從教育評估角度思考獨立學院二級院系下的教學檔案管理

摘要：教學檔案是師生在教學管理過程中產(chǎn)生的真實記錄，其質(zhì)量優(yōu)劣、管理規(guī)范化程度都是衡量院系教學質(zhì)量的重要標準，同時也是教育評估所用信息的重要依據(jù)來源。近幾年隨著獨立學院辦學規(guī)模的不斷擴大，其下的二級院系教學檔案管理工作問題逐步凸顯出來。現(xiàn)從教育評估角度出發(fā)，對二級院系教學檔案管理中存在的問題進行探討，究其原因并提出相應的對策。

關(guān)鍵詞：教學檔案管理；教學評估；二級院系

中圖分類號：G64 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）31-0288-02

近年來，省教育廳不斷開展各種形式的教育評估，如獨立學院專業(yè)建設工作抽檢評估、獨立學院教育工作合格評估等，形式多樣化的教育評估其目的是簡單明確的，就是通過檢查學校教育教學質(zhì)量和整體運行情況，推動高校管理不斷改革，真正達到“以評促建，以評促改，以評促管，評建結(jié)合，重在建設”的目的。而教育評估所用到的信息和材料則是取自獨立學院的各類教學檔案，所以教學檔案管理規(guī)范化是獨立學院辦學質(zhì)量體現(xiàn)的視口，不斷優(yōu)化教學檔案管理是保證高校教學質(zhì)量提高的途徑之一。

一、通過教育評估，二級院系教學檔案管理中的問題

1.檔案材料收集難，容易出現(xiàn)不齊全現(xiàn)象。二級院系檔案管理工作起步比較晚，相應的檔案管理制度存在不完善的地方，比如大多數(shù)二級院系沒有制定切實可行的檔案管理制度，沒有明確檔案歸檔的具體要求，這就導致各二級院系的檔案管理人員在收集資料時無章可循，存在一定的隨意性，對檔案管理工作缺乏一個完整的認識。獨立學院還存在外聘教師多這一普遍現(xiàn)象，在一定程度上也影響著教學檔案收集的困難。比如外聘教師提供的教學資料容易主觀臆斷的按照自己所在學校的格式填寫，出現(xiàn)填寫內(nèi)容不規(guī)范現(xiàn)象；不能自覺及時的提交教學材料；為了應付交差，對上交材料進行臨時突擊，整理內(nèi)容草率導致檔案質(zhì)量低等現(xiàn)象。這些做法都對院系教學檔案收集設置“攔路虎”，在客觀上加大了教學檔案管理的難度。教學檔案具有分散性的特點，這就使得其在收集整理工作上存在一定的困難。如每學期的有關(guān)實踐教學各項活動方案的制定，在實施過程中對做的具體工作缺少相關(guān)文字記載和問題整改措施及總結(jié)；又如有的工作做的比較好且效果明顯，但是在實施過程中沒有及時形成相應的文字材料，當?shù)搅私逃u估時，對不齊全的部分再花費相當大的人力和物力來進行補充和完善，這不僅對日常的教學工作產(chǎn)生沖擊，擾亂了院系教學工作的秩序，而且還對教學檔案內(nèi)容的真實性產(chǎn)生較大的影響，使得院系教學檔案管理工作處于被動局面，同時還在一定程度上造成院系教學資金和人力資源的浪費。

2.檔案材料不規(guī)范，缺乏一定的系統(tǒng)性。由于二級院系沒有制定相應的管理規(guī)章制度，所以在檔案材料的收集和整理上存在很大的隨意性。該收集的沒有收集，不需要收集的卻都收集了起來，而且在收集上來的資料存放年限無明確規(guī)定，導致部分到期文件沒有及時做出銷毀措施，所有文件都堆放在儲物架上，使得有限的儲存資源被占據(jù)。在教學檔案歸檔過程中，學院與二級院系之間沒有對接好統(tǒng)一整理文件材料的管理要求，沒有明確哪些材料上交部門，哪些教學檔案由二級院系保存，致使一些教學檔案重復保存，一些則無人收存，從而導致了教學檔案管理處在一個無序的狀態(tài)中。二級院系在教學資料歸檔過程中，還存在只注重上級下發(fā)文件的收集和整理，而忽略了自身在教學管理過程中產(chǎn)生的有價值的材料收集工作。如二級院系開展的各類教學經(jīng)驗交流座談會、教師互相聽評課記錄、院系會議記錄等，是二級院系自身因?qū)嶋H情況而產(chǎn)生的教學成果，也需要納入歸檔范圍。在部分原始檔案記錄中使用的紙張規(guī)格不一，或使用圓珠筆或鉛筆進行內(nèi)容填寫，使得字跡模糊，這些不良習慣都不利于資料長期保存。絕大部分二級院系的歸檔載體上存在單一性，對于教學文件中實物類的檔案如教師教學課件、課程視頻材料、音頻材料等沒有及時同步歸檔，這在一定程度上破壞了教學材料的完整性。

3.其他方面。在教育評估過程中，缺少對相應教學數(shù)據(jù)進行歸類統(tǒng)計，比如學生使用教材的優(yōu)秀教材統(tǒng)計及近三年新教材的使用率等從量的角度體現(xiàn)教學管理的數(shù)據(jù)分析；二級院系與學院相關(guān)部門之間檔案數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象；部分教學檔案如課題申報表等缺少上級部門的批復原件或復印件；部分教師擔心自己的教學資料在歸檔后被他人使用或日后借閱不方便等因素，只上交其中一部分材料這一不良現(xiàn)象。

二、上述問題發(fā)生的原因

1.檔案管理意識的薄弱，缺少專職的教學檔案管理人員。首先是院系領(lǐng)導、教師及管理人員的檔案歸檔意識薄弱，他們會偏見的認為只要搞好教學和科研就是代表教學工作圓滿完成的標準，對于其具體實施過程中產(chǎn)生的各種教學檔案材料覺得可有可無，也覺得與自己無關(guān)，這就嚴重制約了二級院系教學檔案管理工作的發(fā)展。在獨立學院二級院系中的教學檔案管理人員大多數(shù)為兼職檔案員，由于不是專職從事檔案工作，沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理訓練，所以會缺乏基本的檔案管理知識及能力，業(yè)務能力較低，這就造成了教學檔案收集不齊全，質(zhì)量低等問題。兼職檔案員大多數(shù)是由教學秘書承擔，他們?nèi)粘９ぷ鞅揪头爆崳沟盟麄儗虒W檔案收集不及時，錯過最佳收集時間；同時他們也缺少足夠的時間和精力對相關(guān)教學材料檔案進行整理，這也會導致大量的教學材料因整理歸檔不及時而造成丟失的后果。

2.教學檔案管理的收集與利用工作中存在盲區(qū)。在檔案歸檔過程中容易造成這一傾向，就是只注重材料的收集和整理工作，忽略了如何將這些教學檔案有效的展開利用。而這一思維傾向就導致了院系教學工作人員對教學檔案的不重視，會讓他們覺得這些材料只是為了檢查而準備的資料，不重視日常的收集整理工作，這種表面現(xiàn)象的管理會造成大量的教學信息使用價值流失，沒有很好的體現(xiàn)教學檔案應用于教學的這一理念。同時在檔案的借閱流程中存在手續(xù)不完善的問題。部分二級院系在檔案借閱過程中沒有及時做好相關(guān)借閱登記手續(xù)，導致有些文件因借出時沒有相關(guān)記錄而造成后期找不到文件下落，造成信息流失的現(xiàn)象，這在一定程度上破壞了教學檔案歸檔的合理性和完整性。

三、強化二級院系教學檔案管理的對策

1.二級院系領(lǐng)導加強教學檔案管理工作的重視。院系領(lǐng)導要轉(zhuǎn)變觀念，從教學檔案管理工作的意義上對教師開展檔案管理的教育工作，正面認識教學檔案工作的重要性，增強檔案意識，在日常教學過程中，積極主動及時的上交各項相關(guān)的教學文件資料，從根本上提高檔案歸檔的自覺性，在院系間確立教學檔案一體化管理的理念。

2.建立和完善教學檔案管理的規(guī)章制度及實施細則。二級院系要從實際出發(fā)，建立切實可行的檔案管理規(guī)章制度，其內(nèi)容要詳細包括歸檔范圍、保管期限、歸檔時間及要求、借閱登記要求、移交時間及相關(guān)手續(xù)。為了加強教學檔案管理工作保質(zhì)保量的實施，可以將教學檔案管理工作于相關(guān)工作人員的年終考核、職稱評定等利益掛鉤，從側(cè)面進一步提高工作人員的積極性。

3.加強教學檔案管理人員工作能力的提高。對于目前二級院系教學檔案管理人員沒有受過系統(tǒng)的訓練，管理過程職責不明等問題，應對本院系的檔案管理人員進行不定期的、科學化的、系統(tǒng)化的培訓，應讓他們熟悉檔案業(yè)務；在新時代下，還要加強他們現(xiàn)代信息技術(shù)的學習，不斷提高自身知識修養(yǎng)和管理能力。在收集教學檔案過程中，針對外聘教師材料收集問題上，管理人員應按照院系檔案管理規(guī)章制度，嚴格要求教師及時上交相關(guān)教學資料，并對教學資料的內(nèi)容和質(zhì)量進行嚴格把握。比如可以在學期初擬出需要教師提供的資料并且標明上交時限，對不符合要求的材料要求限期修改，使得檔案管理工作從原始資料就開始規(guī)范起來，充分發(fā)揮教學檔案管理人員的職責。

教育評估能夠促進和加強教學檔案的建設。二級院系可以按照教育評估指標體系來對教學檔案進行分類，使得教育評估與日常教學工作相結(jié)合，同時通過教育評估糾正教師不重視教學資料歸檔的錯誤觀念，真正達到“以評促建，評建結(jié)合”的境界。

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[責任編輯 陳鶴]