淺談阻礙高校干部人事檔案工作推進的因素及解決根本途徑

摘 要:本文通過對阻礙高校干部人事檔案工作推進的因素加以分析，從而找到問題的根本癥結并提出解決途徑，以進一步提高高校干部人事檔案工作的質量和水平。

關鍵詞:高校 阻礙 干部人事檔案 解決途徑

中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2012)04(b)-0246-02

干部人事檔案工作，是高校干部工作的一項基礎性工作，是做好干部工作的基礎和前提。做好干部人事檔案工作，充分發揮干部人事檔案在高校干部培養、選拔、任用過程中的作用，是現今高校干部人事檔案工作的一項重要任務。基于干部人事檔案在高校工作中的重要性，做好干部人事檔案工作，推進高校干部人事檔案工作進一步發展成為現今許多高校的重點工作。然而，在實際的操作中，卻存在著許多因素阻礙著該項工作的推進，現就本人從事高校干部人事檔案工作談幾點體會和思考。

1 分管領導的不重視及檔案管理人員的不專業阻礙干部人事檔案發展的標準化

通常來說，高校分管干部人事檔案的相關領導或組織人事部門的領導對干部人事檔案的重要性都有一定的認識，對其在干部工作或是政審過程中所發揮的作用也有相當程度的了解，因而現今基本各個高校都有了專門的干部人事檔案室，并配備了專門人員負責干部人事檔案工作，這點成績是值得肯定的。但也不可否認，仍有許多領導對干部人事檔案工作的重要性沒有引起足夠的重視，只要該學校的干部人事檔案能夠應付日常干部選拔任用或政審時的需要，其他的都不構成問題。正是領導存在著這樣的思想，很多領導對自身關于干部人事檔案知識的匱乏絲毫沒有學習補充的念頭，只是一味的把任務交給相關工作人員。而眼下高校的很多負責干部人事檔案管理的工作人員，都沒有經過有關的業務培訓就上崗了，學校在其上崗后也沒有提供任何接受培訓的機會，導致這些檔案管理人員對所從事的檔案工作的相關要求了解度也不夠深入。如此一來，對干部人事檔案管理的基本要求，諸如:檔案室、查閱室、辦公室三分開;檔案室安裝防盜門、滅火器、溫濕度計;箱柜內放有防蟲藥品等，很多高校的干部人事檔案室都沒有做到，從而阻礙了標準化進程。

2 工作人員身兼數職及領導對干部人事檔案相關知識的缺乏阻礙干部人事檔案工作的及時化

眼下，許多高校處于精簡人手或其他目的，對于行政部門的編制卡的較嚴，許多從事干部人事檔案管理工作的都只有一名人員，而且還是兼職的。日常工作中基本都將時間花在組織人事部門的其他工作上，如招聘人才、工資調整、黨員發展、干部調整、辦公室所有工作等，在干部人事檔案工作上花費的時間可謂少之又少。鑒于其他工作都具有一定的時效性，檔案工作人員只能先完成其他工作，在有時間的情況下采取整理檔案。結果，新教工檔案的整理、工資審批表、職稱申報表、因公出國審批表、黨建材料等等散材料的大量加入，再加上不定時的檔案材料復印、查閱、政審、調檔工作，使得一位不能全職從事干部人事檔案的工作人員根本無暇應付。人手不足再加上其他工作的加入，導致干部人事檔案的歸檔速度嚴重慢于理論上應有的速度，檔案材料得不到及時歸檔，阻礙了干部人事檔案工作的及時化。

除此之外，領導對干部人事檔案工作知識的匱乏也會導致干部人事檔案不能及時歸檔。作為領導，可以什么都不做，將全部工作交代給下屬去完成，但不可以連基本的工作程序都一無所知。只有在領導了解了整項工作的情況下，才有可能更好地配備人員、劃分工作、提出要求。有些高校的領導，對干部人事檔案知識的掌握可謂相當匱乏。對干部人事檔案歸檔要求上的條例，如要用16K紙，黑色藍色填寫等基本要求都不甚了解，在工作中為了給予其他部門人員方便，堅持可以用A4紙打印，如此一來，不僅沒有符合干部人事檔案的要求，在無形中也加重了檔案工作人員的負擔。原本可以直接歸檔的材料，卻因是A4紙打印的張張都要進行切割。原本一個上午可以整理歸檔50份材料的，就因為這樣只能歸檔20份。日復一日，散材料堆積越來越多，材料不能及時歸檔，給日后查找、政審帶來了相當多的麻煩。

3 群眾的抵觸情緒阻礙干部人事檔案工作的制度化

干部人事檔案管理中涉及了一系列規章制度，如歸檔制度、查借閱制度、轉遞制度等，做好干部人事檔案的一個重要方面就是一切依規章制度辦事。但是，在實際操作過程中，制度化開展起來卻困難重重，其中一個很重要的原因群眾的不配合。基于很多高校把產學研作為重點工作，使得許多高校教師亦把個人的工作重心放在教書育人和科學研究上，對于其他的工作往往敷衍了事。從學校的角度來看依照制度辦事是規范化所必需的途徑，但從群眾的角度來看卻是在無形中增加了麻煩。例如在查借閱檔案之前要填寫《干部人事檔案查(借)閱介紹信》、在打印年度考核表時要用16K紙張、在政審時需兩名正式黨員同行等，都給群眾帶來了一定程度上的不便。因而在實際操作中往往因有所抵觸而不能配合相關檔案工作人員的要求，簡化或直接跳過程序，致使干部人事檔案規范化難以進一步落實。

4 工作人員因循守舊的思想阻礙干部人事檔案發展的信息化

在整個人事檔案管理工作中，處于中心地位的是從事檔案工作的人員，因而他們的思想行為直接關系到該高校干部人事檔案工作水平。但現在很多從事干部人事檔案管理工作的人員的做法通常是沿襲之前的做法，沒有也不愿再管理上邁出新的一步運用現代信息技術，因循守舊，仍采用手工的方法來整理、管理檔案，從而阻礙了檔案發展的信息化，也造成檔案管理工作方式落后，進程緩慢。

5 群眾的薄弱意識阻礙干部人事檔案發展的完整化

群眾由于意識薄弱，不知道哪些材料屬于歸檔范圍，相當多的材料產生后沒有知會相關人事組織部門，習慣都捏在自己手里，一些材料由于不是在工作中產生導致相關部門不能清楚了解每位教職工每年新產生的材料，不能做到檔案材料的及時歸檔。

解決的根本途徑

高校干部人事檔案問題由來已久，各高校都在不同程度上存著這樣那樣的問題阻礙著干部人事檔案工作的推進。要解決問題去除障礙因素，單靠任何一方努力都是不夠的，要全校配合，通力合作。想深一層，之所以會造成以上的局面，根本原因就是領導、檔案工作人員以及所有教職工沒有在思想上對干部人事檔案予以應有的重視，處于放任無視的地位。因而首要問題是要用知識武裝頭腦，要讓干部人事檔案的重要性深酪在眾人的意識中。

解決意識問題，最根本的方法就是對特定對象進行培訓，讓他們了解該項工作的重要性、意義及相關步驟。這里所指的各層面不僅針對從事干部人事檔案工作者，也囊括了所有已經或可能與干部人事檔案發生聯系的高校干部。

(1)增強領導對干部人事檔案工作的把握。

任何工作要順利進行，都需要領導的重視與配合。因而對分管干部人事檔案的領導進行有關干部人事檔案知識的培訓是絕對有必要的。通過培訓，一來可以讓領導對干部人事檔案的重要性有充分的了解，從而在日常工作中給予適當的關注，將干部人事檔案工作納入學校重要工作議程，加大在干部人事檔案管理上的投入。二來可以使領導更加清楚了解下屬在從事檔案人事檔案工作中所涉及的步驟、所需要的設備及時間，從而有針對性地對工作人員和所需配備提出要求，而不是在“從不過問”或“想當然”做出錯誤的選擇。對領導進行培訓，即便領導仍然不能很好的了解干部人事檔案的程序，至少可以了解干部人事檔案工作不僅僅是把幾張紙簡單疊加的過程，這其中包含了許多相關知識和技巧，所需的時間也并非他們所認為的一朝一夕便可完成之事。這對減輕干部人事檔案工作人員其他工作負擔，更好地專注該塊工作，提升干部人事檔案工作質量有很大的作用。

(2)加強干部人事檔案工作人員的業務知識。

干部人事檔案工作人員是該項工作的主體，因此對從事干部人事檔案的工作人員進行系統綜合全面的培訓，使其對自己所從事的工作有深刻的了解，從而更好地把握干部人事檔案工作的重要性是十分必要的。通過培訓，使他們能夠自動自覺地去學習有關干部人事檔案的相關知識，而不是固步自封一知半解的處理手上 的工作，積極主動地去尋求探索有助于提升干部人事檔案進程與質量的最新方法。而且，培訓的時間要足夠長，不是一天半天意思意思就算了，培訓也要經常性進行，才能夠讓干部人事檔案工作人員第一時間了解最新的知識，對其工作進行修正改進。

(3)促使其他干部對干部人事檔案的了解。

雖說干部人事檔案是以從事該工作的干部為主，但其他相關人員在日常的工作中如能給予一定的配合，絕對可以減輕干部人事檔案工作人員的很多負擔，使學院干部人事檔案工作更加規范，也有助于增強干部人事檔案的敏感性，對于在日常工作中產生的需要歸入人事檔案的材料，因主動移交給人事檔案相關部門。