增強辦公室檔案管理人員崗位意識的路徑探究

摘 要：在強調崗位意識培養的針對性和實效性的背景下，首先須圍繞檔案管理工作對其崗位意識進行解讀，即包括責任意識、協作意識和學習意識。在此基礎上分別進行目標定位，包含崗位意識強化、提升、驅動目標。最后，在保留傳統的崗中培訓的基礎上，將思想政治教育工作引入其中。從而，形成了引入思想政治工作模式切合工作重點；引入思想政治模式強化崗位意識形成的路徑措施。

關鍵詞：辦公室檔案 管理人員 崗位意識 增強

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）11（a）-0205-01

在人力資源管理中對于如何增強職工的崗位意識，已成為當下管理層頗為關心的問題。對此可這樣理解，在管理層無法做到跟蹤監管的情況下，惟有建構起職工的崗位意識，才能使他們避免偏離工作崗位的價值取向。關于這一點而言，同樣適用于辦公室擋案管理人員。

從總括層面來考察檔案管理的對象，可以界定為：單位各類計劃文本、各類備案文本，以及以電子形式存在的文檔。不難看出，辦公室檔案管理人員不只是扮演著單純的資料管理角色，還承擔著資料分析、歸類、收集的任務。特別在目前ERP系統支撐下，還可能起到信息中樞的主體功能。正因如此，增強他們的崗位意識就顯得格外重要了。

本文首先對崗位意識進行解讀；在此基礎上，給出崗位意識培養的目標定位。最后，構建起具體的培養模式來。

1 對崗位意識的解讀

在強調崗位意識培養的針對性和實效性的背景下，首先須圍繞檔案管理工作對其崗位意識進行解讀。根據筆者的體會，崗位意識可從以下三個方面進行解讀。

1.1 責任意識

眾所周知，檔案管理人員的責任意識應是首要的。這種責任意識，具體包括：仔細、迅速、保密等三個元素。其中，仔細體現為在面對各類文本檔案和電子檔案時，應給予精細化分類并給出檢索目錄，從而方面不時之需。那么如何看待“迅速”呢。這一元素主要從工作時效性方面總結出的，并且符合各類組織的需要。當然，對于保密意識來說，則是檔案管理人員所必備的責任意識之一。實踐表明，責任意識在崗位意識強化中容易做到。

1.2 協作意識

無論是從當前的辦公室工作特點，還是現代作業模式，都要求在團隊協作下完成特定任務。這不僅是辦公室檔案精細化管理的必然要求，也是加強檔案管理有效性的必然選擇。因此，該崗位人員所具備的較好執行力和協作意識，將是推動辦公室檔案工作信息化水平的重要前提。目前所呈現出的情況反映出，檔案管理人員分工較細，但相互協作意識卻較為淡薄。

1.3 學習意識

有同行會問，為何學習意識也構成崗位意識組分之一。答案可歸納為這樣幾點：（1）信息化技術在檔案管理工作中的應用，使得該崗位人員需要學習它并掌握它；（2）檔案管理工作不只是單純的資料管理，還涉及到資金信息挖掘、收集等一系列任務，這也促使該崗位人員需要形成學習意識。

通過對崗位意識的解讀，便為增強崗位意識提供了路徑指向。

2 解讀基礎上崗位意識培養的目標定位

在目標管理下，一定崗位意識的培養應與組織整體發展目標相契合；或者說，在組織目標分解基礎上，須建立起本單位辦公室檔案管理崗位的分目標。結合該分目標，來確立崗位意識培養的價值取向。

根據筆者所在單位的情況，該崗位意識培養目標定位于以下三個方面。

2.1 崗位意識強化目標

從人力資源管理的步驟來看，涉及崗前培訓和崗中培訓。特別對于后者，構成了增加組織人力資本存量的主要途徑。建立在長效機制上的崗中培訓，首先就應滿足崗位意識強化目標。這種目標定位具體針對著“責任意識”元素，即通過定期的、反復的強調，來強化檔案管理人員的責任心，并在制度壓力下隨時積極投入該項管理工作中去。

2.2 崗位意識提升目標

崗位意識的提升主要在于拔高人員的工作格局，使他們能在整體視閾下來看待本職工作。不難看出，這一目標定位是針對協作意識而言的。這里存在一個誤區，即辦公室檔案管理在強調職責明晰的同時，卻激化了該崗位人員怕擔責任的心態。因此，在事實中形成了各自為陣的工作局面。因此，在崗位意識提升上，應從工作完整性、利益外部性等角度，消除工作人員的顧慮。

2.3 崗位意識驅動目標

之所以稱為崗位意識驅動目標，實則在于建立學習意識的內在要求。現代人力資源管理實踐中，都很關注構建學習型組織的問題。學習型組織的形式不但能形成良好的工作氛圍，也能推動工作人員對崗位適應能力的自覺提高。而這一點，對于信息化技術在檔案管理中應用來說，則是非常重要的一環。

3 目標定位下的培養路徑構建

結合以上所述并在目標定位下，以下將引入思想政治工作要素來進行討論。具體而言，增強崗位意識的路徑構建如下所述。

3.1 引入思想政治工作模式切合工作重點

從大的方面來看，工作重點包括：增強崗位意識、形成大局意識。將其進行細化后，增強崗位意識又包括：檔案管理質量、安全（保密）、時效等要素；大局意識則包括：關注組織發展、為組織發展出謀劃策等。因此，思想政治工作的內容就應以此為基點有效展開。如，針對質量意識而言：思想政治工作應增強檔案管理人員對“準確性與完整性”之間的關聯性認識；并內化為崗位爭先創優評比的重要標準之一。如，針對安全意識而言：思想政治工作應引入傳幫帶內容，在老同志的帶領、影響下，增強新人的安全意識。

3.2 引入思想政治模式強化崗位意識形成

思想政治工作應拋棄傳統的一味說教；或強調批評教育的工作形式。但在部門思想文化塑造上強化他們的主人翁意識，仍是以往思想政治工作的寶貴經驗。在結合該經驗的同時，部門思想政治工作還應挖掘：儀式活動、樹立標兵活動的形式表達。當前“80后”已成為了辦公室檔案管理人員中的新生力量，他們做事具有個性、不服輸、有創新意識。因此，應在思想工作的形似表達上，適應他們的感官感受。如，設計“我為優化檔案管理工作出注意”的活動；并建立活動開展、先進評比的長效機制。在此基礎上，通過定期表彰先進個人來感染部門人員。并在部門思想政治工作的宣傳攻勢下，便將責任意識、協作意識、學習意識深入到人員的心中。

綜上所述，以上便構成筆者對文章主題的討論。

4 結語

首先須圍繞檔案管理工作對其崗位意識進行解讀，即包括責任意識、協作意識和學習意識。在此基礎上分別進行目標定位，包含崗位意識強化、提升、驅動目標。最后，在保留傳統的崗中培訓的基礎上，將思想政治教育工作引入其中。從而，形成了引入思想政治工作模式切合工作重點；引入思想政治模式強化崗位意識形成的路徑措施。最后，本文權當拋磚引玉之用。

參考文獻

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