應用Office軟件制作學生家庭報告書

［摘 要］ 每個學期末，班主任老師都要為班上每位學生填寫家庭報告書以及家庭報告書信封，這是一件煩瑣又費時的工作，如何利用Microsoft Office中的Excel和Word組件實現每位學生家庭報告書及家庭報告書信封的自動生成，是本文要介紹的內容。

［關鍵詞］ Excel； Word；家庭報告書； 信封； 郵件合并

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 080

［中圖分類號］ G64； TP317.2 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0127- 01

每個學期末，班主任填寫學生家庭報告書并郵寄是一項煩瑣又費時的工作，巧妙使用Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ中的Ｅｘｃｅｌ和Ｗｏｒｄ組件可以使工作簡單化，既可以使效率提高，還能減少差錯。

１ 基本思路

首先將固定不變的內容定義為Ｗｏｒｄ模板，再將變化的內容做成Ｅｘｃｅｌ數據表格，然后利用Ｗｏｒｄ 的郵件合并功將數據表格中的每條數據填入模板中形成一個頁面，并將根據所有數據生成的頁面組合起來形成一個新的文檔（輸出到Ｗｏｒｄ新文檔或者打印機），這就是我們所需要的結果。利用Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ中的Ｅｘｃｅｌ和Ｗｏｒｄ兩個組件的結合，實現了每位學生家庭報告書及家庭報告書信封的自動生成。

２ 理論知識

（１） 郵件合并。我們合并的郵件必須由兩部分組成：第一部分是在合并過程中保持不變的主文檔（固定不變的內容），第二部分是包含多個信息的數據源（變化的內容）。將數據源合并到主文檔中，就能生成主文檔的不同版本。

（２） 主文檔。在Ｗｏｒｄ的郵件合并操作中，所含文本和圖形對合并文檔的每個版本都相同的文檔。例如，家庭報告書及信封的模板。

（３） 數據源。包含合并到文檔中的信息文件。例如，要在郵件合并中使用的學生姓名、家庭住址等Ｅｘｃｅｌ文件。在操作時必須連接到數據源才能使用數據源中的信息。

３ 基本操作流程

（１） 建立主文檔：在Ｗｏｒｄ中設計好家庭報告書及信封的模板。

（２） 建立數據源：在Ｅｘｃｅｌ中錄入學生的基本信息（包括：學號、姓名、性別、籍貫、家庭住址、郵編等），及學生的各學期各科考試成績、操行與學期評語。學生的家庭報告書數據及信封內容等都存放在Ｅｘｃｅｌ 文檔中。

（３） 郵件合并：利用Ｗｏｒｄ 的郵件合并功能，結合Ｅｘｃｅｌ 文檔中的學生數據，快速生成每位學生的家庭報告書及信封。

４ 具體操作步驟（以Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ ２００３為例）

第一步：新建Ｗｏｒｄ 文檔，命名為“家庭報告書模板．ｄｏｃ”，設置家庭報告書模板。

第二步：繼續新建Ｗｏｒｄ 文檔，命名為“信封模板．ｄｏｃ” ，設置信封模板。

第三步：啟動Ｅｘｃｅｌ ２００３，新建工作簿，命名為“家庭報告書相關資料．ｘｌｓ”。

第四步：在“家庭報告書相關資料．ｘｌｓ”Ｓｈｅｅｔ １表中輸入學生基本信息，包括：學號、姓名、性別、籍貫等，并將Ｓｈｅｅｔ １表改名為“基本信息”。

第五步：在“家庭報告書相關數據資料．ｘｌｓ” Ｓｈｅｅｔ ２表中輸入每位學生各科成績、操行、學期評語等數據，并將Ｓｈｅｅｔ ２表改名為“第一學期”，效果如圖１所示。

第六步：返回Ｗｏｒｄ，在主文檔“家庭報告書模板．ｄｏｃ”文件中利用 “家庭報告書相關資料．ｘｌｓ”中“第一學期”表里的數據，進行郵件合并，生成每位學生的家庭報告書。

操作步驟如下：

首先，調出“郵件合并”工具欄：在Ｗｏｒｄ中打開文件“家庭報告書模板．ｄｏｃ”，選擇“視圖”→“工具欄”→“郵件合并”，調出“郵件合并”工具欄。

其次，打開數據源：單擊“郵件合并”工具欄中的“打開數據源”按鈕，在 “選取數據源”對話框中選擇 “家庭報告書相關資料 ．ｘｌｓ”，單擊“打開”按鈕，在 “選擇表格”對話框中選擇名稱為“第一學期”的表，單擊“確定”按鈕，返回 “家庭報告書模板．ｄｏｃ”的窗口。

再次，在“家庭報告書模板．ｄｏｃ”中恰當位置插入數據源中相應數據：把插入點定在插入位置前（如“同學家長：”之前），單擊“郵件合并”工具欄中的“插入域”按鈕，在“插入合并域”對話框中選擇“姓名”，單擊“插入”按鈕。重復上面的步驟，在 “家庭報告書模板．ｄｏｃ”的恰當位置插入對應的數據。

第七步：在“信封模板．ｄｏｃ”文件中通過郵件合并生成每位學生的信封。利用前面制作的 “信封模板．ｄｏｃ”及工作簿“家庭報告書相關資料．ｘｌｓ”中工作表“基本信息”里的數據，進行郵件合并，生成每位學生的信封。具體步驟與上述“第六步”相似。

靈活應用Ｏｆｆｉｃｅ中Ｅｘｃｅｌ表格和Ｗｏｒｄ中的郵件合并功能，能快速處理學生個人數據、信息，從而減少工作量，有效提高工作效率，使班主任班級管理工作能夠更加快捷準確地完成。

主要參考文獻

［１］ 張靜． Ｏｆｆｉｃｅ綜合應用［Ｍ］． 北京：清華大學出版社，２００９．

［２］ 郭外萍， 陳承歡． 辦公軟件應用案例教程［Ｍ］． 北京：人民郵電出版社，２０１１．