努力提高高校學院辦公室信息工作質量

摘 要：高校是培養高級專門人才的基地，是教學科研的重要場所。高校的各項工作都是圍繞著教學和科研這一育人為中心工作開展的。信息工作以其獨特的魅力，在高校的工作中扮演重要的角色，起到溝通內外的“渠道”、是聯系上下的“神經”。高校學院辦公室作為基層“參與政務，管理事務，搞好服務”的綜合部門，是各種信息的集散地，處于信息來源與收集處理的前沿陣地。及時收集信息、正確分析運用信息，為院校領導決策提供服務與參考，為院校內各部門諸項工作有效開展提供依據和經驗是辦公室的重要職責之一。因此，搞好高校學院辦公室的信息工作，對新時期學院的科學發展，綜合實力的提升，具有十分重要的作用。

關鍵詞：高校 學院辦公室 信息

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）11（a）-0250-02

1 正確認識學院辦公室信息工作的重要作用

當今，信息對于任何單位和個人都是非常重要的，毫不夸張地說，高校各項工作早已離不開對信息工作的依賴。結合學院的工作實際，無論是師生員工的個人信息、教學科研信息、學術交流與人才培養引進、學科建設信息，還是學院形象推廣語宣傳，校園日常生活與師生思想動態信息等，在服務領導決策，服務教學科研、溝通交流與對外宣傳工作等方面都發揮著巨大的作用。

1.1 為領導決策提供必須的信息資料

決策就是為實現特定的目標，在占有一定信息和經驗的基礎上，借助一定的工具、技巧和方法，對影響目標實現的諸因素進行分析、計算和判斷選優后，對未來行動作出決定。在某種程度上，領導決策的過程就是信息的輸入、分析處理、輸出的過程。決策需要掌握大量有用信息，否則就是盲目決策，易導致失誤。因此，學院的信息工作者，必須收集掌握大量詳實的基礎信息，為各類決定提供基礎依據；掌握教職員工及學生的想法、意見和建議，了解他們熱切關注和反映的問題，為師生和院領導搭起一座溝通的橋梁；反饋上級各項政策及院校兩方面各項規章制度的執行情況，以確保領導的決策切實可行，具有操作性。

1.2 為學院的教學科研提供服務與保障

高校的實力主要看其教學科研能力的強弱。隨著網絡和計算機的普及，使信息的獲取更加便捷、豐富。可以說，誰獲取信息的渠道多、手段豐富、信息及時，誰就在教學與科研的發展中具備了優勢。學院作為培養人才的前沿陣地，責無旁貸地要為師生提供各種教學信息資料。這就要求學院的信息工作者要全面、及時、準確地搜集相關信息，積極探索，分析研究，為教育教學改革作出貢獻。另外，科研工作也同樣離不開信息的支持，為師生提供最新研究領域和某一領域內科研的最新動態，以上均需要以敏銳的洞察力全方位地搜集最新的信息。

1.3 為學院對外宣傳方面發揮積極作用

宣傳本身就是相互學習和信息交流的過程。各學院及學科都有自己的特色和優勢，同時在各自的領域里也會取得相應的成果。通過對外宣傳、報道，可以大幅提高學院的形象和知名度，擴大對外影響；可以招鸞引鳳，吸引優秀人才，促進學院隊伍建設；可以展示學院優勢，讓企業更多地了解學院的特點與特長，有利于加強橫向合作；可以進一步激發全院師生的工作學習熱情和積極性，增強學院內部的活力；可以通過信息報送，部分重要信息可以引起學校甚至教育部的關注，特色信息所反映的學院工作也能夠在整個學校內得到宣傳，有助于推動學院的各項工作。

除此之外，信息工作在學院的安全、穩定及日常生活方面也發揮著很好的作用。

2 提高辦公室信息工作質量的幾個關鍵問題

筆者從自身工作實踐出發，結合對學習相關信息管理成果的借鑒，認為高校學院辦公室信息工作有幾個關鍵的問題值得注意。

2.1 在信息收集方面要著重信息的完整性與準確性

要能真實全面體現學院的面貌，注重數據的可用性。海量信息無異是大海撈針，往往有無處下手的感覺，注意從可信可靠的渠道收集信息，并由分管人動態維護，保障信息的有效性。這是辦公室信息工作的基礎，收集的信息是否可靠、可信、可用，能不能成為可信度較高、邏輯性較強、內容完整的決策依據和參考資料，這直接體現了學院辦公室信息工作的水平。

2.2 在信息處理方面要注意信息的及時性與實用性

學院辦公室作為信息收集的集散地，對收集的零星信息要及時分類、整合、加工、處理；對反映上來的初級信息要及時認真進行篩選、提煉、歸納，形成典型性或規律性的信息，為領導提供有分析、有建設性的高質量高層次信息。這是信息工作者的價值所在。

2.3 在信息傳遞方面處理好信息的保密性與共享性

盡量做到信息傳遞的快速流暢、并達成溝通和及時反饋。同時要注意避免在傳遞過程中的事實扭曲和失真現象，可以通過在全校建立信息反饋機制，形成系統，確保對信息的準確理解。

2.4 在信息保管方面實現自動化提高信息工作效率

以建立信息檔案為目標，促進信息工作網絡平臺的建立，徹底改變傳統的以紙質文本傳輸為主的工作方式，同時，也對信息的安全和保密性可以起到強化的作用。

3 目前學院辦公室信息工作存在的主要問題

與當前高等教育的發展形勢相比，目前學院信息工作存在著信息質量不高，信息反饋滯后，管理工作欠規范等諸多問題。

3.1 信息的深度、廣度不夠

高質量的信息應該是緊貼學院的中心工作，圍繞改革和發展中的難點和熱點問題，通過深入調查研究形成的，對領導的決策具有較高的參考價值。但目前搜集和上報的動態的、單一的信息偏多，高質量的、綜合的、有特色有價值的信息偏少。很多信息內容只是反映學院日常的教學、科研、外事接待、學術交流等方面的信息或消息，未能充分發揮信息的服務功能。

3.2 事后信息多，超前信息少

參謀作用是信息工作的作用之一，它對領導的決策以及決策方案的執行情況意義重大。信息在領導決策前起著參考依據的作用，在決策方案擇優時，起著擬定和完善決策方案的作用，在決策方案實施過程中，起著反饋、跟蹤的作用，因此，超前的信息在決策過程中，起著舉足輕重的作用。但是，這種超前信息在實際工作中極少，而上傳下達、布置工作、日常統計及報道的時候信息卻特別多。

3.3 信息搜集的方式單一

當前，因受主客觀條件的限制，思想動態類信息的收集一般采用的方式都是座談或訪談，而問卷調查和網絡收集方法運用較少，在一定程度上影響了信息收集的廣泛性、科學性，降低了信息質量。因而也就出現了結果性信息多，苗頭性信息少的情況，特別是對大學生有關社會熱點和重大事件的反映掌握滯后，有可能影響校園的和諧穩定。

3.4 信息反饋機制不完善

信息工作貫穿于決策的全過程。在決策前，必須匯集各方面信息，確保決策的科學性、針對性和可行性；在執行中，要通過信息反饋對決策進行調整和修正；在執行后，還要總結經驗教訓，對決策的反響如何，執行情況如何，后續要求如何，也要有及時的跟蹤和反饋。但是目前由于主客觀方面的原因，辦公室的信息工作尚未有完善的反饋機制，信息反饋教為滯后，信息傳遞基本以單向為主，不能及時地雙向互動，使領導不能及時掌握決策的貫徹實施情況。

4 做好高校學院辦公室信息工作的主要措施

4.1 提高對信息化工作的認識，加強信息化隊伍建設

首先是領導重視，真正把信息工作當做日常工作的必要內容來抓，為信息工作創造良好的外部環境。其次，要加強信息隊伍的建設。各部門都要配備能力強、作風硬、素質高、業務精并有一定文字功力的人員到信息工作隊伍中來，建立起精干稱職的信息隊伍。在學院內，要營造“人人關心信息，個個支持信息”的良好氛圍，著力建立兼職教師信息員和學生信息員，兩支基層隊伍，形成以學院辦公室信息工作人員為主導，以兩支基層信息隊伍為依托，上下貫通、全面覆蓋、運轉暢通的學院信息工作網絡。

4.2 建立信息工作責任制，實現信息工作的規范化

信息工作是一項系統工程，有收集、分析、傳遞、處理四個環節緊密銜接，必須有嚴格的制度加以保障，一定要建立信息的收集、整理、審批、報送、反饋、催辦等制度，特別要明確報送信息緊急信息的職責，實現責任追究制度。二是要建立一個科學合理的信息處理流程，大量零碎的信息只有通過去粗取精，去偽存真的處理后，才能達到為領導決策服務，為部門開展工作服務，為師生員工學習生活服務的目的。三是要制定信息工作的考核、獎懲規定，激發信息工作人員的積極性和自覺性。四是要實行信息工作領導責任制，推動信息工作深入開展，保證信息工作正常有序高效地進行。

4.3 緊扣教學與科研中心工作，提高信息含金量

高質量的信息，應該是緊貼學校中心工作，圍繞學校改革，發展中的難點和熱點問題，通過調查研究而形成，對領導的決策具有較高的參考價值。這就對高校及學院兩級辦公室的信息工作提出了更高的要求，特別作為一線的學院辦公室，信息工作必須做到五個“實”。一是反映情況要“求實”，堅持實事求是的原則，客觀公正地反映事情的本質，切記報喜不報憂。二是反映情況要“求準”，對收集的信息必須認真核實，力求準確，既不能道聽途說，空穴來風，也不能斷章取義，妄下結論。三是反映信息要“求快”，體現出信息時效性強的顯著特性。四是材料分析要“求深”，要透過事物的表象，把握事物的本質。五是撰寫材料要“求精”，做到主題鮮明，觀點求新，論據確鑿，目的明確。

4.4 建立信息網絡，覆蓋校院的方方面面不留死角

高校辦公室應主動承擔起全校信息工作的重擔，把信息工作當做非常重要的大事來抓，組織并負責建立校、院、系三級信息網絡，確保信息的全面性和系統性。要組織負責各級信息工作人員的學習和培訓，既要學習政治理論，提高對信息的把握能力，也要學習業務知識，提高工作水平，還要建立健全有關信息管理的各項制度和組織紀律，確保信息報送渠道的暢通和信息報送的質量，并保證信息的安全保密。

實踐證明，在信息技術高速發展的今天，信息工作對于高等學校的各項工作有著極為重要的意義。高校各管理層只有加強領導，提高認識，解放思想，創新理念，建立健全信息工作科學、規范、高效的運行機制，才能為高校教育事業鋪就步向前的基石，使教育事業又快又好地進入信息時代，快速發展。

參考文獻

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