Excel中數據安全處理方法探討

摘要：本文介紹了企事業單位首選的常用辦公軟件——Excel中數據安全性處理的幾種方法。從工作薄加密保存、數據有效性設置、數據隱藏、數據保護等方面進行了詳細介紹。

關鍵詞：工作薄 工作表 加密 數據有效性 數據隱藏 數據保護

1 概述

Excel是微軟辦公自動化套件中的一款電子表格處理軟件，它繼承了Windows的優秀風格，向用戶提供了極為友好的操作界面，把文字、數據、圖形、圖表和多媒體對象等集于一體。Excel的用戶界面以表格形式出現，可以根據需要快速、方便地建立各種電子表格，處理各種類型的數據，并有強大的自動填充功能，大大提高了制表效率。

Excel還提供了數百個各種類型的函數，具有強大的數據處理和分析功能，還具有表格的美化功能，能制作圖文并荗的數據圖表，使得每一份數據報表就像一個藝術品一樣賞心悅目。

2 工作薄加密保存

作為數據安全的第一道屏障，那就是給工作薄設置密碼。密碼分為打開密碼與修改密碼。建議兩個密碼同時設置且不同。即使打開密碼被破解，在修改密碼沒破解的情況下，工作薄只是以只讀方式打開，不能修改。也就是說數據是不會被破壞的。

設置打開密碼與修改密碼的操作方法如下：打開工作薄，單擊“office按鈕”選擇“另存為”命令中的某一樣式，打開 “另存為”對話框中。在“另存為”對話框中“保存”按鈕左邊有個“工具”按鈕，單擊之選擇“常規選項（G）…”命令，打開“常規選項”對話框，窗體上有“打開權限密碼”與“修改權限密碼”兩個文本框，分別在其內輸入密碼，然后單擊“確定”按鈕，會再次要求輸入以上密碼以便確認。請切記及保管好這兩個密碼。

如果想取消密碼，在工作薄已經打開的情況下，按照以上方法，將“打開權限密碼”與“修改權限密碼”兩個文本框中的密碼刪除即可。

3 數據有效性設置

數據有效性指的是某些數據區域只能輸入滿足一定條件的數據，當輸入不滿足條件的數據時會提出錯誤警告。操作方法是：選定需要設置輸入條件的單元格區域，單擊“數據”選項卡，單擊功能區上的“數據有效性”按鈕，選擇“數據有效性（V）…”命令，打開“數據有效性”對話框。

在“設置”選項卡中可以根據選定區域數據的要求設置有效性條件。在“允許（A）：”下拉列表框中選擇允許輸入的數據類型，在“數據（D）：”下拉列表框中選擇條件限制運算符，然后根據情況設置值的范圍。例如：如果在選定區域打算輸入學生某門課的成績，那么一般是0～100之間的整數，因此可以如下設置：在“允許（A）：”下拉列表框中選擇“整數”，在“數據（D）：”下拉列表框中選擇“介于”，然后會出現“最小值”與“最大值”兩個文本框，分別輸入0及100即可。

在“輸入信息”選項卡上可以設置單元格輸入數據時的提示信息，例如上面的成績錄入，可以在“標題”文本框中輸入“友情提醒”，在“輸入信息”文本框中輸入“請輸入0～100之間的整數”。

在“出錯警告”選項卡上可以設置數據錄入有錯誤時的處理情況。在“樣式”下拉列表框中可以選擇“停止”或“警告”或“信息”三種情況。“停止”樣式表示在單元格中錄入的數據必須在設置的范圍內才能進行下一個數據的錄入操作；“警告”樣式表示錄入的無效數據可以根據你的選擇來確認是否保留；“信息”樣式表示在單元格中錄入無效數據時只是給出提示，可以繼續下一個數據的錄入。根據你選擇的不同樣式，可以在“標題”及“錯誤信息”文本框中輸入相應的提示標題與提示信息。

經過以上設置后單擊“確定”按鈕，即可完成該數據區域有效性設置。當在該區域單元格中輸入數據時會有一個提示信息，當輸入超出范圍的無效數據時會出現錯誤信息的提示，可以大大提高數據錄入的正確性。

對于象性別列只有“男”、“女”兩種數據選項，或是諸如部門列只有有限的幾種數據選項時，可以先在存放數據的區域外空白地方連續單元格中把幾個數據選項依次錄入，然后在“設置”選項卡中“允許（A）：”列表框中選擇“序列”，在出現的“來源（S）：”文本框中單擊右邊的選擇范圍按鈕，選定剛才錄入數據項的那幾個單元格即可。通過這樣的處理，在單元格中錄取數據時可以直接使用下拉列表選擇數據項，不用另外輸入，數據正確性與有效性就更容易得到保證了。

對于日期型數據也可以設置范圍，對于文本型數據可以限定長度，靈活使用“數據有效性”設置，可以大大提高數據的正確性與有效性。

4 數據隱藏

對于一些重要的需要保密的只能數據管理員自己所見的數據，那么可以進行相應的隱藏措施。根據需要隱蔽的對象是行、列還是表，先選定要隱藏的對象，然后單擊“開始”選項卡，單擊功能區上的“格式”按鈕，在展開的菜單中選擇“隱藏和取消隱藏”中相應的“隱藏行”、“隱藏列”或“隱藏工作表”等命令，這樣被選定的對象就會被隱藏起來不再可見。如果需要重新顯示它們，只要選擇該菜單中的“取消隱藏行”、“取消隱藏列”或是“取消隱藏工作表”等相應命令即可。

5 工作薄與工作表保護

有時候為了保證工作薄中的所有工作表不被誤刪除或是工作表中的單元格中數據不被誤修改時，可以考慮使用工作薄及工作表保護功能。

工作薄的保護：可以保護該工作薄的結構不被破壞，即所有工作表不被誤刪除、也不會被移動或是復制、也不能插入新的工作表，但不能保證單元格中的數據不被修改。操作方法是：打開工作薄，單擊“審閱”選項卡，單擊功能區上的“保護工作薄”按鈕，選擇“保護結構和窗口”命令，在打開的對話框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕后會要求再次輸入密碼。這個工作是很重要的，因為工作表一旦被誤刪除是不能被恢復的。如果要取消工作薄的保護，只要再次單擊“保護工作薄”按鈕下的“保護結構和窗口”命令，使其前面的復選鉤去掉即可。當然如果設置了密碼，會詢問保護密碼，只能準確輸入后才能解除工作薄的保護。

工作表的保護：可以確保工作表中的所有數據不被修改甚至格式化，該功能可以跟工作薄保護配合使用。選擇某工作表，單擊“審閱”選項卡的功能區上的“保護工作表”按鈕，打開“保護工作表”對話框，在對話框中輸入密碼即可。如果希望工作表保護后還能進行一些操作，那么可以在這個對話框的列表框中選定相關操作。通過以上設置后功能區上的“保護工作表”按鈕會變成“取消工作表保護”按鈕。通過這個操作，該工作表中所有單元格中的數據都不能被修改，保護了數據的安全性。如果需要取消工作表的保護，則可以單擊“取消工作表保護”按鈕。

部分數據區域的保護：上面工作表的保護由于工作表中所有數據不能被修改，有時會帶來一些問題。對于工作表中一些并不重要且偶爾需要修改的單元格數據而言，那么如上處理后操作起來就不方便了，每次得先取消保護然后修改后再保護，很麻煩。針對這種情況可以只是保護工作表中的重要數據區域而非所有數據區域。由于數據保護是建立在單元格被“鎖定”功能的基礎上的，因此為了達到部分數據區域的保護效果，首先得先取消非保護區域單元格的“鎖定”功能。操作方法如下：①選定工作表中所有單元格（在工作表左上角行、列標簽的交界處有個整表選定按鈕，單擊之即可），然后單擊“開始”選項卡，在功能區單擊“格式”按鈕，選擇“保護”組中的“設置單元格格式（E）…”命令，打開“自定義序列”對話框，選擇“保護”選項卡，將“鎖定”命令前的復選鉤去掉，單擊“確定”按鈕。②選定需要保護的數據區域，再次單擊“格式”按鈕，選擇“保護”組中的“鎖定”命令。③第三次單擊“格式”按鈕，選擇 “保護”組中的“保護工作表”命令，然后會打開“保護工作表”對話框，按要求輸入密碼。

經過以上三步的處理，該工作表中只有部分數據區域被保護了，其他數據區域是正常可以被編輯的。

6 結束語

針對Excel工作薄而言，經過以上介紹的幾種途經的處理，數據安全性與隱蔽性是能夠得到充分保障的，當然前提是你的密碼必須只有你自己知道也不能忘記，要不然自己也無能為力了。另外要想數據真正做到安全，得給自己的電腦加上保密措施，可以設置開機密碼，重要文件要加以備份，也可以對文件進行隱藏。通過一系列的安全措施后，相信你的數據是相當安全的了。

參考文獻：

[1]叢飚，陳卓然.基于Excel VBA的黨員統計審核程序的設計與實現，福建電腦，2009-10-01.

[2]徐志偉，孫航.VBA讀取Excel工作表數據方法探索，湖北廣播電視大學學報，2011-06-01.

[3]阿飛.淺談Excel97的使用技巧，電腦采購周刊，2001-06-20.