淺談數(shù)字化檔案信息資源的利用

　　摘要：數(shù)字化檔案信息資源是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的成果，在現(xiàn)代各項事業(yè)中發(fā)揮著不可忽視的作用。目前我們對檔案信息資源的利用還不夠充分，存在著一些認(rèn)識上和技術(shù)上的問題，需要在今后不斷的加強(qiáng)和完善。
　　關(guān)鍵詞：數(shù)字化； 檔案信息； 資源
　　引言：計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)已經(jīng)得到了普遍應(yīng)用，改變了檔案的記錄、傳播、利用的形式，給我們的的工作提供了很大的方便。因此在以后的工作中我們要充分的利用數(shù)字化檔案信息資源，使其更好地為我們服務(wù)。
　　一、檔案信息資源的地位和利用現(xiàn)狀
　　開發(fā)利用數(shù)字化檔案信息資源的利用的前提是準(zhǔn)確的認(rèn)識檔案信息資源的價值。大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等記錄是檔案信息的組成內(nèi)容，是最重要的基礎(chǔ)資源，特別是發(fā)電廠的科技檔案，收藏了大量的發(fā)電廠的科技信息，關(guān)系著整個發(fā)電廠的利益。充分的利用檔案信息是創(chuàng)造更多價值的有效途徑。
　　目前我們發(fā)電廠的檔案信息雖然那內(nèi)容豐富，但利用率非常低，存在大量的資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。最主要的問題就是檔案現(xiàn)代化管理落后，服務(wù)方式比較被動，檔案管理人員對檔案信息的價值沒有充分的認(rèn)識，對信息的收集、整理、保管工作不夠重視，使很多信息沒有及時的發(fā)揮它們應(yīng)有的作用。另外檔案的編研工作中也存在很大的問題，有些編研部門不能滿足檔案信息資源開發(fā)利用的需要，以此不能及時的獲得可以利用的信息資源。檔案開放方面沒有充分你利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程慢，阻礙了檔案信息方便、快速的利用。
　　二、檔案信息資源數(shù)字化過程中存在的問題
　　1、電子文件存在著安全的隱患。操作方便、傳遞迅速、儲存空間小是電子文件的突出特點(diǎn)，但在輸入、存儲、傳輸?shù)确矫娲嬖谥艽蟮陌踩[患，如信息可能會失控、污染、干擾、丟失、病毒侵犯等，使信息的質(zhì)量很難得到保障。另外信息網(wǎng)絡(luò)、信息高速公路、多媒體技術(shù)光盤技術(shù)等方面也存在著嚴(yán)重的安全隱患，使很多信息不能很好地保密，信息的真實(shí)性受到威脅。而且由于網(wǎng)絡(luò)的公開性，造成以上的問題都很難得到查證，使檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程受到嚴(yán)重的阻礙。
　　2、文件雙軌制管理的問題。把紙質(zhì)文件與電子文件同時進(jìn)行保存的文件管理方式就是文件雙軌制管理。它要求把需要長久保存和維護(hù)的原始文件在紙質(zhì)文件和電子文件之間轉(zhuǎn)化，方便信息的利用，使文件里的信息得到更好地保存。但在實(shí)行文件雙規(guī)管理的同時，也出現(xiàn)了文件并發(fā)并存的問題，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財力，是文件雙規(guī)管理的制約因素。
　　三、檔案信息資源數(shù)字化相關(guān)問題的措施
　　1、通過數(shù)字化使館藏的結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化，提高了檔案信息資源的利用率。借閱、查詢和編輯出版檔案史等是傳統(tǒng)的館藏檔案的利用方式，容易造成大量信息資源埋沒，不能很好的 得到利用。檔案信息數(shù)字化可以突破傳統(tǒng)檔案管理的局限，在數(shù)字設(shè)備的環(huán)境中生成電子文件，借助計算機(jī)存儲并且閱讀、處理、傳送這些文件，完成電子文件的歸檔管理，還可以使紙質(zhì)檔案數(shù)字化，把文字、圖像等通過文本錄入和圖像錄入變成數(shù)字，方便文件的保存和利用。
　　2、建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。檢索性數(shù)據(jù)和文件性數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)庫的兩種常見的類型，提示館藏內(nèi)容，介紹檔案的開放范圍和目錄，提供上網(wǎng)檢索途徑等是檢索性數(shù)據(jù)的主要作用，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)而很好的獲得檔案信息。因此在利用數(shù)字化檔案信息資源的時候，建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是十分有必要的，可以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性和穩(wěn)定性，不但可以方便檢索和查詢資源，還對檔案原件起到了很好的保護(hù)作用。
　　3、管理軟件要有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。目前很多的電子文檔管理文件出現(xiàn)在社會上，所有在選擇管理軟件時，一定要結(jié)合自己的檔案管理的特點(diǎn)和要求，選擇適合自己的檔案鬼案例軟件，使檔案信息資源可以很好地共享。
　　4、培養(yǎng)復(fù)合型的檔案信息管理人才。人才的培養(yǎng)始終是事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，是一項長期的廣泛的工程。在數(shù)字化檔案信息資源的利用中，培養(yǎng)這方面的人才能夠提高數(shù)字化信息資源的利用率，為各項決策計劃的制定提供依據(jù)。
　　四、數(shù)字化檔案信息資源的利用
　　1、借閱。檔案信息最基本的利用方式就是借閱服務(wù)。數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確的定位用戶所需的信息，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使異地檢索和獲取的困難得到解決，向用戶提供多種檢索方式和獲取方式。目錄查詢、縮略圖查詢、全文檢索是數(shù)字化檔案提供的三種檢索方式，使用戶方便快捷的檢索到所需要的信息。
　　2、參考咨詢。檔案館滿足利用者的一種經(jīng)常性的重要的服務(wù)方式是參考咨詢服務(wù)。檔案數(shù)字化使這種參考查詢的服務(wù)不再是傳統(tǒng)的面對面的交談或者通過信函、電話的方式，而是可以直接利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行一對一的參考咨詢，使咨詢服務(wù)的對象更加廣泛，增加了咨詢的種類，方便又節(jié)省時間。
　　3、編研。編研服務(wù)是一項標(biāo)志著檔案部門對社會需求預(yù)測水平的主動提供的服務(wù)。數(shù)字化檔案的編研讓我們更多的去思考如何提供有用的檔案信息，不受媒體出版發(fā)行的限制，快速的將信息傳播到出去。而且編研的形式豐富多彩，圖像、文字、聲音等使編研工作的領(lǐng)域得到了極大的拓展。
　　結(jié)束語：加快檔案符合型人才的培養(yǎng)和數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化的電子檔案建設(shè)是我們前進(jìn)的方向。充分積極的利用數(shù)字化檔案信息資源是事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，努力開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作現(xiàn)代化是我們今后奮斗的目標(biāo)。
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　　（作者單位：吉林省集安市云峰發(fā)電