加強企業人事檔案信息化管理的幾點思考

摘 要：面對信息技術飛速發展的今天，企業人事檔案實現信息化管理，提升了企業人才合理調配的實效性，提高了人事檔案管理和利用效率，使企業的人事檔案管理工作真正實現現代化和信息化，推動了企業的持續有效發展。所以，企業亟待培養和加強人事檔案信息化管理意識，健全企業人事檔案信息化管理的規范指導體系，提升企業人事檔案信息化管理工作者的綜合素質。

關鍵詞：企業人事檔案；檔案信息化管理；企業人才

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）24-0067-02

隨著社會的進步，現代企業管理機制的不斷完善和規范，人力資源管理作為企業管理職能中的組成部分，已經成為關乎企業長遠發展的重要管理項目。加強企業人才隊伍管理，促進人盡其才、才盡其崗是企業持續發展的重要保證。那么加強企業人才隊伍管理，關鍵是要加強企業人事檔案管理。企業人事檔案是各類人才在社會、企業實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。加強企業人事檔案管理有助于企業全面考察、了解和正確選拔、任用人才，保證企業持續有效發展。目前，在網絡科技日新月異、咨訊交流方便快捷的時代，加強企業人事檔案管理的重點就是實現人事檔案的信息化管理。

人事檔案的信息化管理，其核心內容就是通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，對人事工作中產生的各類信息，特別是對人事工作中產生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為企業人事檔案工作提供及時高效的服務，以實現檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。具體來說，通過數據處理技術，對不同組織形式（有卷、無卷）的人事檔案分庫，對不同信息形態（文字、圖片、影像、錄音）的人事檔案同庫處理，有效地解決了人事檔案管理中電子文件、實體文件并列運行階段的文件歸檔問題，多媒體人事檔案信息的綜合管理問題。其主要包括三方面內容：一是人事檔案電子文件的運行系統；二是人事檔案電子信息的安全系統；三是保證人事檔案電子文件原始性、真實性、完整性的歸檔系統。那么如何加強企業人事檔案信息化管理，主要有以下幾點思考。

一、樹立加強企業人事檔案信息化管理的緊迫意識

企業人事檔案是企業在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。在信息技術飛速發展的今天，如何快捷地對人事信息進行篩選、排序、分類、匯總、查詢和檢索，確保企業人事檔案管理工作高效運行，是當前加強企業人事檔案信息化管理的緊迫任務。

一方面，企業高層和相關部門需高度重視人事檔案管理的信息化建設。實現人事檔案信息化管理是一項繁重的工作任務，這些工作的順利進行，必須得到企業高層和相關部門的高度重視，尤其企業各級管理層要從上到下形成共識。樹立加強企業人事檔案信息化管理的緊迫意識，從意識形態上重視，從物質形態上支持，認真總結檔案管理工作的陳舊的管理手段和方式，創新完善適應現代企業發展要求的檔案管理新機制、新內容，推進企業人事檔案信息化發展的速度，逐步建立與企業現代化發展相適應的人事檔案信息化管理工作機制。使人事檔案信息化管理工作切實促進企業發展，使企業在人才培養和使用上更趨合理、更有針對性和方向性。這樣不僅提升了企業人才合理調配的實效性，更達到了人盡其才的目的，調動了職工的工作積極性和主動性。

另一方面，培養企業人事檔案管理人員的信息化意識。企業人事檔案管理人員受知識結構、年齡等因素影響，往往對傳統的檔案管理方式形成依賴；信息安全、穩定問題仍處在不斷完善階段，其常沒技術能力應對電子檔案的有關問題。所以，企業人事檔案管理人員可能難以接受以電子文檔為主的信息化方式管理檔案。企業應樹立人事檔案管理的效率意識，幫助員工認清信息化管理的效率優勢；企業應增強人事檔案管理人員的學習意識，不斷提高員工文化素質、改善知識結構；企業應普及與時俱進意識，保證員工與時代接軌，加強企業的競爭力。總之，要在意識上與時俱進，不斷更新服務觀念，善于運用現代化的管理設備創新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。還要有不斷學習新知識、新技術、新理念的習慣和勁頭，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規范、標準、高效、高質地工作。

二、健全企業人事檔案信息化管理的規范指導體系

在信息技術飛速發展的今天，很多企業的人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數據庫沒有建立，管理的重心還是實體管理，實現人事檔案的信息化管理在一些單位還是一句口號。很多人事統計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費。這種管理方式的封閉、管理制度的陳舊、管理手段的落后勢必影響企業的發展與用人機制，所以，健全完善一套加強企業人事檔案信息化管理工作的規范指導體系也是迫在眉睫。另外，人事檔案記載的信息非常豐富，時間跨度也大，由于主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息常常會或多或少有差錯，數據前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄，如何能讓這些問題在信息化建設中得到順利地解決，使原始紙質檔案與數字檔案做到很好的銜接，并且在數據庫建設的同時解決標準化與規范化的問題，這就要求我們要有一個完整的業務規范指導體系，使從事檔案信息化建設的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導，從而形成一個統一、規范、科學、縝密的人事檔案信息資料數據庫。還有，人事檔案的信息化建設是檔案資源科學、有效整合的手段，建立人事檔案的數據庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎上，實現人事檔案的電子化，將有關信息全部錄入計算機，利用人事檔案信息對人員隊伍進行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷。同時，在錄入數據庫的基礎上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數據資料，使企業的人事檔案管理工作真正實現現代化和信息化。

同時，應做好人事檔案信息化管理的安全、穩定應對工作。信息化管理最大的挑戰之一就是安全性、穩定性。人事檔案信息化管理的安全和穩定，指硬件設備（服務器、電腦、移動硬盤等）和軟件（操作系統、數據庫、人事檔案軟件等）中的數據受到保護，不被無意地或惡意地破壞、修改和泄露。人事檔案信息系統能夠連續、可靠、正常地運行，有關信息服務不會被中斷，保證人事檔案信息的可用性、真實性、保密性和完整性。不但要防止來自互聯網、移動存儲設備的計算機病毒感染，也要防止人事檔案管理人員及其他員工對人事檔案信息的篡改。所以應做到：一是制定嚴格的人事檔案信息化管理的規章制度，規范化人事檔案信息化的操作流程；二是對人事檔案管理的文檔、軟件進行加密；三是保證操作系統的安全性；四是實行嚴格的安全管理，如對存儲有人事檔案電腦接連互聯網、移動存儲設備的管理，定期進行數據備份，定期檢查等。

三、提升企業人事檔案信息化管理工作者的綜合素質

人事檔案管理工作是專業性、政治性、機密性較強的工作。涉及個人的隱私和企業員工的成長、工作、遵紀守法的記錄，其材料份數多，資料復雜，實現信息化管理，對檔案管理人員要求，不僅具備一定的政治素養和專業素養，而且，還要具備一定的檔案業務知識、電腦操作知識、一定的軟件應用能力和網絡知識，才能做好人事檔案材料的管理和存放，才能做好人事檔案的信息化維護和管理。

第一，建設信息化人才隊伍。人事檔案信息化建設的一個關鍵因素就是建設一支高素質的檔案信息化管理人才隊伍，在人事檔案信息化建設過程中，需要檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業知識能力，更要具有創新意識、創新能力及熟練應用現代化管理設備的能力。從事檔案信息化管理的工作人員，不僅具有較好的檔案管理理論素養及檔案管理實踐經驗，同時具有傳統的紙質檔案歸檔能力和現代的信息化檔案歸檔管理能力。

第二，提高人事檔案信息化管理人員的思想覺悟。電子文檔比紙質檔案的查看、修改、提取更方便，若管理人員的保密意思、安全意識較差，可能產生人事信息泄漏、篡改的不良影響。日常工作中，應通過宣傳、學習等方式提高人事檔案管理人員的思想覺悟。

第三，吸納不同專業背景人才。檔案管理不應只有傳統檔案管理、人力資源管理等專業背景的人才，更應吸納具有計算機科學、信息安全技術、網絡技術、密碼技術等專業背景的人才。調整人事檔案管理的整體人員結構，建設綜合性的人事檔案管理團隊，以適應現代化企業建設要求。當然，考慮到企業規模和人力成本，有時不可能在人事部門配備各種專業人才，可以試著與企業內部有關技術部門共同組建人事檔案信息化管理團隊。

第四，創造業務培訓機會。信息化時代對每一位人事檔案管理人員在業務素質上提出了更高的要求。企業人事檔案管理工作人員要加強專業知識學習，不斷擴寬自己的知識面提高掌握現代化、信息化管理技術的能力，努力使自己成為既熟悉人事檔案管理業務知識、又懂得計算機管理的具有雙重知識結構的復合型人才。企業內部需為員工提供學習和再學習機會，聘請專家到企業為員工講解、培訓有關知識，鼓勵員工積極參加企業外的其他社會培訓、技術交流、管理經驗交流。