招商會的前期籌備

一年中大大小小的招商會無數場，但利用招商會成功招到商簽到單的卻屈指可數。成功的招商會策劃是集公關、宣傳、造勢為一體的綜合學科，細節決定成敗，招商會前期打電話邀約客戶時一句不經意的話就可能造成參會人數減少一半，所以成功的招商會策劃是每個環節緊密相扣的。為此招商會策劃的前期籌備就顯得尤其重要，好的開始是成功的關鍵。

（一）運籌期

招商廣告的發布；會場的選定及布置；會前費用預算（需要各個部門配合完成）；接聽電話的技巧；資料的傳真與郵寄來賓確認及接站確認。

一、招商廣告的發布

時間：發布時間不能與會議時間相距太久。要做到投資者在看到廣告后我有充分的時間把資料寄去并電話進行解釋、邀約和其有充分的準備時間參與招商會議。如區域招商會可適當將發布時間提前到10天之內。

內容：突出優勢和重點。有限的空間說清楚有限的訴求，何年何月何地參與什么樣的一個項目，來參與有何好處就足夠了。

形式：一般以平面/半通欄/黑白稿形式發布。可選擇通欄或彩稿形式發布。

媒體選擇：以投資者偏好媒體為主。如區域招商會應選擇當地發行量較大的媒體，如區域內的主流電視廣告，報紙雜志廣告等。現在隨著網絡的流行，選擇在網絡上推廣發布也是個不錯的選擇。

注意事項：內容一定要反復核對，版面設計要獨具一格有沖擊力。咨詢電話必不可少。

二、會場的選定及布置的規范

交通便利：便利的交通能讓參會者容易找到，給舉辦方減少麻煩，同時一般認為交通便利的地方也是比較人氣旺的地點，對后期招商會的成功舉辦有著相當重要的意義。

當地比較知名：會場不一定要有特別高的檔次。因為投資者越來越明白羊毛出在羊身上的道理，過度的檔次會使他發生疑惑：這樣鋪張的公司能真正的兌現他服務許諾嗎？但也不能太過于低檔讓參會者懷疑舉辦方的實力。中等偏高即好。

三位一體的場所比較好，集開會、住宿、就餐于一體。根據不同的會議規模選擇不同的會議地點。會場要求整體環境舒適，溫度適宜，不壓抑，無噪音，光線充分，能滿足預期人員的坐席，音響效果良好，具有數碼投影儀與幕布、白板、立式講臺、飲水機、產品展示柜等。場地的選擇在色彩方面應該選擇比較高端的，到時設計包裝時才能完美交融，也能體現會議的高度。

會場的安排：為了增加會場內的氣氛，會場外圍沿街可以用彩旗寫上此次會議的主題與口號沿街插上，會場外圍可以掛上條幅和升空氣球。入會場前可以寫上一條歡迎橫幅，進入會場大廳要有簽到主題背景板簽到處，區域招商會或小型會議為了減少人員分流可將登記處布置在會務組，將本次會議的主題導引牌、會務組導引牌、會場導引牌、會場至衛生間的導引牌、飲水區導引牌、吸煙區導引牌等放置在醒目的地方。

三、電話邀約前期培訓

電話邀約客戶是個講究技巧的活，不能打無準備的仗。前期對接聽人員做專業培訓，如何開場，如何介紹此次招商會，如何拉高招商會的高度，吊客戶的胃味，客戶問題解答等等。

有幾部電話打過來，招商電話接聽第一責任人是商務拓展部或者相同于整個職能的部門。內線再轉到分管市場副總和常務副總處。每一個接聽招商電話的人必須正式填寫招商電話接聽表，詳細填寫各個項目，由商務拓展部每天匯總一次。區域招商會也必須安排專人負責接聽招商電話。如果幾個內線沒有人接聽，行政助理要詢問對方：“現在不在能否留下你的聯系方式，等他回來后我轉達給他讓他直接打電話給您”等等，千萬不可說他不在或者沒有人接聽就掛斷。首先是聆聽，一旦答應經銷商或者咨詢者的事情。即使是沒有結果，也要通知一聲。比如說：下午查完后馬上給你回話，后來下午一忙就忘了。過了兩天再想起來打電話過去，對方說不想做了。一個小小的失誤就有可能造成很大的損失，因為對方會想你連這點的許諾都做不到，何況復雜的營銷服務許諾呢。一定要留有余地。

接聽電話時要詳細記錄客戶的信息，如有無時間參與招商會，是否需要寄資料，聯系電話（如有的客戶不愿留電話可說電話是快件公司為了確認詳細地址用，否則快件公司不受理），一定要不卑不亢。

逾越自己范圍的事件不要輕易作出許諾，以便讓上級有回旋余地，但是自己職權范圍以內的事情要大膽拍板，防止給對方以嗦的印象。

接聽招商電話時，聽清楚對方要問什么、關心什么再對癥解答，不要搶話，語言要言簡意賅，突出重點和優勢。公司的產品遴選，區縣級招商的區域壟斷維護，比較豐厚的價差，文化營銷和體驗營銷，駐店營養師的咨詢，這幾個方面一定要了解清楚和解釋清楚。

如果遇到語言比較激烈或者偏激的詢問者。首先不要頂撞，最多說你考慮考慮，電話里只能談個框架，或者用傳真、電子郵件的方式進行交流等等。一定要按時答復。

公司的談判機密不能泄漏，比如說別的經銷商成交的金額。

四、資料的傳真與郵寄發放

種類：邀請函、招商書、招商政策、產品彩頁。

方式：特快專遞、快件、掛號、傳真、電郵。

邀請函的內容與設計可先與總部溝通；不能出現錯頁、漏頁、翻頁等現象；資料的復印裝訂要注意，嚴禁出現張冠李戴；信封的填寫與內容一致。請柬一定要親自或找筆鋒流暢的人書寫；每套資料都應附有商務拓展部的名片。

五、來賓確認及接站確認

為了方便來賓確認。要先行電郵確認、信函確認、電話口頭確認。需接站的來賓應提供移動通訊方式，以備急用。

無論是推薦還是通過其他信息來的客戶，省代理、市代理、區縣級還是兼職拓展者，只有明確后才利于我方進行有效地拓展與分組工作。尤其是信息來源一項一定要詢問清楚，防止出現糾紛。

來賓動身前再進行一次電話溝通。并再次強調會場地址及乘車路線。

接站人員憑接站名單確認接站人員并統一制作接站牌。牌上寫有明顯的識別文字如：某某某公司招商會接站處。有些航班或車次經常出現晚點，所以最好安排站內接站人員長時間等候；詳細明確接站組工作職責。

（二）準備期

資料的準備；人員分組與協調；課程的審定與演練；會前動員會及各小組工作流程演練；工作人員提前進駐會場。

（三）運作期

會務組的工作流程；登記組的工作流程；接站組的工作流程（需要配合完成）；會場組的工作流程；后勤組的工作流程（需要配合完成）；業務組的工作流程；溝通組的工作流程；主持人的工作流程；授課人的工作流程；公司留守人員的注意事項；用餐時注意事項；員工如何合理休息；突發事件及客戶投訴的處置。

（四）促進期

招商會結束來賓的撤離與返程安排；會務組撤離酒店注意事項（需要配合完成）；后勤組與酒店結算和注意事項（需要配合完成）；業務組后期追款注意事項（需要配合完成）；會后總結。