文書檔案管理的辦公自動化

　　摘要：文書檔案辦公自動化并不是一項孤立單獨的工作，它的最終目的是為了使檔案工作更好地為企業(yè)的生產、科研、基本建設、經營等活動服務。本文探討了文書檔案管理辦公自動化的管理和利用，應用優(yōu)點和存在的問題及解決方法。
　　關鍵詞：文書檔案 辦公自動化
　　中圖分類號：C93文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2012）09（b）-0245-01
　　文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反應著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面過程。檔案信息作為一種特定的資源，有相當一部分信息是社會公眾信息，檔案信息的屬性決定了它是一種歷史記錄，只有當決策時需要回溯性利用時，它才能發(fā)揮其管理功能。檔案信息資源開發(fā)就是從館藏檔案中，挖掘和揭示出人們在管理、研究、生產、生活及其他方面所需要的信息。一個單位或企業(yè)要想有效地開發(fā)并利用檔案資源，必須熟悉和掌握檔案本身的特點、檔案信息開發(fā)的主體、客體及實現(xiàn)檔案信息開發(fā)利用的途經和手段。針對實踐應用過程中遇到的一些問題談一點粗淺的認識。
　　1 文書檔案的管理與利用
　　檔案信息資源能否被充分開發(fā)利用，在很大程度上取決于檔案用戶和檔案開發(fā)人員的情報素質。如果設計或管理人員沒有充分認識到檔案是一種信息資源，他就不會成為檔案用戶。文檔管理現(xiàn)代化，是加強文檔管理工作的必由之路，管理方法、手段的落后，直接影響文件和檔案質量，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。要把握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質，傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人來完成，在信息社會中，人對檔案的管理主要是依靠信息技術，但人文管理在其中也起著極其重要的核心作用，信息技術終歸只是工具及方法，究其原因有：一是人是信息的生產者、組織者、利用者及信息資源的管理者和決策者，人在檔案信息的管理中起決定性的作用；二是信息技術只是信息資源管理的工具。有許多問題，如檔案信息資源的完整性、信息資源的供給。所以，檔案管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，更要注重計算機知識、信息技術學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。
　　2 應用辦公自動化后文書檔案管理的優(yōu)點
　　2.1 辦公效率大幅提高，文件和文字信息得到充分交流與共享
　　在以往傳統(tǒng)紙質文件的管理，將文件與檔案管理分成兩步：第一步即由文秘部門完成文件的生成、收文的處理、文檔的預立卷及移交檔案部門；第二步即由檔案部門完成檔案的保管、查閱及提供利用。手工勞動不僅勞動強度大，而且由于重復性勞動多，使人易疲勞、疏忽等，容易造成文件整理缺漏而導致檔案的不完整，還造成文件和信息查找困難。最突出的弱點就是辦公效率低下，這與當今飛速發(fā)展的經濟時代的快節(jié)奏是格格不入的。在使用計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。在紙質文件管理環(huán)境中，除了普發(fā)文件外，大量的文件（檔案）都是“孤本”，即使存在副本或文件匯編，其數(shù)量也很有限。這不僅加大了保存上的風險，而且也給利用帶來了諸多不便，利用者的人數(shù)、利用的時間與地點都受到了限制。傳統(tǒng)的紙質文件可以說是一種聚集在固定場所、固定時間內為有限的利用者所用的“有形的資源”。而在電子環(huán)境下，這種“有形”的觀念被打破，同一份文件，可以為眾多需要它的利用者所“共享”。并且通過網(wǎng)絡這個平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
　　2.2 文件保存的穩(wěn)定性，傳遞的速度和安全性
　　與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長的多。電子文件的復用性遠遠優(yōu)越于其他載體形式的文件，這是由數(shù)字信息利用的無損性決定的，重復利用不會導致文件本身的老化。將其與記錄在紙載體上的信息作比較，隨著利用次數(shù)的增多，載體的損傷程度和字跡老化的程度也會不斷增加；而一份電子文件無論多少次顯示在計算機屏幕上或是打印到紙張上，其信息都不會受到任何損失和破壞，正當?shù)睦没顒硬粫﹄娮游募男畔勖a生絲毫損傷，而其“原件”仍保存在磁帶、磁盤或光盤中，也不受損失和破壞，對于利用頻繁和用量較大的檔案（如圖紙），特別有益于原件的保護。在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，直接通過網(wǎng)絡工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
　　3 改革措施和解決辦法探討
　　針對在文書檔案管理信息的電子化應用中出現(xiàn)的實際問題，提出以下舉措：（1）針對安全性問題，在文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡中設置隔離帶。通過這個隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡內傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。設備的配備，各單位可根據(jù)自己業(yè)務范圍的大小和工作量的多少來配備，可多可少，條件充許的可一次到位，配好配足。條件不充許的可先滿足正常工作的基本要求。（2）針對人員素質低的現(xiàn)象，要加強工作人員的教育培訓。培訓過程中，同時也是宣傳和統(tǒng)一認識、統(tǒng)一作法的過程。對檔案管理人員不但要培訓，提高他們的管理水平和業(yè)務能力。對形成人員也要培訓，使他們明確管理要求，以做好本職工作，對檔案管理人員的培訓，還要進行計算機知識和應用軟件的培訓，進行相關知識專業(yè)知識的培訓。否則，形成人員應用軟件形成的電子文件我們不懂，就無法參與管理。要更新現(xiàn)有人員的知識庫，學習新知識，以適應新工作。
　　參考文獻
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