淺談公路工程科技檔案管理的特點

葉楊

（貴州省交通規劃勘察設計研究院股份有限公司，貴州 貴陽 550001）

1 公路工程科技檔案資料的內容

1.1 綜合性文件資料

主要包括上級批準文件；計劃任務書;工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料;項目的方案及初步設計文件資料;規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書;工程竣工驗收及質量鑒定文件資料;工程竣工結算及其審計報告等文件資料;工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

1.2 公路工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料

主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料抽檢記錄及各項試驗資料;隱蔽工程驗收記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

2 公路工程科技檔案的特點分析

2.1 單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。

2.2 真實性。工程科技檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照,是公路工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。

2.3 實用性。工程科技檔案是該工程最原始的記錄,通過檔案,可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

3 公路工程科技檔案管理需要解決的問題

3.1 檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路工程檔案存在的主要問題。

3.2 缺乏統一的管理模式。從科技檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程科技檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.3 缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。

4 嚴格公路科技檔案管理制度

4.1 思想上要重視工程科技檔案管理工作

工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，施工單位對公路工程科技檔案在思想上重視程度不夠。

4.2 建立健全科技檔案管理制度

是做好公路工程科技檔案管理的基礎。為了加強對公路工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期 (從工程立項開始)就應按照國家檔案管理的有關規定，結合公路戒備實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標代理機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。

4.3 嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關

使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要同工程項目管理人員，按照公路工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求。

5 加強公路科技檔案收集力度

工程施工文件一般都是按階段形成的。科技管理人員應圍繞各個施工階段的工作特點開展收集工作。

5.1 按施工階段分期分批收集歸檔，對一些中小型工程，可在工程結束后一次收集歸檔;大型工程可按施工階段分期分批進行收集歸檔。公路工程的施工一般要經過前期準備，設計施工和竣工驗收等幾個階段。最關鍵的是科技檔案部門要了解施工項目，完成時間，計劃安排，工作進度以及科技文件材料的形成、積累情況等，以便有計劃、有步驟地開展收集工作。

5.2 跟蹤進行收集。為保證科技檔案收集的完整性，檔案管理人員要與各業務科室緊密配合，掌握各業務科室的任務。在一項科技項目結束或告一段落時，要及時催促該項目負責人和負責移交的科技人員進行交接工作。移交部門要根據規定，造冊逐項登記，并由項目負責人檢查是否遺漏，防止有些資料和數據留在個人手中，占為己有或認為無保留價值而隨意棄之。

6 加強業務指導，強化公路科技檔案的利用方式

6.1 業務指導要到位。首先可以從提高基層信息員的認識入手，站在時代的高度，增強信息員的歷史責任感，培養信息員對歷史責任的工作作風。其次，通過業務培訓、專題講座、傳、幫、帶等形式提高信息員的業務素質。以解決信息員能力偏低的問題。此外，還可以通過典型示范，檢查評比等方法，激發科技檔案信息員不斷提高業務素質和工作能力的主動性和積極性。

6.2 提供閱覽，便于科技檔案的周轉。科技檔案部門在指定的場所接待用戶閱覽檔案，閱后立即歸還。閱覽的方式對于科技檔案室來說，可以分為本單位用戶閱覽和外單位用戶閱覽兩種;有條件時，閱覽室也應當分設。閱覽的方式有利于保護科技檔案的安全和提高。科技檔案的利用率，便于科技檔案的周轉，利用者調卷數量不受限制。在閱覽室為利用者提供利用，是科技檔案利用的最常見的方式;既安全、經濟又劃算，為建設公路維護、擴建、改建等提供有力的支持。

6.3 利用科技檔案為公路建設提供依據。高速公路建設飛躍發展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基礎上，維護、擴建、拓展、建設施工，而原始的數據、圖紙、底圖和隱蔽部位的詳細記錄就是重要的依據和基礎。這種依據是真實的、可靠的、實用的、準確的，是其他因素無法代替的。

7 強化公路科技檔案信息化進程

7.1 為了保證科技檔案工作的質量，一是要切實加強科技檔案隊伍政治思想建設，建設一支政治思想過硬、政策水平強、業務素質高的科技檔案工作隊伍是非常必要的。二是要對檔案管理人員的角色重新定位。科技檔案管理人員是信息資源的管理者，不但要具備科技檔案管理專業知識，還要具備計算機信息技能，以應對數字時代信息量巨增的局面，更要掌握市場經濟，法律，電子檔案管理知識，從而適應社會對科技檔案工作越來越高的要求。三是要加強對科技檔案工作人員的愛崗敬業教育，開展科技檔案管理人員定向培訓。不斷提升科技檔案的管理水平和服務水平，使檔案管理人員有針對性地更新自己的知識結構。為公路科技檔案管理注入新的活力，為和諧社會建設做出新的更大的貢獻。

7.2 強化科技檔案管理的信息化進程。一是加大科技檔案信息化建設的投入力度，加強對科技檔案管理人員的計算機知識培訓，為全面推進公路科技檔案管理信息化管理創造條件。二是充分運用現代化管理手段積極開展公路科技專項檔案信息化管理系統，建立科技檔案信息庫，把科技檔案資料全部納入信息化管理范疇，特別是對現場施工記錄和后續維修記錄，盡量做到直接錄入計算機，對公路科技檔案資料進行數字化加工，為全面實現科技檔案管理數字化、信息化奠定基礎。加快實現科技檔案資料的計算機存儲和網格查詢檢索。三是建立健全公路檔案資料數據庫，充分利用現代化管理手段，不斷提高科技檔案資料的開發利用效率和水平。

結束語

文章對公路工程科技檔案的內涵、特點、存在的問題以及有效的管理措施做了較為詳盡的闡釋，期待對公路工程科技檔案管理工作有所裨益。

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[2]楊蕾.基于戰略管理的企業檔案開發利用研究[D].2009.

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