淺議高校檔案管理在高校評估中的作用

摘 要:高校評估與高校檔案管理是一種相輔相成、互為基礎(chǔ)、相互促進的關(guān)系，高校檔案是高校評估的基礎(chǔ)和支撐，高校評估促進高校檔案建設(shè)。在高校評估背景下，高校檔案信息資源普遍反映出“少歸”“多歸”和“亂歸”等不規(guī)范和不科學(xué)的現(xiàn)象，只有對傳統(tǒng)檔案工作從觀念和管理方式方法方面進行創(chuàng)新，才能適應(yīng)高校評估的需要。

關(guān)鍵詞:檔案管理 高校評估 作用

中圖分類號:G648文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2012)04(b)-0236-01

1 高校評估與高校檔案的關(guān)系

高校檔案是高校評估的基礎(chǔ)和支撐。評估專家獲取受評高校信息的途徑主要有兩條。一是獲取按評估指標體系整理、匯編的背景材料和支撐材料，這些材料大多來自館藏檔案。二是通過調(diào)查訪問、現(xiàn)場聽課、聽取匯報、民意測評等形式直接收集評估信息，但由于受時間、人為因素的影響，此種途徑獲得的信息可能只是反映局部、暫時的表面現(xiàn)象。因此，高校檔案仍是評估專家對受評高校作出符合實際評價的原始依據(jù)。評估專家進校考察評估，除了看到聽到的現(xiàn)實情況外，大部分內(nèi)容都是通過審閱自評報告和查閱各種檔案資料來了解受評高校的情況，如果一個高校的檔案材料充實而完備，達到真實性和完整性的統(tǒng)一，再輔之以調(diào)查、走訪、民意測評等就可以對教學(xué)管理水平作出準確的評價，反之如果不注意平時檔案材料的積累，檔案材料不完整、不齊全、那么就會影響評估結(jié)果。

高校評估促進了高校的檔案建設(shè)，極大地提高了人們的檔案管理意識，增強了檔案工作的責任感。高校評估結(jié)果直接關(guān)系到一個高校的前途和命運，也影響到廣大高校師生員工的切身利益，而影響高校評估結(jié)果的最直接因素就是高校檔案。高校評估推動了高校檔案工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化，高校檔案在評估中的表現(xiàn)既有助于檢閱高校檔案工作的成就，更便于及時發(fā)現(xiàn)檔案工作的不足，從而推動檔案管理相關(guān)制度的完善，促進檔案管理工作不斷向科學(xué)化、制度化和規(guī)范化的目標邁進。高校評估也推動了高校檔案工作的信息化進程，各校需要在較短的時間內(nèi)向評估專家提供大量的關(guān)于教學(xué)、科研、黨政管理等方面的支撐材料，受評高校如果還是使用傳統(tǒng)的管理和服務(wù)模式就不能進行快捷高效的檢索和及時調(diào)用各種檔案資料，影響評估專家的正常工作，也會給受評高校的評估結(jié)果帶來不利影響。因此，只有加快高校檔案工作信息化建設(shè)的步伐，才能適應(yīng)高校評估工作的需要。

2 高校評估反映出高校檔案管理中存在的問題

高校評估雖是對高校教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量進行的檢查評估，但無形中也是對高校檔案工作進行的一次全面檢查，有利于及時發(fā)現(xiàn)高校檔案管理中存在的問題。在高校評估材料準備過程中，不難發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)高校的檔案資源普遍存在著“少歸”“多歸”和“亂歸”等現(xiàn)象，為了不影響高校評估工作的順利開展，各高校必須加強對檔案管理工作中存在問題的妥善解決。

“少歸”導(dǎo)致檔案信息資源缺失。高校檔案部門大都能提供上級教育主管部門的文件材料和校級重要管理文件，但其他檔案材料較少，檔案不完整性普遍存在。其原因有一是高校檔案人員認識上的偏差和對檔案宣傳的不到位，導(dǎo)致應(yīng)歸檔資料而未及時歸檔。二是高校檔案部門對歸檔制度監(jiān)督不夠，使得歸檔單位未按歸檔范圍收集資料，造成個別重要檔案資料漏歸而缺失。三是高校檔案管理機制不完善。如校領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議的文件未進行登記和納入管理流程致使文件丟失。

“多歸”導(dǎo)致檔案管理資源浪費。“多歸”現(xiàn)象在高校檔案管理中十分普遍，大量原本不應(yīng)該歸檔文件材料卻按檔案的方式進行管理，浪費了寶貴的人力物力等檔案管理資源。究其原因主要一是高校檔案部門對各部門、各教學(xué)單位檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)不夠、指導(dǎo)不力，使得立卷人員不具備相應(yīng)的知識結(jié)構(gòu)。二是有些立卷人員對檔案工作的責任心不強，將全部材料毫無選擇，不加區(qū)分地保存下來，然后全部移交到檔案部門，造成歸檔質(zhì)量低。三是高校檔案管理人員把關(guān)不嚴，工作不細，沒有及時發(fā)現(xiàn)問題所在，提出改進措施。

“亂歸”導(dǎo)致檔案信息資源不系統(tǒng)和不準確。個別高校在檔案管理中存在許多文件混亂組卷歸檔現(xiàn)象，即“亂歸”。一些重要文件沒有正規(guī)行文，有的紅頭文件沒有蓋章，文件整理沒有保持文件之間的有機聯(lián)系。“亂歸”問題不僅直接影響了檔案本身的質(zhì)量，也大大削弱了檔案的參考憑證作用，甚至出現(xiàn)許多珍貴和有用的文件“石沉大海”，無法準確查到，為將來檔案的有效利用埋下后患。

3 加強高校檔案工作創(chuàng)新以應(yīng)對高校評估

高校檔案工作創(chuàng)新首先必須是觀念的創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新包括:改變檔案部門獨自為政的局面，改變“等、靠、要”以及管理人員獨守庫房“粘、糊、訂”等傳統(tǒng)管理模式;改變文件僅指紅頭文件的傳統(tǒng)觀念，而將高校管理中使用或產(chǎn)生的各類文檔皆視為“文件”，形成以文件為核心的管理模式;打破檔案工作游移于高校其它管理工作邊緣的局面，增強檔案工作的管理職能，使高校檔案工作成為統(tǒng)領(lǐng)學(xué)校內(nèi)部其它管理工作的主導(dǎo)力量。因此，只有不斷加強高校檔案工作管理職能與服務(wù)職能建設(shè)，建立、健全檔案工作管理體制，使高校的檔案機構(gòu)名符其實地成為高校檔案信息的管理與服務(wù)中心，履行好高校檔案工作管理和服務(wù)的雙重職能。才能從根本上解決“少歸”“多歸”和“亂歸”等問題的產(chǎn)生，保障高校評估以及其它各項工作的順利開展和完成。

其次，高校檔案工作創(chuàng)新務(wù)必是工作方式、方法上的創(chuàng)新，也是檔案工作適應(yīng)時代發(fā)展的需要，即由原來單純的檔案實體管理模式轉(zhuǎn)為以信息管理為主的信息化管理模式，實現(xiàn)檔案管理以及檔案工作的信息化。具體就是實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化、檔案資源的數(shù)字化、以及檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。

檔案工作的現(xiàn)代化，就是實現(xiàn)檔案辦公的自動化、程序化。在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中，一要確保信息系統(tǒng)功能的完善強大，將檔案工作全部管理環(huán)節(jié)都考慮進去，實現(xiàn)辦公的自動化、程序化，提高工作效率，將檔案管理人員從原先檔案實體管理中繁瑣的重復(fù)體力勞動中解放出來，專心做好檔案信息管理和開發(fā)。二是要重視和加強對文書管理工作進行前端控制，在其形成之初就介入檔案管理，實施對其全程跟蹤管理，實現(xiàn)文檔一體化管理。

檔案資源數(shù)字化是檔案工作現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)。在高校檔案資源數(shù)字化過程中會遇到一個問題:原先歸檔的紙質(zhì)檔案怎么實現(xiàn)數(shù)字化?比較便捷的方法就是通過掃描把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件。這需要花費一定的資金，但相對于檔案的數(shù)字化利用而言，付出是值得的。

檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，能最大限度方便利用者，使利用者能不分時間、地點最大限度獲取所需服務(wù)，是當前檔案工作服務(wù)方式的發(fā)展方向，可采取下列三種方式進行服務(wù)。一是網(wǎng)上閱覽。對已公開無限制要求的檔案信息，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)建立外部檔案利用平臺，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)訪問檔案信息系統(tǒng)獲取檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的遠程利用。二是內(nèi)部主頁。對于設(shè)置了查詢限制的檔案信息，師生可根據(jù)各自的查詢權(quán)限，通過學(xué)校的內(nèi)部主頁登陸檔案信息系統(tǒng)獲得權(quán)限范圍內(nèi)檔案的全文信息。三是現(xiàn)行電子文件自助閱覽室。對于現(xiàn)行電子文件，可根據(jù)辦公區(qū)域分布和服務(wù)半徑設(shè)立相應(yīng)的自助電子閱覽室，用戶可根據(jù)自己的授權(quán)通過電子閱覽專用計算機自助獲得相關(guān)領(lǐng)域的最新現(xiàn)行電子文件。