人事檔案管理的信息化建設探析

摘 要:信息技術的飛速發展給人事檔案管理工作帶來新的機遇和挑戰，加強人事檔案信息化建設、積極推進人事檔案現代化管理是人事檔案管理工作發展的必然趨勢。以人事檔案管理信息化建設的意義為出發點，分析目前檔案信息化建設中存在的關鍵問題，提出檔案信息化建設的新思路、新策略。

關鍵詞:人事檔案 信息化建設 檔案管理

中圖分類號:G202文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2012)04(a)-0201-01

21世紀，人類社會進入了一個全新的信息化時代。隨著信息技術日益滲透到社會的各行各業，人事檔案管理工作的發展只能順應時代的要求，朝著信息化方向發展，這就使得人事檔案管理信息化成為現代人事檔案管理的重要組成部分。人事檔案管理信息化的核心內容就是充分利用現代計算機技術，把傳統的紙質檔案實體轉變為電子化、數字化和網絡化的載體，實現檔案資源的共享，提高檔案管理與利用的效率。

1 人事檔案管理信息化建設的意義

黨的十六大報告中明確指出:“信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇”、“大力推進信息化，加快建設信息化”。信息化是當今社會發展的一大趨勢，是現代管理的重要特征。在信息化管理的背景下，人事檔案管理信息化是時代發展的必然趨勢，也是當前人事檔案管理改革的方向。

1.1 符合信息化時代要求，是現代化管理的體現

2002年11月國家檔案局印發的《全國檔案信息化建設實施綱要》適應國家改革和發展的需要，并在綱要中明確指出了當前全國檔案信息化建設的目標和主要任務。由此可見，加快實現人事檔案管理的信息化建設，適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求，對于改善人事檔案管理工作，提高人事部門的工作效率，使人事檔案在社會的發展中得到充分有效地利用具有重要的現實意義。

1.2 能夠實現人事檔案信息資源共享，更好的服務于社會和人民

在信息化進程飛速發展的今天，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源之一。檔案管理的信息化建設就是把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務，更好的服務于社會工作。

2 人事檔案管理信息化建設存在的關鍵問題

2.1 管理觀念滯后，管理部門權責不明

目前人事檔案的管理模式還主要是傳統的內向、封閉式管理，即人事檔案主要由人員所在單位內部的組織、人事部門進行封閉式管理，個人對自身的檔案并無知情權，這就給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，使得人事檔案變得神圣化、權威化。在現代化的今天，隨著人員流通變動頻繁，人員的職稱、考核及學歷等材料的時時變化，使得人事檔案的動態性增強，要對人事檔案時時更新形成，在人事檔案的形成過程中，各形成部門由于權責不明晰往往會出現相互推諉、扯皮，對人事檔案材料的收集不夠重視，使得檔案材料的來源受制，人事檔案管理工作處于被動，不能更全面的為社會服務。

2.2 信息化標準規范不統一，信息化系統不完善

標準規范化是人事檔案管理的信息化建設的基礎，要實現檔案的信息化建設就必須建立規范機制。在現有的人事檔案管理工作中，很多單位都從自身利益出發，分別采用不同的管理模式，沒有統一的標準去遵循，各搞一套，自稱體系，造成檔案信息化的網絡無法暢通，信息化資源共享也不可能實現。還有很多單位采用不同的人事檔案信息化管理系統，這些系統往往只能符合它們本單位的需求，在人才流通迅速的今天，無法滿足檔案信息的社會化的需求。

2.3 檔案管理信息化人才隊伍水平整體不高

人事檔案的信息化建設要求管理人員在精通傳統檔案管理經驗的基礎上，還必須掌握計算機、網絡等現代管理技術。目前很多人事檔案管理人員的管理工作還僅僅局限于紙質檔案的建立和保管層面上，雖然單位都給管理人員配備了計算機，但是也僅局限于人事檔案的基本信息的錄入、打印檔案目錄等，無法進行人事檔案信息的查詢和檢索，人事檔案的數字化基本沒有實現。檔案管理信息化人才隊伍的現代管理水平不高，也是阻礙檔案管理信息化建設實現的一大障礙。

3 人事檔案管理信息化建設的新思路與對策

3.1 建設現代化的基礎設施，完善人事檔案信息數據庫

在人事檔案管理的信息化建設進程中，要不斷建設現代化的基礎設施，提高各級各類檔案部門、檔案室的計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。建設過程中充分運用計算機技術、網絡技術等，加快檔案目錄數據庫的建設，積極推擠檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，完善檔案信息資源建設和數字化進程。同時建設現代化的檔案管理應用系統，盡快在全國推廣應用相對統一、符合規范的檔案管理軟件，為檔案信息交換以及檔案信息資源共享創造條件。

3.2 健全各種相應的規章制度，加大安全保密力度

在信息化建設進程中，還要注重健全各種相應的規章制度，提出比較成熟的行政立法建議，推動相關配套行政規章的制訂和完善，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，推進檔案信息化法制建設。重點是集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標準，采取切實措施進行宣傳與貫徹，完善檔案信息化標準體系。

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，人事檔案材料需要專人管理、單獨存放，針對對目前人事檔案管理工作者普遍缺乏計算機信息安全保密方面的基本知識，所以還應注重檔案信息安全保障體系的建設，逐步完善檔案信息安全管理體制。在信息化進程中，各級檔案部門要加強對檔案管理系統的管理，實現專人專管專用，確保檔案數據庫的安全，加強對電子文檔的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實有效完整。還要注重對檔案管理人員的安全培訓工作，對專職檔案管理人員定期進行安全培訓，提高信息安全意識，防止泄密、失密等情況的發生。

3.3 培養高素質的復合型專業隊伍

檔案管理的信息化建設對每一位檔案管理工作者都提出了更高的業務水平要求，要求管理人員在不斷加強專業知識學習，拓寬自己的知識面的同時，還要加強對計算機知識及人事檔案管理系統軟件的學習，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能，努力成為既熟悉檔案管理業務又懂得計算機管理技術的高素質復合型人才。同時還要不斷加強檔案管理人員的政治思想和職業道德教育，使得他們具有較高的政治思想和責任心。

人事檔案管理的信息化建設可以實現信息化的人事信息管理模式，對實現人事人才信息的社會化服務具有非常重要的現實意義。同時，它也是一項長期而艱巨的戰略任務，任重而道遠，檔案管理人員要認清形勢，積極創造條件，盡快實現人事檔案管理的信息化，完成檔案管理的根本變革。

參考文獻

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