新形勢下高校對外接待工作優化淺探

［摘 要］ 高校對外接待工作是高校行政事務的重要組成部分，在新形勢下，高校接待工作必須堅持遵紀與時效、對口對等、以人為本、節儉高效等原則，只有不斷加強接待人員素質建設，更新工作理念，協調整體運作，規范操作，并且在接待工作中具有追求卓越，不斷創新的思想，才能提升高校對外接待工作服務層次。

［關鍵詞］ 高校； 接待工作； 優化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 081

［中圖分類號］ G647 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0128- 02

１ 引 言

當前，隨著我國高等教育的發展，高校對外交流的日益增多，高校與上級教育主管部門、政府部門、兄弟院校、科研機構等外部單位的聯系與來往日趨頻繁，給高校接待工作部門人員提出了新的要求。在新形勢下，如何做好對外接待工作，業已成為高校接待部門研究的一項課題。

高校對外接待工作，是指對來校從事考察調研、出席會議、檢查指導、學習交流等公務活動的專家或領導的接待與服務工作。近年來，隨著高校的繁榮發展，高校對外接待工作的任務更加繁重。為學校中心工作與改革發展大局服務，是高校對外接待工作的指導思想。

２ 新形勢下高校對外接待工作的重要性

高校對外接待工作聯系內外，起到溝通上下的紐帶與橋梁作用；有利于提高學校知名度、增強公眾的認同感；可以展示高校管理水平以及工作形象，起著“窗口”“門面”作用；有利于推動高校教學、科研和社會服務等工作的發展。高校對外接待工作是高校行政事務的一個重要組成部分。

在具體工作中，高校對外接待工作看起來都是一些小事，工作十分瑣碎，但這些小事，辦好了是小事，辦壞了就誤事。特別在承接重要的接待任務時，一旦疏忽大意把事情搞砸，就會影響大局。

事實上，從學習的角度來看，高校對外接待工作給主客雙方提供了相互交流的機會，為大家創造了一個學習平臺。對于具體負責接待工作的人員也是一種學習的機會。應營造和諧融洽的氣氛，只有這樣，才能在完成接待工作任務的同時，積極地推動雙方的各項工作向前發展。

３ 新形勢下高校對外接待工作的原則

３．１ 遵紀與時效原則

在接待工作中，始終要根據黨和國家的政策法規及本校相關的規定辦事，依照相關紀律制度安排接待。時效性是接待人員重要的接待準則。時效性原則是指接待人員要有較強的超前意識與時間觀念，將活動日程提前告知來賓，自己提前做好相關的準備工作。在重要的接待任務中，必須周密計劃，精心做到準確無誤，以免產生不好的影響。

３．２ 對口對等原則

對來訪者，實行對口對等的接待原則。根據來訪者的級別與身份，安排相應的領導、人員進行接待；也可根據來訪人員所在單位類別、性質及來訪的內容，安排學校相關的主管領導或職能部門人員接待。接待任務的計劃，根據接待工作的實際需要進行策劃與安排，對與工作無關的事情或人員，必須給予明確拒絕，以免對工作造成不必要的影響。

３．３ 以人為本原則

堅持以人為本的原則是當前高校行政管理工作的基礎，特別在接待公務中，更要始終堅持以人為本，以情感人，用心接待。盡心盡責地做好接待工作中的每一個環節，豐富接待內涵，把人性化管理理念融入高校對外接待活動中。

３．４ 節儉高效的原則

高校接待工作必須做到厲行節約、精簡高效。接待中各個環節的經費開支與人員使用等，都要根據實際情況進行安排。如何提高效能，杜絕浪費，以優質、快捷的服務樹立高校行政工作的一種公眾形象，是高校接待部門當前必須給予關注、考慮的問題。

３．５ 友好禮貌原則

在對外接待活動中，講究禮節與禮儀也是接待人員不應忽視的。一是衣著得體；二是言語親切，認真、誠懇地回答賓客提出的問題，講話分寸把握適當，態度友好，舉止有禮；三是尊重來客的文化風俗習慣，以真誠、樸實的態度對待來訪賓客。

４ 積極探索新形勢下高校對外接待工作的優化措施

４．１ 優化接待人員素質，發揚協作精神

吃苦耐勞、敬業實干，這是做好接待工作所要具備的基本條件，要做好高校對外接待工作，必須進一步提高接待人員的整體素質，抓好隊伍建設，優化工作作風。一是要培養物我兩忘、寵辱不驚的品質。二是要有敬業、奉獻精神，熱愛高校對外接待工作。三是發揚團結協作的精神，同心同德。

４．２ 更新理念，提升服務層次

對接待工作的認識，不能只停留于簡單的迎來送往與食宿安排的層次上，在新形勢下，負責高校對外接待的人員，應認識到此項工作是學校行政事務的一個重要組成部分，接待人員的形象，接待工作的效果，都代表著學校的整體形象。為此，我們必須認真強化接待人員的責任意識和優質服務意識。接待部門只有把接待任務當作一項政治任務去完成，才能高質量地完成每一次接待任務，為學校樹立很好的公眾形象。

４．３ 部門協作，高效運作

為了使高校對外接待工作運轉有序、整體聯動、步調一致，必須建立由以學校主要負責接待工作的部門（辦公室）牽頭，各職能部門、教學單位及有關人員、專家學者等協同的機制。學校辦公室要積極整合接待資源，強化組織協調，充分利用學校各種接待服務設施。周密組織，精心策劃，按照管理規范化、服務程序化、隊伍專業化的標準，有效實施。學校其他相關部門，要重視自身優勢的有效發揮，做到積極、主動，從學校大局出發，以服務學校的中心工作為己任，密切配合，各司其職，使接待工作與科學研究、學術交流與人才培養等方面的工作互相促進、互為補充，使學校辦學效益最大化。

４．４ 機動靈活，緊張有序

在實際接待中，我們往往會出現這樣的情況：接待方案事先是制訂好的，但由于在實際接待工作中，會有意想不到的事情發生，例如來賓抵達時間推遲、人數有變化、參觀路線變化等，這些事情的發生存在突發性，要求接待人員要在短時間內做出正確的判斷，采取有效的措施，確保順利完成接待工作。所以，接待人員應頭腦靈活，隨機應變，遇到情況有變化時，一是必須及時請示，及時協調，迅速調整接待方案，盡快通知參與接待的有關人員和部門。二是要準確掌握情況，并根據變化及時果斷處理，要冷靜沉著，切忌驚慌急躁。三是要保證迅速落實各項應對措施，做到忙而不亂。

４．５ 營造氛圍，彰顯學校特色

在對外接待工作中，高校要充分重視彰顯自身的個性，突出自身的各種服務功能，例如科學研究、高校人才培養和社會服務等功能。在考察線路安排上，注重營造一種校園氛圍，例如科研現場的安排，學術活動的場地等。在布置工作時，注重增加各種接待工作的相應含量，體現高校科研、教學中心工作的地位。此外，高校是聚集人才的地方，在安排接待工作時，要注重發揮專家學者的名人效應，根據接待任務的需要，選擇相關的知名專家教授，邀請他們參加接待中的環節，一定會收到意想不到的效果，這樣，既起到提高學校社會地位及聲譽的作用，也有利于社會公眾認同感的增強。

４．６ 規范操作，周到細致

細節決定成敗。我們知道，接待工作是一項于細微之處見真情的工作，為此，接待人員一是要做好接待前的準備工作，對于接待工作的每一個細節，都要制訂出詳細周密的方案，包括參加接待的人員、客人的住宿與餐飲、參觀考察的路線等，都需要在事前確定好。每一個環節、細節都要有充分的準備，都要有周全的考慮。二是要堅持一絲不茍、精益求精的原則，特別在接待的過程中，要按照制訂的方案進行，使接待工作有序運作，減少工作細節的疏漏。為了使接待工作做得更全面周密，必要的時候，可以制作一份工作明細表。三是為確保工作進程的有序性、穩定性與連續性，盡量安排時間，對接待工作中的各要素進行全面清點。四是接待任務完成后要認真及時地進行總結，查找工作中存在的欠缺，并擬訂整改方案與措施，力求做到精益求精，提高對外接待服務質量。

４．７ 追求卓越，不斷創新

接待工作要求接待人員具備一種追求卓越的執著精神，不斷創新，與時俱進，并積極探索能夠更好地反映學校文化特色與精神的接待方式。在新形勢下，接待人員只有結合學校實際，積極創新接待工作的方法，才能不斷推動接待工作向前發展。有些高校在接待工作中，以人性化的服務認真完成每次接待任務，例如，接待人員向來賓發放包含學校概況、天氣預報、日程及食宿安排等內容的溫馨提示卡，或在工作中佩戴有接待人員姓名、照片、職務的工作牌，展示良好的對外形象，給高校接待工作賦予鮮明的時代特色。

５ 結 語

總之，高校對外接待人員只有從高校實際出發，不斷研究和探索做好接待工作的新方法、新途徑，豐富內涵，開拓思路，才能推動對外接待工作不斷創新，才能讓接待工作在高校發展中發揮更大作用。優質高效的對外接待工作，既可以展現學校的良好形象，給來賓留下美好而深刻的印象，又可以為學校贏得良好聲譽，有助于學校獲得社會公眾的信任和支持，提高學校在同行中的競爭力。

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