淺議高校檔案信息系統建設

　　摘要：通過對當前高校學生檔案利用的問題和現狀進行分析，提出了通過檔案電子化提高檔案利用效率的具體方案，包括檔案信息系統開發，人員配備，及制度建設，并對方案的實施提出了相關建議。
　　關鍵詞：檔案信息系統；檔案電子化；制度建設
　　高校檔案館是集中保管高校重要檔案的基地，是社會各方面利用高校檔案信息資源的中心。隨著高校學生人數的不斷增加，因為就業、調動、出國（境）等原因前來學校的檔案館利用檔案的學生越來越多。通過檔案的電子化，提高檔案的利用的效率迫在眉睫。這就為高校檔案信息系統建設提出了現實要求。
　　一、問題和現狀
　　長期以來，我們的檔案館是封閉性的，例如商代殷墟的甲骨檔案庫，秦代的中央禁室、兩漢時期的石渠閣、蘭臺與東觀、唐朝的甲庫、宋代的架閣庫、明代的石湖黃冊庫、清代的皇史宬、內閣大庫等。1980年，我國作出了開放歷史檔案的決定，標志我國國家檔案由封閉走向開放。2007年10月29日《中國檔案報》在《用十七大精神指引檔案事業科學發展》社論中指出：“學習貫徹十七大精神，促進檔案事業科學發展，必須從以人為本為核心，更加關注民生，不斷促進社會和諧。檔案部門必須把解決人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題作為檔案工作的出發點和落腳點”。檔案部門正在不斷地向公益性方向轉型。高校檔案館的宗旨就是要為學校領導決策服務，為教師教學科研服務，為學生就業服務。
　　從目前來看，各個高?；旧隙汲闪⒘艘灾鞴芨毙ｉL牽頭的信息化工作辦公室。在行政辦公系統，財務信息系統，教務信息系統，科研信息系統，以及各校區整合等方面開展了卓有成效的工作，使得學校的信息化建設不斷推進和完善。例如，在一般的高校已經建成了用Lotus Notes開發的基于WEB的辦公自動化系統，基于MIS系統的教學和科研系統，以及采用了用友或金蝶的財務管理系統等。無疑，這些系統的部分資料都應該歸檔，歸口到檔案館進行管理。
　　然而，在檔案管理方面，由于歷史和人員的原因，信息檔案的管理仍然主要是以傳統的方式進行管理。在檔案館館藏檔案數量巨大，以紙質、影片、照片、膠片、磁帶、磁盤、光盤等不同載體和形式存在。但是這些檔案大部分仍以實體形式存在，無法借助網絡向利用者提供服務，利用效率較低。
　　而現在，面對往屆學生日益高漲的檔案利用的需求，對檔案管理的信息建設的呼聲也就越來越高，迫切需要對高校檔案信息系統進行升級。
　　二、檔案信息系統建設解決方案
　　1、檔案信息系統開發
　　按照結構化分析的生命周期法，信息系統的開發分為把軟件的整個生命期分為需要分析、設計、開發、運行維護等階段。檔案信息系統的開發和設計無疑是由軟件公司來提出方案并進行開發，但是開發的需求則是由檔案館提出的。檔案信息系統的開發涉及管理體制，管理方法，人事調動等因素，必須由主管校長，人事處長和檔案館長親自抓。而檔案業務人員熟悉本單位業務活動和需求，熟悉本部門的業務流程。因此也應參與到系統開發的各個環節。如果沒有檔案館館員提出建設申請，而領導也不重視的話，這項工作就只有長期停滯不前。
　　從目前的工作來看，學生是高校檔案利用最多的人群，而對于檔案的利用又集中在在校期間的成績查詢和檔案證明這一塊。由于目前檔案館可供利用的學生成績檔案是紙質的，而沒有電子化，因此，費時，費力，工作效率低下，社會評價不高。但是，如果要實現紙質檔案的電子化，工作量又極其巨大。幸運的是，考慮到學校的教務系統已經建立，因此，檔案館如果能夠共享教務信息系統的相關數據，則無需要檔案部門來做原始的學生成績的錄入工作，從而可以從繁重的數據建設工作中擺脫出來。
　　檔案館信息系統建設可作如下考慮：
　?。?）信息系統使用人員
　　* 系統管理員(administrator)：由學校網管中心派專人負責。主要從事系統維護，人員及權限分配。
　　* 主管：館長及副館長。由館長領導，分管檔案信息化工作的副館長具體負責。提出檔案信息系統的要求和規劃目標，負責檔案業務工作的領導。
　　* 館員：檔案業務的具體操作。
　　（2）檔案信息系統參考模型
　　高校檔案信息系統可參考開放檔案信息系統（Open Archival Information System ，OAIS）參考模型來計算規劃和設計。
　　OAIS認為，一個OAIS是一個置身于生產者、消費者和管理者之間的一個存檔體系。如圖1所示。
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　圖1OAIS的參考模型框架
　　OAIS的管理模塊包括中6個功能實體分別為：
　　* 攝入(Ingest)功能。
　　* 檔案存儲(Archival Storage)功能；
　　* 數據管理（Data Management）功能；
　　* 系統管理（Administration）功能；
　　* 保存規劃（Preservation Planning）功能；
　　* 存取(Access)功能。
　　在這些實體之間信息的分發和數據流的傳遞則包括有提交信息包（Submission Information Package，SIP），存檔信息包（Archival Information Package，AIP）和分發信息包(Dissemination Information Package，DIP)。而信息包則是一個包含名為內容信息（Content Information）和保存描述信息(Preservation Description Information，PDI)兩種信息對象的容器。
　　2、人員配備
　　信息系統建設的過程，必然伴隨著業務流程重組（BPR）的過程。對于高校信息系統建設而言，BPR的實質就是在信息化的過程中，要對原業務流程進行根本性的思考，對信息系統進行重新設計，從而極大地提高信息系統利用的效率。在這一實施過程中，檔案管理的業務人員作為信息系統的一個組成部分，應該熟悉和掌握新的檔案信息系統。因而在這個轉型過程中，應注意培養業務人員的專業化。
　　3、制度建設
　　電子文件不同于實體檔案，一是它在運行過程中內容易被無痕改動，信息容易發生丟失，而黑客和病毒容易對電子檔案產生威脅；二是電子文件的存儲依賴于硬件設備，而設備的老化及兼容性容易對檔案安全造成威脅。針對電子檔案的弱點，應制定相應制度解決電子文件的保真、保密和保存等問題，為此，在人員管理，信息系統開發中，應參照相關文件精神進行制定適合本校管理的規章制度。具體地，在實施過程中，應參照《中華人民共和國檔案法》、《計算機信息網絡國際聯網保密管理規定》（國家保密局發布）、《計算機病毒防治管理辦法》（中華人民共和國公安部令第51號）、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB/T 17678.1-1999、《歸檔文件整理規則》中華人民共和國檔案行業標準DA/T22-2000、《電子文件歸檔與管理規范》、《檔案交接文據格式》GB/T13968-92等文件規定執行。
　　三、實施建議
　　由主管校長領導，教務處、圖書館、檔案館領導配合，統籌規劃，分階段，按步驟進行。最先解決與教務系統的融合，再實現與學位論文系統的整合，最后是與相關的行政辦公系統的整合。
　　
　　參考文獻：
　　[1]薛華成.管理信息系統（第五版）[M].北京：清華大學出版社，2007.
　　[2]傅榮校，解俞.論數字檔案館的發展思路[J].檔案學通訊，2009（6）.
　　
　　（作者單位：四川師范大學檔案館）