做好新時期人事檔案的收集歸檔工作初探

　　 摘要：干部人事檔案材料是干部人事檔案的基本構成要素，是干部人事檔案的核心。收集是干部檔案管理工作的起點。及時、準確、完整地收集歸檔材料，是干部檔案部門取得和積累檔案的一種手段，在干部檔案管理工作中處于特殊的地位。收集是干部人事檔案管理工作的基礎。只有將干部檔案完整齊全的收集起來，科學的整理和鑒別，干部檔案的信息資源才能得到充分的開發和利用。因此，收集工作的質量，直接制約著各項業務工作的開展和管理水平的提高，檔案管理工作人員必須下大力氣做好歸檔材料的收集工作，占有豐富的檔案材料，才能為檔案管理打下堅實的基礎。
　　 關鍵詞：干部人事檔案；材料收集工作；檔案管理
　　 一、干部人事檔案材料收集工作中存在的主要問題
　　 干部人事檔案材料的收集工作既是干部人事檔案中最重要的一項基礎性工作，同時又是一個比較薄弱的環節，我院制定了《人事檔案材料收集制度》，也建立了人事檔案收集網絡，但是在檔案材料的收集工作方面還存在不盡如人意的地方，主要表現在：
　　 （一） 干部人事檔案材料收集不全面。干部人事檔案中反映干部歷史表現的材料較多，反映干部現實表現的材料不夠，如關于干部經濟工作評價材料（如任期經濟責任審計報告、離任審計報告等）及有關部門的處理意見；干部的科研成果及重大影響的論文、著作、各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎通報材料（尤其是系統外的獎勵材料）；干部因病、工傷、意外事故致殘的體檢表、鑒定等有關材料的收集就很不全面，致使干部人事檔案材料不能全面地反映干部的全貌，導致干部人事檔案利用率降低。
　　 （二）檔案材料收集渠道不暢通，收集網絡沒有發揮應有的作用。早在1996年中組部印發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的通知中，就明確指出要建立人事檔案收集網絡組織，由人事檔案管理專責牽頭，與產生檔案材料部門的檔案材料收集工作聯絡員共同組織檔案材料。但由于相關部門的領導不夠重視，部分工作人員檔案意識不夠強，致使檔案材料收集網絡形成虛設，沒有發揮應有的作用。
　　 （三）收集到的材料質量不高，主要體現在：
　　 1.檔案材料內容不夠完整真實，有些檔案材料如干部鑒定表、職稱評定表、干部任免呈報表等材料的有些項目，該填寫的內容沒有填寫，導致檔案材料的內容不夠完整。在某些人員填寫的《干部履歷表》中存在的問題更多：（1）內容填寫不完整，常常在表中出現空白;（2）填寫不具體，如家庭主要成員和主要社會關系等，不少人是能模糊就模糊;（3）不真實，有的干部填寫的出生日期越填越小，參加工作時間越填越早，給確認工作帶來不少麻煩。
　　 2.檔案材料的手續不夠完備。有些檔案材料缺少本人簽字、部門負責人簽字、審查意見或單位蓋章，這些手續不完備的材料不能作為依據歸入檔案。
　　 二、如何做好干部人事檔案材料的收集工作
　　 要做好干部人事檔案材料的收集工作，主要從以下幾個方面著手：
　　 （一）積極收集、多方積累。干部人事檔案材料產生于不同的部門，渠道繁多，涉及面廣。研究和探討干部檔案材料的形成規律和特點是提高收集工作質量的關鍵。只要我們檔案管理工作人員勤于思考和善于觀察，認真調查研究，摸清檔案材料的來源，知道從什么地方去獲取，才能保證干部人事檔案材料收集工作的預見性和計劃性，爭取收集工作的主動權，減少被動性。
　　 1.做好經常性收集工作。收集工作經常化，即是干部檔案工作自身發展的要求，也是保持干部檔案內容真實的有效手段，應采取一切措施盡快地將所形成的、新發現的干部檔案材料收集起來，及時歸入本人檔案。為做好經常性的收集工作，首先要使檔案管理工作人員充分認識檔案材料收集工作的長期性和艱巨性。干部檔案內容的連續性決定了收集工作不可能一勞永逸，不是一次、兩次突擊便可以了事的，而是一項經常性的收集工作任務。其次是結合本部門的實際情況，必須與材料形成部門密切配合提出切實可行的具體要求，使收集工作長期化、制度化，持之以恒、常抓不懈。
　　 2.掌握人事檔案材料形成的規律，主動上門收集。（1）把握時間規律。在一定的時間內，一些部門會形成一定內容的材料。如一些重要節日里單位表彰先進，形成相應材料；年終干部和專業技術人員考核形成的考核材料表格等。在這些固定時間的活動中，人事檔案管理人員要及時收集，防止時過境遷造成材料遺失和不全。（2）把握變化規律。凡人事檔案記載的情況發生變化，就要相應形成反映變化過程的材料，如職務、職稱變動，必然形成職務任免表、職稱評定表等。（3）把握信息規律。如黨代會、人代會召開，領導班子換屆，成批新黨員、團員宣誓等，通過這些活動可收集相應的人事檔案材料。（4）掌握普遍規律。凡是具有全局性、普遍性的工作檔案管理人員要及時了解有關政策，向有關部門提出要求，不失時機地把有關檔案材料收集歸檔，減少工作環節，提高工作效率。所以檔案工作人員要主動加強與各有關部門的聯系，積極主動、踏實細致，做到眼勤、手勤、嘴勤、腿勤，及時發現收集線索，及時登門去收集。
　　 3. 建立健全收集工作制度。（1）遞交制度，干部檔案管理部門應建立健全移交和轉遞制度，保證干部檔案材料能及時地、源源不斷的從形成單位獲得干部檔案的歸檔材料，干部人事檔案管理部門在總結實踐經驗的基礎上，制定具體的干部檔案材料歸檔范圍、時間、質量要求和應履行的有關手續，轉發各單位執行，任何組織與個人不得以任何理由積壓、滯留應歸檔材料。（2）索要制度，對于未能及時遞交到干部檔案部門的干部檔案材料，要及時向所在單位發索要歸檔材料公函，限定時間，或是主動上門索要歸檔材料，從根本上杜絕漏收干部檔案材料現象的發生。（3）登記制度。為了便于了解收集工作情況，還必須對已收集的歸檔材料按照收到的時間順序逐份進行登記，避免檔案材料遺失或散落。（4）檢查核對制度。檢查核對制度應與缺少材料補充制度相結合。以部門為序，檢查收集情況，發現漏交部門，及時填寫《干部檔案缺少材料登記表》，同時向干部所在部門催要歸檔材料。
　　 （二）拓寬人事檔案來源渠道。人事檔案材料涉及面廣，應與有關部門密切配合，廣泛加以收集：
　　 （1）主要是通過黨、團組織，重點收集干部黨團方面入黨入團材料、黨代會代表登記表以及各種先進模范事跡材料；
　　 （2）通過與電大、黨校、農廣校等院校建立信息網絡，重點收集反映干部在各類學校學習期間形成的材料和表現，以及知識和學歷的變化，收集起來歸入本人檔案；
　　 （3）通過與公、檢、法、司和紀檢監察部門構建信息交流網絡，重點收集干部違犯黨紀國法的黨內外處分材料和通報批評材料，為干部工作提供正確可靠的依據。
　　 （4）通過各級人事部門收集各種履歷表、登記表、簡歷表、任免呈報表，招工、提干審批表 、調動工作登記表，退職、退休、離休審批表，工資調整審批表，職稱評審表等。
　　 （5）通過科技、業務部門收集業務考績材料、論著篇目、技術貢獻情況材料以及出國人員審批表等。
　　 （6）通過人大常委會工作部門收集人代會代表登記表、行政職務任免材料。
　　 1.嚴格執行《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理辦法》中的有關規定，嚴把真實關。有些人在檔案材料中年齡越填越小，參加工作越填越早，學歷越填越高，影響了人事檔案的使用價值。發現這種情況應按有關規定執行：認定出生年月應以檔案記載最早或出現次數最多的為準；認定參加工作時間，應以人事、勞動部門或人民武裝部門填寫的入伍、參加工作時間為依據；認定最高學歷應以國家承認的學歷且有完整的學籍檔案、學籍檔案中記載的學歷為依據。發現材料前后不一，應認真核實，并告知組織和當事人予以訂正。
　　 取之有據，舍之有理。既求精練又不破壞檔案材料的完整性。要防止人事檔案惡性膨脹、大而無當，應剔除重復、重份的材料及不能說明問題的或保存價值不大的材料。維護檔案材料的完整性，才能歷史、全面地反映一個的情況。（1）看構成材料體系的各部分是否完整。如有缺漏要盡量查找和收集。認真審閱每部分材料，如不全要通過各種渠道補齊。（2）看每份材料的內容由幾部分構成、各項要素是否齊備。（3）歸檔材如有缺頁破損、字跡模糊等，應進行復制和技術修復加工。
　　 2.人事檔案材料的產生和形成都要經過一定的手續。原則上說，只有手續完備的材料才能歸檔。我們應該從以下幾個方面鑒別材料的手續是否完備：（1）看審查手續。主要指那些經過審查，需辦理一定手續作為審查標記的材料。諸如履歷表、鑒定表、黨員登記表等都應有審查手續。（2）看批準手續。凡是反映審批工作的人事檔案材料都需有批準機關的審批意見 ，否則不能歸檔。諸如任免呈報表、職稱評審表、處分決定、入黨入團志愿書等都需有批準意見。（3）看簽署手續。凡外調、函調所取得的證明材料，應有證明人所在單位對材料來源、證明人的政治面貌及材料的可靠程度簽署的意見，否則不能歸檔。（4）看蓋章手續。加蓋公章完備手續的一個重要標志。審查批準、簽署意見都須加蓋公章，否則不能歸檔。（5）看落款手續。落款手續指的是，該簽名的要簽名，該署單位或部門名稱的要署上，該注明時間的要注明，缺哪項都不能歸檔。
　　 干部人事檔案和干部人事檔案管理工作能否繼續存在和發展，取決于干部人事檔案的利用能否滿足干部工作的需求。干部檔案材料收集工作的最終目的是為干部服務、為經濟建設服務，有效的開發和利用檔案資源是干部人事檔案管理工作的生命所在。新的形勢要求廣大人事檔案工作者應努力學習檔案管理的方針政策，更新觀念，更新知識；在工作實踐中應探索新路子，開創新局面。只有這樣才能適應新形勢下檔案管理工作的發展與變化。
　　
　　 參考文獻：
　　 [1]中組部，干部人事檔案工作文件選編，2011（10）.
　　
　　 （作者單位：喀什地區第二人民醫院）