試論數字時代電子文件歸檔的問題及對策

　　【摘 要】隨著信息技術的發展及其在各領域的廣泛應用，電子文件的歸檔管理日益成為各單位檔案管理的重點。本文就電子文件在歸檔過程中的一些問題進行了探討，并在此基礎上提出了相應的對策。
　　【關鍵詞】電子文件 文件歸檔 文件管理
　　一、數字時代的電子文件歸檔
　　信息技術的突飛猛進使互聯網在當今社會生活中的應用日益普及，計算機成為了人們辦公、學習不可或缺的工具，數字時代儼然已經來臨。在此背景下，各單位生產出越來越多的電子文件，對于電子文件的歸檔與保存已經成為各單位在進行文件歸檔過程當中極為重要的一環。
　　1、電子文件的特性
　　電子文件是以數碼形式保存于磁帶、磁盤、光盤等載體之上的，依賴計算機等電子設備存儲、閱讀、處理，并可在網絡上傳送的文件。在國家檔案局編著的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》中將電子文件定義為“能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網上傳送的數字代碼序列。”①與傳統的紙質文件相比的特性在于：
　　第一，它必須借助現代化的辦公設備。電子文件的產生、存儲、傳輸都必須在計算機系統內運行并且依賴計算機本身的軟、硬件條件。
　　第二，操作性強，信息處理起來方便。它不受時、空距離的限制，能夠即時共享，并且它不是物理意義上的固定實體狀態，可以隨時根據需要對其進行調整、更改。
　　第三，信息對于保存的環境要求高。電子文件材料的氧化和變質，磁場的影響等都容易破壞磁介質上存儲的數據，對材料的防磁和對環境的濕度等諸多方面有著較高的要求。
　　2、數字時代的電子文件歸檔
　　數字時代的到來，使電子文件從無到有，并成為各單位日常辦公不可或缺的重要組成部分。電子文件的歸檔是將應歸檔的、經過整理的電子文件確定檔案屬性后，從計算機或網絡的存儲介質上拷貝或刻錄到可以動的磁、光介質上以便長期保存的工作過程。
　　對于文件的歸檔，首先要鑒定與選擇。要鑒定檔案的價值，對于具有保存價值的電子文件應當不斷改進技術、尋求更加優質的存儲方案。電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。它要求載體的材質過硬并需要多個備份盤，因為如果載體材質較差，就會影響文件的可讀性。數據易丟失的弱點則需制作多份備份，這樣，存檔工作的工作量無形中加大，存貯磁盤的數量也增加了。
　　對于電子文件，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統；將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門，檔案部門在與其他相關部門協商后，對文件格式等方面提出具體的相關要求。
　　電子文件歸檔工作會前移到電子文件生成之時。由于電子文件本身的特性、技術要求、載體形式的多樣性以及對計算機管理的特殊要求，在當今的數字時代背景下決定了其歸檔工作要比紙質文件的歸檔工作更為復雜。
　　二、數字時代電子文件歸檔中的問題
　　1、電子文件易復制、改動，對于“原件”的鑒別困難
　　在數字時代，計算機的應用普及以后，電子文件在很多方面取代了以往的文字材料。它由擬稿者直接寫在磁盤上，并進行修改，然后立即存貯到辦公信息數據中，由檔案管理人員、技術人員共享。
　　電子文件易于修改，而且改動后沒有絲毫的痕跡。電子文件制作過程的虛擬化使對其原件的判別難于實現，在不同時間不同地點，不同人可以獲得相同的文件，因而對于原件的辨認是一件難度頗大的工作，因而時常造成真假難辨的局面。
　　2、隨著技術的革新，計算機系統不斷更新換代，電子文件的歸檔常需要更改載體且難以長期保存
　　在數字時代，信息呈現爆炸式地增長，技術的更新換代周期也在不斷地縮短，電子文件的存儲與應用必須適應不斷發展、變化的計算機系統，為了保證電子文件的存儲與可讀性時常需要對其自身的結構與格式進行轉換。
　　與此同時，電子文件不再是存儲在固定的載體之上，對其原始性也就無從判別，并且，人們可以使用不同的方式進行輸出。②電子文件對保存與維護方面有著較高的要求，它需要一種適合于磁、光介質的保存環境甚至于對溫度、濕度的控制也要達到一定要求，因而，一段時間之后需要對其進行復制、更換載體。
　　3、在數字化時代，電子文件的信息安全受到威脅
　　第一，由于電子文檔易復制、修改且不留痕跡，在傳輸的過程中會造成信息的泄露。
　　第二，由于不同部門之間所使用的系統或系統更新有差異，因而，給文件的可讀性帶來了困擾，并且由于軟件系統的不斷更新，一些具有永久保存價值的文件無法讀取，目前實行的文件保存“雙軌制”也在一定程度上造成了電子文件本身的不完整。
　　第三，網絡化的普及以及由此帶來的互聯網病毒對電子文件的安全構成了潛在的威脅。計算機病毒通過文件的拷貝、傳送、運行程序等各種渠道，入侵電腦和計算機系統、復制和感染其他程序，盜取、篡改或毀壞電腦中的軟件和信息、破壞電子文件的存儲數據，這樣容易造成信息的泄露并導致一些信息的喪失。
　　4、從電子文件的生成到歸檔，缺乏規范的程序化管理制度
　　“目前中國國家檔案局組建了電子文件歸檔研究小組，出版了《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》，并且已經制定了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》和《CAD電子文件歸檔與光盤存儲辦法》兩個國家標準。但這只是我國電子文件管理方法探索道路上的一個開端。”③應該說，相關的管理規范和標準也都還在探索并逐步地制定中，這種管理的不規范和不完善也對電子文件的歸檔帶來了很大的困擾與麻煩，并對于進一步改善現狀提出了迫切的要求。
　　三、電子文件歸檔問題的解決對策
　　電子文件歸檔中的諸多問題給文件的歸檔工作帶來了困擾，如何更進一步地加強和改進文件歸檔工作是擺在檔案管理部門及其工作人員面前的一道難題。在新形勢下，針對電子文件歸檔過程中的諸多問題，筆者認為，可以從以下幾個方面加以解決：
　　首先，提高檔案管理人員的信息技術能力。作為數字化時代的電子文檔管理人員，必須不斷更新自己的知識儲備、提高自己的專業技能，使自己成為既懂計算機技能又精通業務管理的復合型管理人才。因此，檔案管理部門應該引進一批管理能力強、技術精通的人才，不斷豐富和更新檔案管理人才隊伍，同時加強培訓，提升專業技能，使檔案管理工作不斷向前推進。
　　其次，電子文檔由于其易修改、復制，難免會造成原件與復印件不分。對于此，檔案部門應該參與到電子文件的產生、運行到歸檔保存的各個環節中去，與各個文件部門協調、溝通好，對于生成的電子文件必須用嚴格的技術手段保證信息的原始性、真實性和完整性。由于其自身的特點，電子文檔可以在文件生成的同時進行歸檔，在生成的同時就可以對其進行相關處理，及時歸入檔案管理系統，甚至可以根據情況聯合軟件供應商，進行技術對接，使文件管理系統與辦公自動化系統銜接起來，實現文檔一體化管理。
　　第三，對已保存的電子文檔特別是具有重要保存價值的文檔進行定期檢測與復制，并根據需要更換載體、備份文件。對于存儲的光盤，為了保證其長期的可讀性，降低存檔的風險，必須對其進行定期的檢測并形成檢測制度，創造一個有利于光盤保存的環境，建立光盤的保護體系和管理標準。隨著軟件和計算機系統的更新換代，要及時將文件的格式轉換成當前的流行格式并且保存此類電子文件的應用軟件。另外，對于檔案部門的各種網絡數據庫要進行備份，在存儲的同時做好備份工作，并且對于一些具有保存價值的文件要及時進行紙質備份。在當前環境下，檔案管理的“雙軌制”原則也應當繼續堅持下去。
　　還有，在電子文件的歸檔過程中要構建防病毒的安保體系，確保信息安全。從技術層面來說，“通過開發應用數據加密程序，在應用軟件中提供密碼保護、自動加密保護以及在操作系統中采取‘密鑰’控制等技術手段，可以實現電子文件信息安全的防護，防范對電子文件的非法訪問和隨意修改。”④并采取相應的用戶身份鑒定技術、設置密碼，啟動防火墻和安裝殺毒軟件并及時更新升級等手段，以此來防止網絡病毒入侵以及黑客的攻擊；從法律層面來說，通過法律途徑來增強保護力度，必須以對歷史負責的態度加強文件管理的立法工作。
　　另外，要進一步規范電子文件的歸檔制度，電子文件的歸檔工作應當制度化和法制化。在當前情況下，紙質文件與磁、光等電子文件一