淺談地方高等學校加強會計檔案管理

　　摘要：會計檔案是會計工作的一個重要組成部分，高等學校的會計檔案管理工作，隨著高等學校辦學自主權的進一步擴大，高等學校財務會計工作的日趨復雜和艱巨，也顯得越來越重要。文章試就當前地方高等學校會計檔案管理問題作些探討。
　　關鍵詞：地方高校；會計檔案；科學管理；工作流程
　　一、學校會計檔案管理內容探討
　　地方高等學校在財務管理和會計活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬簿、會計報表等材料，均屬會計檔案。高校財會檔案是記錄和反映學校經濟業務活動、財務收支狀況及其結果的重要史料和證據，是高校全部檔案的重要組成部分。具體包括：
　　（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
　　（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
　　（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
　　（四）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
　　二、制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度
　　要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。
　　（一）計財處處長職責
　　1.組織編制本部門工作規劃、計劃時要將財會檔案作為一項重要內容納入其中。
　　2.制定本處人員立卷要求和部門管理制度，設立專兼職檔案員負責本處會計檔案工作，并監督承辦人員執行。
　　3.對經辦人員提出要求，定期檢查，做到各類會計核算材料的形成、積累、歸檔工作與財會工作進展同步。
　　4.為本部門的專兼職檔案干部開展工作提供必要條件。
　　（二）計財處專、兼職檔案干部職責
　　1.在處長領導下協助各會計承辦人員做好平時各類會計核算材料的收集、積累工作。
　　2.對已收集積累的材料，檢查是否完整、系統、準確，然后按要求進行整理、組卷。
　　3.登錄學院數字化檔案管理系統入口，按分類逐卷逐項錄入會計檔案信息，定期編制《會計檔案移交清冊》向學院檔案館移交會計檔案。
　　（三）計財處會計人員職責
　　1.按規定做好會計核算材料的收集、積累工作。
　　2.整理本人承擔辦理的會計檔案材料并組卷。
　　3.主動配合相關材料的合并組卷事宜。
　　三、制定地方高校會計檔案整理歸檔操作流程
　　根據財政部和國家檔案局頒發的《會計檔案管理辦法》規定，各單位每年形成的會計檔案，都應由會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計部門保管一年，期滿后編造清冊移交本單位的檔案部門保管。
　　（一）收集工作
　　1.計財處處長在制定財務計劃時，要向計財處各職能科室會計人員布置形成積累會計檔案材料的任務，確定本部門的專（兼）職檔案員。
　　2.計財處的專（兼）職檔案員，要督促會計承辦人員做好平時材料的收集、積累，注意材料的完整、系統和準確。
　　（二）整理工作
　　是對已收集的會計文件材料進行科學的整理編目，包括：
　　1.分類：按時間（年度）、名稱（立卷內容）、保管期限（定期、永久）分類。會計檔案分類一般采用“年度——形式分類法”，即先分年度，再把同一年度的會計文件材料分為報表、帳簿、憑證三大類，然后把不同保管期限的會計文件材料分別組成單個保管單位（卷）。
　　2.組卷：分別按報表、帳簿、憑證進行組卷。報表的組卷：年度報表應單獨組卷，不能與季月報合并。季度報表、月度報表可根據材料多少分開或合并組卷，報表多的可按報表名稱分別組卷。帳簿的組卷：按銀行存款帳、現金日記帳、總帳、明細帳等各自組卷，活頁式帳簿應抽出空白頁。案卷不宜過厚或過簿，一般在2厘米以下。有些帳頁較少，可將科目內容相近的帳頁合并組卷，但在卷內排列時要前后分開；特別要注意，不同保管期限的不能合并，如期限為25年的現金日記帳不能與15年的總帳合并。憑證的組卷：按憑證編號排列，每月裝訂成一卷或數卷（每卷不超過2厘米）。憑證附件折疊時要整齊，不要超過憑證封面長度。
　　（三）檔案的銷毀
　　保管期滿的會計檔案，經過鑒定，除末結清的債權債務原始憑證和其它末了事項的原始憑證不得銷毀，單獨抽出組卷外，其它期滿檔案可按以下程序銷毀：
　　1.由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊（檔案局有統一表式）。
　　2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，并經主管部門審查批準。
　　3.銷毀時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。
　　4.監銷人員應對銷毀檔案清點核對，在銷毀清冊上簽名蓋章，并歸檔作永久保存。
　　四、結語
　　在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關信息在質量上得到較大提高，進而對地方高校增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到至關重要的作用。
　　（作者簡介：唐 堰（1957-），男，四川省成都市人，大學本科， 八級職員，成都大學，研究方向：會計檔案管理