人事檔案管理的信息化建設(shè)探析

摘 要:信息技術(shù)的飛速發(fā)展給人事檔案管理工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn)，加強人事檔案信息化建設(shè)、積極推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理是人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。以人事檔案管理信息化建設(shè)的意義為出發(fā)點，分析目前檔案信息化建設(shè)中存在的關(guān)鍵問題，提出檔案信息化建設(shè)的新思路、新策略。

關(guān)鍵詞:人事檔案 信息化建設(shè) 檔案管理

中圖分類號:G202文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1674-098X(2012)04(a)-0201-01

21世紀(jì)，人類社會進(jìn)入了一個全新的信息化時代。隨著信息技術(shù)日益滲透到社會的各行各業(yè)，人事檔案管理工作的發(fā)展只能順應(yīng)時代的要求，朝著信息化方向發(fā)展，這就使得人事檔案管理信息化成為現(xiàn)代人事檔案管理的重要組成部分。人事檔案管理信息化的核心內(nèi)容就是充分利用現(xiàn)代計算機技術(shù)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案實體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的載體，實現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案管理與利用的效率。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

黨的十六大報告中明確指出:“信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”、“大力推進(jìn)信息化，加快建設(shè)信息化”。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，是現(xiàn)代管理的重要特征。在信息化管理的背景下，人事檔案管理信息化是時代發(fā)展的必然趨勢，也是當(dāng)前人事檔案管理改革的方向。

1.1 符合信息化時代要求，是現(xiàn)代化管理的體現(xiàn)

2002年11月國家檔案局印發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》適應(yīng)國家改革和發(fā)展的需要，并在綱要中明確指出了當(dāng)前全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)。由此可見，加快實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)，適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，對于改善人事檔案管理工作，提高人事部門的工作效率，使人事檔案在社會的發(fā)展中得到充分有效地利用具有重要的現(xiàn)實意義。

1.2 能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息資源共享，更好的服務(wù)于社會和人民

在信息化進(jìn)程飛速發(fā)展的今天，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動的戰(zhàn)略資源之一。檔案管理的信息化建設(shè)就是把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，更好的服務(wù)于社會工作。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)存在的關(guān)鍵問題

2.1 管理觀念滯后，管理部門權(quán)責(zé)不明

目前人事檔案的管理模式還主要是傳統(tǒng)的內(nèi)向、封閉式管理，即人事檔案主要由人員所在單位內(nèi)部的組織、人事部門進(jìn)行封閉式管理，個人對自身的檔案并無知情權(quán)，這就給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，使得人事檔案變得神圣化、權(quán)威化。在現(xiàn)代化的今天，隨著人員流通變動頻繁，人員的職稱、考核及學(xué)歷等材料的時時變化，使得人事檔案的動態(tài)性增強，要對人事檔案時時更新形成，在人事檔案的形成過程中，各形成部門由于權(quán)責(zé)不明晰往往會出現(xiàn)相互推諉、扯皮，對人事檔案材料的收集不夠重視，使得檔案材料的來源受制，人事檔案管理工作處于被動，不能更全面的為社會服務(wù)。

2.2 信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，信息化系統(tǒng)不完善

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是人事檔案管理的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，要實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)就必須建立規(guī)范機制。在現(xiàn)有的人事檔案管理工作中，很多單位都從自身利益出發(fā)，分別采用不同的管理模式，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去遵循，各搞一套，自稱體系，造成檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)無法暢通，信息化資源共享也不可能實現(xiàn)。還有很多單位采用不同的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)往往只能符合它們本單位的需求，在人才流通迅速的今天，無法滿足檔案信息的社會化的需求。

2.3 檔案管理信息化人才隊伍水平整體不高

人事檔案的信息化建設(shè)要求管理人員在精通傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，還必須掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代管理技術(shù)。目前很多人事檔案管理人員的管理工作還僅僅局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，雖然單位都給管理人員配備了計算機，但是也僅局限于人事檔案的基本信息的錄入、打印檔案目錄等，無法進(jìn)行人事檔案信息的查詢和檢索，人事檔案的數(shù)字化基本沒有實現(xiàn)。檔案管理信息化人才隊伍的現(xiàn)代管理水平不高，也是阻礙檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)的一大障礙。

3 人事檔案管理信息化建設(shè)的新思路與對策

3.1 建設(shè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

在人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程中，要不斷建設(shè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，提高各級各類檔案部門、檔案室的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。建設(shè)過程中充分運用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，積極推擠檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完善檔案信息資源建設(shè)和數(shù)字化進(jìn)程。同時建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，盡快在全國推廣應(yīng)用相對統(tǒng)一、符合規(guī)范的檔案管理軟件，為檔案信息交換以及檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。

3.2 健全各種相應(yīng)的規(guī)章制度，加大安全保密力度

在信息化建設(shè)進(jìn)程中，還要注重健全各種相應(yīng)的規(guī)章制度，提出比較成熟的行政立法建議，推動相關(guān)配套行政規(guī)章的制訂和完善，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵約束機制，推進(jìn)檔案信息化法制建設(shè)。重點是集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，采取切實措施進(jìn)行宣傳與貫徹，完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。

人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，人事檔案材料需要專人管理、單獨存放，針對對目前人事檔案管理工作者普遍缺乏計算機信息安全保密方面的基本知識，所以還應(yīng)注重檔案信息安全保障體系的建設(shè)，逐步完善檔案信息安全管理體制。在信息化進(jìn)程中，各級檔案部門要加強對檔案管理系統(tǒng)的管理，實現(xiàn)專人專管專用，確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，加強對電子文檔的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實有效完整。還要注重對檔案管理人員的安全培訓(xùn)工作，對專職檔案管理人員定期進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高信息安全意識，防止泄密、失密等情況的發(fā)生。

3.3 培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型專業(yè)隊伍

檔案管理的信息化建設(shè)對每一位檔案管理工作者都提出了更高的業(yè)務(wù)水平要求，要求管理人員在不斷加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，拓寬自己的知識面的同時，還要加強對計算機知識及人事檔案管理系統(tǒng)軟件的學(xué)習(xí)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，努力成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又懂得計算機管理技術(shù)的高素質(zhì)復(fù)合型人才。同時還要不斷加強檔案管理人員的政治思想和職業(yè)道德教育，使得他們具有較高的政治思想和責(zé)任心。

人事檔案管理的信息化建設(shè)可以實現(xiàn)信息化的人事信息管理模式，對實現(xiàn)人事人才信息的社會化服務(wù)具有非常重要的現(xiàn)實意義。同時，它也是一項長期而艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，任重而道遠(yuǎn)，檔案管理人員要認(rèn)清形勢，積極創(chuàng)造條件，盡快實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，完成檔案管理的根本變革。

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