努力提高高校學(xué)院辦公室信息工作質(zhì)量

摘 要：高校是培養(yǎng)高級專門人才的基地，是教學(xué)科研的重要場所。高校的各項工作都是圍繞著教學(xué)和科研這一育人為中心工作開展的。信息工作以其獨特的魅力，在高校的工作中扮演重要的角色，起到溝通內(nèi)外的“渠道”、是聯(lián)系上下的“神經(jīng)”。高校學(xué)院辦公室作為基層“參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)”的綜合部門，是各種信息的集散地，處于信息來源與收集處理的前沿陣地。及時收集信息、正確分析運用信息，為院校領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)與參考，為院校內(nèi)各部門諸項工作有效開展提供依據(jù)和經(jīng)驗是辦公室的重要職責(zé)之一。因此，搞好高校學(xué)院辦公室的信息工作，對新時期學(xué)院的科學(xué)發(fā)展，綜合實力的提升，具有十分重要的作用。

關(guān)鍵詞：高校 學(xué)院辦公室 信息

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）11（a）-0250-02

1 正確認(rèn)識學(xué)院辦公室信息工作的重要作用

當(dāng)今，信息對于任何單位和個人都是非常重要的，毫不夸張地說，高校各項工作早已離不開對信息工作的依賴。結(jié)合學(xué)院的工作實際，無論是師生員工的個人信息、教學(xué)科研信息、學(xué)術(shù)交流與人才培養(yǎng)引進(jìn)、學(xué)科建設(shè)信息，還是學(xué)院形象推廣語宣傳，校園日常生活與師生思想動態(tài)信息等，在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，服務(wù)教學(xué)科研、溝通交流與對外宣傳工作等方面都發(fā)揮著巨大的作用。

1.1 為領(lǐng)導(dǎo)決策提供必須的信息資料

決策就是為實現(xiàn)特定的目標(biāo)，在占有一定信息和經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，借助一定的工具、技巧和方法，對影響目標(biāo)實現(xiàn)的諸因素進(jìn)行分析、計算和判斷選優(yōu)后，對未來行動作出決定。在某種程度上，領(lǐng)導(dǎo)決策的過程就是信息的輸入、分析處理、輸出的過程。決策需要掌握大量有用信息，否則就是盲目決策，易導(dǎo)致失誤。因此，學(xué)院的信息工作者，必須收集掌握大量詳實的基礎(chǔ)信息，為各類決定提供基礎(chǔ)依據(jù)；掌握教職員工及學(xué)生的想法、意見和建議，了解他們熱切關(guān)注和反映的問題，為師生和院領(lǐng)導(dǎo)搭起一座溝通的橋梁；反饋上級各項政策及院校兩方面各項規(guī)章制度的執(zhí)行情況，以確保領(lǐng)導(dǎo)的決策切實可行，具有操作性。

1.2 為學(xué)院的教學(xué)科研提供服務(wù)與保障

高校的實力主要看其教學(xué)科研能力的強(qiáng)弱。隨著網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)的普及，使信息的獲取更加便捷、豐富。可以說，誰獲取信息的渠道多、手段豐富、信息及時，誰就在教學(xué)與科研的發(fā)展中具備了優(yōu)勢。學(xué)院作為培養(yǎng)人才的前沿陣地，責(zé)無旁貸地要為師生提供各種教學(xué)信息資料。這就要求學(xué)院的信息工作者要全面、及時、準(zhǔn)確地搜集相關(guān)信息，積極探索，分析研究，為教育教學(xué)改革作出貢獻(xiàn)。另外，科研工作也同樣離不開信息的支持，為師生提供最新研究領(lǐng)域和某一領(lǐng)域內(nèi)科研的最新動態(tài)，以上均需要以敏銳的洞察力全方位地搜集最新的信息。

1.3 為學(xué)院對外宣傳方面發(fā)揮積極作用

宣傳本身就是相互學(xué)習(xí)和信息交流的過程。各學(xué)院及學(xué)科都有自己的特色和優(yōu)勢，同時在各自的領(lǐng)域里也會取得相應(yīng)的成果。通過對外宣傳、報道，可以大幅提高學(xué)院的形象和知名度，擴(kuò)大對外影響；可以招鸞引鳳，吸引優(yōu)秀人才，促進(jìn)學(xué)院隊伍建設(shè)；可以展示學(xué)院優(yōu)勢，讓企業(yè)更多地了解學(xué)院的特點與特長，有利于加強(qiáng)橫向合作；可以進(jìn)一步激發(fā)全院師生的工作學(xué)習(xí)熱情和積極性，增強(qiáng)學(xué)院內(nèi)部的活力；可以通過信息報送，部分重要信息可以引起學(xué)校甚至教育部的關(guān)注，特色信息所反映的學(xué)院工作也能夠在整個學(xué)校內(nèi)得到宣傳，有助于推動學(xué)院的各項工作。

除此之外，信息工作在學(xué)院的安全、穩(wěn)定及日常生活方面也發(fā)揮著很好的作用。

2 提高辦公室信息工作質(zhì)量的幾個關(guān)鍵問題

筆者從自身工作實踐出發(fā)，結(jié)合對學(xué)習(xí)相關(guān)信息管理成果的借鑒，認(rèn)為高校學(xué)院辦公室信息工作有幾個關(guān)鍵的問題值得注意。

2.1 在信息收集方面要著重信息的完整性與準(zhǔn)確性

要能真實全面體現(xiàn)學(xué)院的面貌，注重數(shù)據(jù)的可用性。海量信息無異是大海撈針，往往有無處下手的感覺，注意從可信可靠的渠道收集信息，并由分管人動態(tài)維護(hù)，保障信息的有效性。這是辦公室信息工作的基礎(chǔ)，收集的信息是否可靠、可信、可用，能不能成為可信度較高、邏輯性較強(qiáng)、內(nèi)容完整的決策依據(jù)和參考資料，這直接體現(xiàn)了學(xué)院辦公室信息工作的水平。

2.2 在信息處理方面要注意信息的及時性與實用性

學(xué)院辦公室作為信息收集的集散地，對收集的零星信息要及時分類、整合、加工、處理；對反映上來的初級信息要及時認(rèn)真進(jìn)行篩選、提煉、歸納，形成典型性或規(guī)律性的信息，為領(lǐng)導(dǎo)提供有分析、有建設(shè)性的高質(zhì)量高層次信息。這是信息工作者的價值所在。

2.3 在信息傳遞方面處理好信息的保密性與共享性

盡量做到信息傳遞的快速流暢、并達(dá)成溝通和及時反饋。同時要注意避免在傳遞過程中的事實扭曲和失真現(xiàn)象，可以通過在全校建立信息反饋機(jī)制，形成系統(tǒng)，確保對信息的準(zhǔn)確理解。

2.4 在信息保管方面實現(xiàn)自動化提高信息工作效率

以建立信息檔案為目標(biāo)，促進(jìn)信息工作網(wǎng)絡(luò)平臺的建立，徹底改變傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文本傳輸為主的工作方式，同時，也對信息的安全和保密性可以起到強(qiáng)化的作用。

3 目前學(xué)院辦公室信息工作存在的主要問題

與當(dāng)前高等教育的發(fā)展形勢相比，目前學(xué)院信息工作存在著信息質(zhì)量不高，信息反饋滯后，管理工作欠規(guī)范等諸多問題。

3.1 信息的深度、廣度不夠

高質(zhì)量的信息應(yīng)該是緊貼學(xué)院的中心工作，圍繞改革和發(fā)展中的難點和熱點問題，通過深入調(diào)查研究形成的，對領(lǐng)導(dǎo)的決策具有較高的參考價值。但目前搜集和上報的動態(tài)的、單一的信息偏多，高質(zhì)量的、綜合的、有特色有價值的信息偏少。很多信息內(nèi)容只是反映學(xué)院日常的教學(xué)、科研、外事接待、學(xué)術(shù)交流等方面的信息或消息，未能充分發(fā)揮信息的服務(wù)功能。

3.2 事后信息多，超前信息少

參謀作用是信息工作的作用之一，它對領(lǐng)導(dǎo)的決策以及決策方案的執(zhí)行情況意義重大。信息在領(lǐng)導(dǎo)決策前起著參考依據(jù)的作用，在決策方案擇優(yōu)時，起著擬定和完善決策方案的作用，在決策方案實施過程中，起著反饋、跟蹤的作用，因此，超前的信息在決策過程中，起著舉足輕重的作用。但是，這種超前信息在實際工作中極少，而上傳下達(dá)、布置工作、日常統(tǒng)計及報道的時候信息卻特別多。

3.3 信息搜集的方式單一

當(dāng)前，因受主客觀條件的限制，思想動態(tài)類信息的收集一般采用的方式都是座談或訪談，而問卷調(diào)查和網(wǎng)絡(luò)收集方法運用較少，在一定程度上影響了信息收集的廣泛性、科學(xué)性，降低了信息質(zhì)量。因而也就出現(xiàn)了結(jié)果性信息多，苗頭性信息少的情況，特別是對大學(xué)生有關(guān)社會熱點和重大事件的反映掌握滯后，有可能影響校園的和諧穩(wěn)定。

3.4 信息反饋機(jī)制不完善

信息工作貫穿于決策的全過程。在決策前，必須匯集各方面信息，確保決策的科學(xué)性、針對性和可行性；在執(zhí)行中，要通過信息反饋對決策進(jìn)行調(diào)整和修正；在執(zhí)行后，還要總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，對決策的反響如何，執(zhí)行情況如何，后續(xù)要求如何，也要有及時的跟蹤和反饋。但是目前由于主客觀方面的原因，辦公室的信息工作尚未有完善的反饋機(jī)制，信息反饋教為滯后，信息傳遞基本以單向為主，不能及時地雙向互動，使領(lǐng)導(dǎo)不能及時掌握決策的貫徹實施情況。

4 做好高校學(xué)院辦公室信息工作的主要措施

4.1 提高對信息化工作的認(rèn)識，加強(qiáng)信息化隊伍建設(shè)

首先是領(lǐng)導(dǎo)重視，真正把信息工作當(dāng)做日常工作的必要內(nèi)容來抓，為信息工作創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。其次，要加強(qiáng)信息隊伍的建設(shè)。各部門都要配備能力強(qiáng)、作風(fēng)硬、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精并有一定文字功力的人員到信息工作隊伍中來，建立起精干稱職的信息隊伍。在學(xué)院內(nèi)，要營造“人人關(guān)心信息，個個支持信息”的良好氛圍，著力建立兼職教師信息員和學(xué)生信息員，兩支基層隊伍，形成以學(xué)院辦公室信息工作人員為主導(dǎo)，以兩支基層信息隊伍為依托，上下貫通、全面覆蓋、運轉(zhuǎn)暢通的學(xué)院信息工作網(wǎng)絡(luò)。

4.2 建立信息工作責(zé)任制，實現(xiàn)信息工作的規(guī)范化

信息工作是一項系統(tǒng)工程，有收集、分析、傳遞、處理四個環(huán)節(jié)緊密銜接，必須有嚴(yán)格的制度加以保障，一定要建立信息的收集、整理、審批、報送、反饋、催辦等制度，特別要明確報送信息緊急信息的職責(zé)，實現(xiàn)責(zé)任追究制度。二是要建立一個科學(xué)合理的信息處理流程，大量零碎的信息只有通過去粗取精，去偽存真的處理后，才能達(dá)到為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為部門開展工作服務(wù)，為師生員工學(xué)習(xí)生活服務(wù)的目的。三是要制定信息工作的考核、獎懲規(guī)定，激發(fā)信息工作人員的積極性和自覺性。四是要實行信息工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，推動信息工作深入開展，保證信息工作正常有序高效地進(jìn)行。

4.3 緊扣教學(xué)與科研中心工作，提高信息含金量

高質(zhì)量的信息，應(yīng)該是緊貼學(xué)校中心工作，圍繞學(xué)校改革，發(fā)展中的難點和熱點問題，通過調(diào)查研究而形成，對領(lǐng)導(dǎo)的決策具有較高的參考價值。這就對高校及學(xué)院兩級辦公室的信息工作提出了更高的要求，特別作為一線的學(xué)院辦公室，信息工作必須做到五個“實”。一是反映情況要“求實”，堅持實事求是的原則，客觀公正地反映事情的本質(zhì)，切記報喜不報憂。二是反映情況要“求準(zhǔn)”，對收集的信息必須認(rèn)真核實，力求準(zhǔn)確，既不能道聽途說，空穴來風(fēng)，也不能斷章取義，妄下結(jié)論。三是反映信息要“求快”，體現(xiàn)出信息時效性強(qiáng)的顯著特性。四是材料分析要“求深”，要透過事物的表象，把握事物的本質(zhì)。五是撰寫材料要“求精”，做到主題鮮明，觀點求新，論據(jù)確鑿，目的明確。

4.4 建立信息網(wǎng)絡(luò)，覆蓋校院的方方面面不留死角

高校辦公室應(yīng)主動承擔(dān)起全校信息工作的重?fù)?dān)，把信息工作當(dāng)做非常重要的大事來抓，組織并負(fù)責(zé)建立校、院、系三級信息網(wǎng)絡(luò)，確保信息的全面性和系統(tǒng)性。要組織負(fù)責(zé)各級信息工作人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，既要學(xué)習(xí)政治理論，提高對信息的把握能力，也要學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高工作水平，還要建立健全有關(guān)信息管理的各項制度和組織紀(jì)律，確保信息報送渠道的暢通和信息報送的質(zhì)量，并保證信息的安全保密。

實踐證明，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息工作對于高等學(xué)校的各項工作有著極為重要的意義。高校各管理層只有加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識，解放思想，創(chuàng)新理念，建立健全信息工作科學(xué)、規(guī)范、高效的運行機(jī)制，才能為高校教育事業(yè)鋪就步向前的基石，使教育事業(yè)又快又好地進(jìn)入信息時代，快速發(fā)展。

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