從人才培養(yǎng)水平評估工作看高職院校檔案管理的重要性

摘 要 高職院校人才培養(yǎng)水平評估工作是教育部對職業(yè)院校進(jìn)行宏觀管理、監(jiān)控和指導(dǎo)的重要舉措，對高職院校的健康持續(xù)發(fā)展具有重要促進(jìn)作用。而高職院校檔案工作是人才水平評估工作的基礎(chǔ)。通過分析人才培養(yǎng)水平評估工作的各項要求，對如何做好高職院校檔案工作提出具體看法。

關(guān)鍵詞 人才培養(yǎng)水平評估；高職院校；檔案管理

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1671-489X(2012)09-0092-03

From Talents Evaluation Importance of Archives Management in Higher Vocational Colleges//Liu Meiping

Abstract Higher vocational college talents evaluation is ministry of education of the occupation college undertakes macroscopically managing， monitoring and guidance of the important initiatives， the healthy and sustainable development of higher vocational colleges plays an important role in promoting. The archives work in higher vocational colleges is the talent level evaluation based. In this paper， through the analysis of the talents evaluation requirements， how to do a good job of archives work in higher vocational colleges offered specific opinion.

Key words talent evaluation; higher vocational colleges; file management

Author’s address Baotou Light Industry Vocational and Technical College， Baotou， Inner Mongolia， China 014035

為了促進(jìn)高職高專的持續(xù)、健康發(fā)展，教育部從2004年起正式啟動高職高專院校人才培養(yǎng)水平評估工作。包頭輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院于2007年11月接受了教育部高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估（以下簡稱“人才培養(yǎng)水平評估”），并取得“優(yōu)秀”成績，這與學(xué)院的檔案工作密不可分。在人才培養(yǎng)水平評估體系中，每個指標(biāo)都需要大量的佐證材料予以論證，而這些佐證材料大多是由原始檔案或以原始檔案為基礎(chǔ)進(jìn)行加工過的二次文獻(xiàn)組成。因此，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集高校檔案是搞好評估工作的基礎(chǔ)。在人才培養(yǎng)水平評估工作中，檔案作為史料最具有說服力，只有檔案材料完整、齊全，才能幫助評估專家了解學(xué)校的歷史發(fā)展進(jìn)程，進(jìn)行客觀、公正、全面的評價，否則評估就會成為無源之水，無本之木。

1 檔案在人才培養(yǎng)水平評估工作中所起的作用

高校檔案是“高等學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料”。檔案工作是高校的一項重要基礎(chǔ)工作，是衡量高校教育教學(xué)質(zhì)量、科研學(xué)術(shù)水平和管理水平的重要尺度；也是高校各項活動中歷史面貌的真實記錄，它原樣地保留了形成者的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)簽署、機(jī)關(guān)和個人的印章，以及當(dāng)時形成的照片、錄像或原聲錄音，是形成者的原稿、原作、原聲、原貌，是高校的寶貴信息資源。這些歷史記錄可以作為歷史真跡的證明，作為考查、爭辯和處理問題的依據(jù)，為評估專家組了解過去、研究問題、預(yù)測未來、科學(xué)決策發(fā)揮了十分重要的作用。

高職院校人才培養(yǎng)水平評估是根據(jù)一定的教育、教學(xué)目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，通過系統(tǒng)地收集學(xué)校教育的主要信息，準(zhǔn)確地反映實際情況，對學(xué)校辦學(xué)水平和教育質(zhì)量進(jìn)行客觀的估價。在人才培養(yǎng)水平評估工作中，專家組對學(xué)校的了解信息主要來源于兩個方面：一是查閱由學(xué)校提供的各項指標(biāo)的主要信息的原始材料；二是通過問卷調(diào)查、聽取匯報、個別訪談等形式收集有關(guān)的信息。但要在短短的幾天時間里對一所學(xué)校有一個全面的認(rèn)識和了解，主要還是要依賴于查閱檔案信息資料。因此，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料是搞好人才培養(yǎng)水平評估的基礎(chǔ)。無論評估工作程序、組織機(jī)構(gòu)、指標(biāo)體系如何確定，最終都要憑借大量的檔案材料進(jìn)行分析，才能做出客觀科學(xué)的評價。

2 在人才培養(yǎng)水平評估中發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問題

多數(shù)高職院校成立的時間都不是太長，檔案管理的水平參差不齊，管理制度不夠健全完善，而人才培養(yǎng)水平評估不僅是對檔案的利用，也是對檔案工作的一次檢查。高職院校檔案部門大多都能提供上級教育主管部門的文件材料和學(xué)院校級管理方面文件，但要提供教學(xué)和其他方面的文件材料可能就會有些困難。因為，高職院校大多采用《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》進(jìn)行檔案管理，劃分為永久和長期保管的檔案資料才移交學(xué)院檔案室保管，而劃分為短期保管的檔案資料歸形成部門保管。如教師的授課計劃、任課安排、工作量核算、課堂教學(xué)材料、課程進(jìn)度表、學(xué)生實習(xí)工作計劃、實習(xí)報告、社會調(diào)查及總結(jié)、期末考試試卷及成績分析等，這些資料均由系或教務(wù)處保存，不向?qū)W院檔案部門移交。而從評估工作來看，這些檔案正是學(xué)院教學(xué)活動的重要記錄，在評估資料中占有重要地位，不少院校的這部分檔案管理卻長期疏于控制和檢查。

從教學(xué)管理部門看，對這些檔案的前身——教學(xué)文件的形成有管理不到位的情況，很多教學(xué)文件的規(guī)范性很差，不僅文件的格式、項目和內(nèi)容未做到統(tǒng)一規(guī)定，而且對工作情況也沒有給予足夠的重視，致使后來形成的檔案不規(guī)范、不完整；從檔案部門看，多年來，由于這些檔案不需要向?qū)W校檔案部門歸檔，而高職院校的檔案部門通常只是院辦公室的辦事窗口，沒有權(quán)力去監(jiān)督和檢查別的部門的檔案工作情況，加之檔案部門人手少，更缺少對部門檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)；而從實際負(fù)責(zé)歸檔的人員看，各系負(fù)責(zé)這項工作的人員絕大部分時間都花在系部教務(wù)日常工作中，兼職檔案員只是掛著一個虛名，其實無暇整理檔案，而且他們中不少人缺乏檔案工作知識，所以檔案整理的質(zhì)量受到很大影響。因此，實際上在很多高職院校這部分檔案是長期處于放任自流的狀態(tài)，而在人才培養(yǎng)水平評估工作中這部分教學(xué)檔案資料是重要的評估佐證材料。

3 人才培養(yǎng)水平評估和高職院校檔案工作密不可分

“以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的二十字方針體現(xiàn)在學(xué)校迎評的整個過程中，同樣也體現(xiàn)在檔案管理的整個過程中。

3.1 人才培養(yǎng)水平評估推動高職院校檔案工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化建設(shè)

高職院校檔案來源廣泛、門類眾多，是反映一所學(xué)校教育教學(xué)秩序、規(guī)模、質(zhì)量、效益等方面的重要背景資料，是實施人才培養(yǎng)水平評估中能夠獲取的最基本、最準(zhǔn)確、最真實的信息。以檔案為依據(jù)的人才培養(yǎng)水平評估工作，既依賴于檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，同時又推動檔案工作的建設(shè)。通過人才培養(yǎng)水平評估，可以發(fā)現(xiàn)檔案工作的各個環(huán)節(jié)是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)，如果未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)不健全，可以采取相應(yīng)措施完善檔案的工作程序和管理制度，使檔案工作的每一個環(huán)節(jié)和每一個方面都有規(guī)范化的要求，從而提高檔案工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

3.2 人才培養(yǎng)水平評估優(yōu)化了校級檔案，完善了系級檔案的建設(shè)

按照人才培養(yǎng)水平評估指標(biāo)體系對教學(xué)檔案的要求，結(jié)合工作實際對檔案部門歸檔范圍進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，擴(kuò)大系、部二級檔案歸檔內(nèi)容，建立系、部二級檔案保管單位，形成以學(xué)院檔案室為一級，各系、部檔案為二級的教學(xué)檔案管理體系。學(xué)院檔案部門要做好系、部檔案的監(jiān)督指導(dǎo)工作，有能力的學(xué)校還可以定期對系、部檔案工作進(jìn)行檢查、考核，獎優(yōu)罰劣，促進(jìn)系、部二級檔案管理工作，為教育部每五年一輪的人才培養(yǎng)水平評估工作的順利進(jìn)行打下堅實的基礎(chǔ)。

3.3 人才培養(yǎng)水平評估加快高職院校檔案信息化進(jìn)程

人才培養(yǎng)水平評估是對高職院校全方位的檢查，需要在較短的時間內(nèi)向評估專家提供大量的關(guān)于教學(xué)、科研、管理等方面的憑證材料。受評學(xué)校如果還是使用傳統(tǒng)的管理和服務(wù)模式，就不能進(jìn)行快捷高效的檢索和及時調(diào)閱各類檔案，這將影響評估專家的正常工作。因此，高職院校檔案部門要轉(zhuǎn)變思想觀念，調(diào)整工作思路，跟上信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的步伐，把檔案管理從實物管理向信息管理轉(zhuǎn)變；使檔案承載的信息從靜態(tài)向動態(tài)轉(zhuǎn)變，使高職院校檔案部門的服務(wù)方式從封閉、被動向開放、主動轉(zhuǎn)變；使檔案信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲與利用形成一個全面、完整、合理的網(wǎng)絡(luò)信息結(jié)構(gòu)，加快實現(xiàn)高職院校檔案的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，不斷提高高職院校檔案管理效率，促進(jìn)高職院校檔案工作的快速發(fā)展，為高職院校人才培養(yǎng)水平評估工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化提前做好準(zhǔn)備。

4 解決高職院校檔案管理與利用問題的途徑

4.1 強(qiáng)化檔案意識，規(guī)范檔案管理

每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

4.2 加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

建立健全一套完整科學(xué)的檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓，客觀真正地反映事實。順應(yīng)時代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

4.3 合理配備檔案管理人員，加強(qiáng)檔案工作隊伍建設(shè)

建設(shè)一支忠誠事業(yè)、業(yè)務(wù)精良、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。為此，首先要建設(shè)好檔案館（室）隊伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次要整體推進(jìn)，大力加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。實踐證明，檔案工作涉及學(xué)校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，同時采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強(qiáng)檔案工作的向心力。

4.4 確定檔案工作目標(biāo)，使檔案工作開展有的放矢

確定檔案工作目標(biāo)，是由于合并高校層次較前相對提高，并校后應(yīng)根據(jù)變化了的新形勢，制定新的工作目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略，使檔案工作圍繞新目標(biāo)有的放矢地開展。這里之所以強(qiáng)調(diào)合并高校檔案工作要實現(xiàn)目標(biāo)化，一方面是明確了檔案工作目標(biāo)，即明確了檔案工作的發(fā)展總方向，一則可以根據(jù)總目標(biāo)，不斷消除偏離目標(biāo)的因素，二則可以通過局部優(yōu)化，使日常具體工作的開展有利于促進(jìn)總目標(biāo)的實現(xiàn)；另一方面，明確了檔案工作目標(biāo)，便于加強(qiáng)日常管理，有利于調(diào)動檔案工作人員的主動性，增強(qiáng)競爭性。為此，合并高校要根據(jù)確定的新目標(biāo)，完善各種配套管理措施，并要注重調(diào)查研究，不斷總結(jié)并完善檔案工作中一些根本性的問題，促進(jìn)檔案工作的開展。當(dāng)今機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，若不能及時把握機(jī)遇，發(fā)展的希望便會失之交臂。因此，合并高校檔案工作應(yīng)面對改革的新形勢，立足并校后的現(xiàn)實狀況，采取有效措施，促進(jìn)檔案工作新的發(fā)展。

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