體數據庫，提供照片、聲像等多種形式的豐富的檔案信息服務；重點是產品專題數據庫的建設，結合用戶對信息的要求，利用網絡平臺進行信息的采集、鑒別、研究和編纂等。

3.2.3 建立智能化個性化檢索系統

為了便于用戶從眾多的網絡信息資源中搜索到所需要的信息，要根據用戶的需求對數據庫或網絡信息建立導航系統和交流平臺，包括智能地幫助用戶表達信息需求，實現網上信息與用戶需求的智能化匹配，開展個性化的主動推送服務。提供可以支持異構數據庫跨庫檢索的搜索引擎，實現超大規模的數據資源共享。檢索方式將從過去單一檢索點的線性檢索發展到可進行多元、多檢索點的組配檢索，從文本式檢索發展到超文本檢索；提供的信息不僅包括目錄、索引、全文等文字信息，還包括聲音、圖像等多媒體信息。

總之，檔案工作的使命性、社會性決定了知識經濟時代的檔案信息資源共享必須提供更全面、更快捷、更準確的信息服務于社會。為此檔案管理部門必須調整優化資源結構，不斷豐富館藏資源，提高檔案資源保障率，加強共享，為促進社會進步提供強大的信息保障。

參考文獻

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