淺談學(xué)校人事檔案管理

　　摘 要： 人事檔案記錄著一個(gè)人的成長(zhǎng)足跡和歷史。它曾在招工、招生、部隊(duì)征兵、吸收黨員，以及干部提拔、調(diào)動(dòng)、出國(guó)等工作中發(fā)揮重要作用，體現(xiàn)了較高的使用價(jià)值。隨著人事制度的改革，人才流動(dòng)日益頻繁，高校人事檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。
　　關(guān)鍵詞： 高校人事檔案 高校人事管理 新模式
　　
　　人事檔案是人事管理實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，是客觀事物的原始記錄，其內(nèi)容主要是記述和反映個(gè)人的自然情況、社會(huì)經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作學(xué)習(xí)狀況等材料，并以此來服務(wù)于組織人事工作。隨著高校的經(jīng)濟(jì)地位和社會(huì)地位的提高，各類人才集聚高校，因此人事檔案管理的側(cè)重點(diǎn)和歸檔內(nèi)容順序需作相應(yīng)的調(diào)整。
　　1.高校人事檔案管理存在的問題
　　（1）材料利用分散。組織人事部門只掌握個(gè)人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職稱評(píng)定、工資等方面的材料，而教師的教學(xué)科研情況材料則比較分散，一部分由各個(gè)系室收集，一部分由教學(xué)科研處掌握，要了解一個(gè)教師的綜合情況，就必須到幾個(gè)部門去了解、去統(tǒng)計(jì)。這種分散管理破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映教職工的真實(shí)面貌。
　　（2）材料內(nèi)容過于形式化，空洞無(wú)物。比如每年一次的鑒定考核內(nèi)容基本都是相同的，評(píng)語(yǔ)都基本上是“堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則、擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)”，“努力鉆研業(yè)務(wù)”，“科研能力較強(qiáng)”之類的話語(yǔ)，很難反映一個(gè)人的特點(diǎn)和全貌，體現(xiàn)不出個(gè)性特色。
　　（3）部分材料不規(guī)范、不完整。應(yīng)該歸檔的材料檔案里沒有，不應(yīng)該歸檔的材料卻出現(xiàn)在檔案里，還有的歸檔材料書寫不規(guī)范，形式不統(tǒng)一，有的材料還是復(fù)印件，歸檔紙張大小不一，有的考核材料沒有本人簽名，部分檔案材料中有些人的出生年月，加入黨團(tuán)的時(shí)間、學(xué)歷，以及參加工作時(shí)間等前后記載不一致，出現(xiàn)年齡越填越小，工作時(shí)間越填越早，學(xué)歷越填越高等現(xiàn)象，使檔案材料的真實(shí)性大大降低。
　　（4）制度不健全，管理方法落后。從收集、鑒別、歸檔整理、保管保密到轉(zhuǎn)遞、查（借）閱利用等人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)缺乏一整套系統(tǒng)的規(guī)章制度。檔案材料的鑒別、編排、裝訂、查閱檢索等一系列環(huán)節(jié)均為手工操作，工作效率低下，準(zhǔn)確性較差，利用率較低，與科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求差距甚大，計(jì)算機(jī)、光盤、掃描儀、縮微設(shè)備等現(xiàn)代信息技術(shù)手段尚未在學(xué)院人事檔案管理中廣泛應(yīng)用，難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要。
　　（5）缺乏深入精神。長(zhǎng)期以來，檔案室只求看好大門、守好小攤，檔案不丟便可萬(wàn)事大吉，在思想上形成看家守業(yè)的“保管型”思維方式，開拓創(chuàng)新意識(shí)欠缺，思路比較狹窄，視野不開闊，仍處于“被動(dòng)服務(wù)”的局面。干部人事檔案日常的大量的傳統(tǒng)的利用工作是接待利用者的查閱，辦理檔案借出手續(xù)，為個(gè)人因辦理入黨、升學(xué)、深造、提干等事宜出具有關(guān)證明材料，而很少對(duì)檔案材料進(jìn)行進(jìn)一步的分析研究、再加工或開發(fā)匯編，將檔案信息轉(zhuǎn)化成可被利用的檔案信息。
　　2.高校人事管理的特點(diǎn)
　　（1）人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性。人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡(jiǎn)單；而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。
　　（2）利用者對(duì)人事檔案需求的多樣性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開人才，無(wú)論是外資、合資、國(guó)有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國(guó)家公務(wù)員，以及大中專畢業(yè)生社會(huì)就業(yè)，都不會(huì)忽略人事檔案的利用。由于利用者類型、利用用途的多樣性，他們對(duì)人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面的需求存在多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個(gè)人也需要，那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。
　　（3）人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，降低了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時(shí)，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。
　　3.高校人事管理新模式的探索
　　（1）抓好隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性極強(qiáng)的工作，既涉及國(guó)家，又涉及個(gè)人的切身利益，對(duì)檔案管理人員在政治素質(zhì)、專業(yè)文化知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)方面提出了很高的要求。在選配檔案管理工作人員時(shí)，首先要注重選拔具有高度的責(zé)任心、強(qiáng)烈的事業(yè)心、愛崗敬業(yè)和默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)精神、黨性好、作風(fēng)正、守紀(jì)律、保守機(jī)密、具有一定工作能力和文字水平，且熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的黨員干部從事檔案工作。其次要經(jīng)常進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握科學(xué)的管理方法和手段，探索人事檔案管理的規(guī)律性和科學(xué)性。最后，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案管理人員的思想、學(xué)習(xí)和工作，努力解決他們工作生活中的實(shí)際困難，充分調(diào)動(dòng)各部門及兼職檔案員的工作熱情和積極性，使人事檔案管理邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
　　（2）健全工作制度，加強(qiáng)科學(xué)管理。建立健全各項(xiàng)干部人事檔案管理制度是做好工作的前提和保證，干部人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規(guī)章制度來制約，就會(huì)無(wú)章可循、無(wú)所適從。因此，應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并堅(jiān)持執(zhí)行，使其真正落到實(shí)處。尤其要建立應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理人事檔案的各項(xiàng)制度，特別是對(duì)檔案材料收集歸檔、轉(zhuǎn)遞、查閱、保管制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，阻止虛假材料進(jìn)檔，避免出現(xiàn)無(wú)頭檔案及死檔棄檔，完善人事檔案整理工作細(xì)則，使檔案的整理更加科學(xué)全面完整，為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。同時(shí)，強(qiáng)化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現(xiàn)象，使檔案工作逐步達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和科學(xué)化，為高校干部人才隊(duì)伍建設(shè)提供更好的服務(wù)。
　　（3）檔案客觀真實(shí)，突出個(gè)性特色。學(xué)校人事檔案工作除具有一般檔案工作的共同屬性和特點(diǎn)外，還具有自身的個(gè)性特點(diǎn)和特殊性。一是管理范圍較廣，形成檔案材料的部門較多；二是建檔對(duì)象文化層次較高；三是檔案的利用率較高。為確保檔案材料及時(shí)更新和完整齊全，首先，應(yīng)補(bǔ)充新時(shí)期形成的材料，例如將人事調(diào)動(dòng)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、公積金等與個(gè)人利益密切相關(guān)的材料納入個(gè)人檔案之中。其次，應(yīng)以收集客觀材料為主，如教師教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)研究和反映教師思想品德、敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長(zhǎng)、工作能力、成就貢獻(xiàn)等方面的評(píng)價(jià)材料，即能真正反映個(gè)性特征的內(nèi)容材料。人事檔案收集的渠道不應(yīng)是單一的，而是多方面的；不僅要通過組織、人事部門收集干部管理活動(dòng)中形成的資料，還要通過學(xué)校機(jī)關(guān)各相應(yīng)管理部門收集當(dāng)事人的教學(xué)情況、科研成果及其他業(yè)務(wù)方面的材料。通過這樣的拓寬渠道來收集材料，才能全方位地立體地反映職工的整體面貌。
　　（4）人事檔案的科學(xué)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案管理要把人才檔案信息化，把人事檔案中的現(xiàn)實(shí)記錄轉(zhuǎn)化為“活”信息，建立一個(gè)豐富強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人才隊(duì)伍進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和定量分析，為組織人事部門提供人才信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。人事檔案信息化管理系統(tǒng)最主要的部分是人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，它主要包括人員的基本情況、人員的職務(wù)和職稱情況、人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況及其他情況。它集中了組織、人事部門管理工作所需要的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，不僅能夠重復(fù)使用，提高數(shù)據(jù)的利用率，而且能夠消除重復(fù)的數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個(gè)結(jié)構(gòu)比較合理，功能比較完善，可以共享的人才信息資源，可以隨時(shí)為學(xué)校各部門的業(yè)務(wù)管理提供多功能、深層次的信息服務(wù)。同時(shí)，檔案管理人員還可以針對(duì)本校人事檔案管理的實(shí)際利用情況，以現(xiàn)實(shí)需要為前提，對(duì)一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，例如學(xué)歷、學(xué)位證書，近期的干部履歷，干部職務(wù)任免、職稱審批表，各種資格證書，等等。
　　完整、真實(shí)的人事檔案才能全面、準(zhǔn)確地反映人的德、能、勤、績(jī)，才能更好地為組織人事及學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。因此，學(xué)校人事檔案工作必須積極探索、大膽實(shí)踐，不斷創(chuàng)新，把工作推上新的臺(tái)階。
　　
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