首都機場升級合同管理系統(tǒng)

作為一個大型的管理集團，首都機場集團目前全資控股、管理近40個國內的機場，在國外輸出管理6個機場，業(yè)務涉及機場管理、機場建設、機場服務保障、機場物流，乃至地產(chǎn)、金融等若干個板塊，集團管理的資產(chǎn)已經(jīng)達到了1300億人民幣，員工達到了5萬人。2015年，首都機場的目標確定為旅客吞吐量突破1億人次。

合同管理遇到三重門

企業(yè)資產(chǎn)及業(yè)務發(fā)展迅速、業(yè)務結構復雜，從哪里入手強化風險控制？如何通過信息技術固化、傳播、推廣已有的管理模式？在經(jīng)濟發(fā)展方式轉變的過程中，中國正在由民航大國向民航強國轉變，首都機場管理集團的發(fā)展已經(jīng)不再是簡單、粗放式的規(guī)模擴張，更多的體現(xiàn)為內涵式的品質提升。

首都機場集團公司年均簽約數(shù)量約在300至400份之間，總額上百億人民幣，涵蓋股權投資、金融、采購、建設、委托管理、資產(chǎn)租賃、土地管理、中介服務等多個領域。

在這些數(shù)字的背后，是合同管理的復雜性日益加劇。在開發(fā)合同管理系統(tǒng)之前，首都機場在合同管理上遇到了“三重門”。第一重，是管理效率。傳統(tǒng)的手工管理合同方式，由于涉及的部門眾多，合同類型復雜，需要管理的合同要素也各不相同，容易面臨文檔管理困難，進度控制困難，信息匯總困難，缺少預警機制，信息不集中，實時性不強，各部門協(xié)作、業(yè)務流程組建、監(jiān)控制度執(zhí)行效率不高等問題。在系統(tǒng)建設前，集團審核一個合同的周期至少要2個月。第二重，是透明與規(guī)范程度不夠。在紙質合同流轉的過程中，無論是業(yè)務部門，還是監(jiān)督部門，比如規(guī)劃、財務、法務等部門都無法清晰準確的了解到當前合同處在哪個審批流程環(huán)節(jié)，更無法獲知這個合同審批流轉的過程是否符合合同管理制度的要求。在信息不透明的前提下，更無法談規(guī)范。第三重，是合同風險控制不足。風險管理需要強調事前、事中、事后的閉環(huán)管理。在傳統(tǒng)的合同管理模式下，風險管理的歸口管理部門（法務部）沒有途徑及時獲得合同執(zhí)行過程中和合同終結后的信息，存在很大的隱患。

如何防范合同中面臨的法律風險，進而向合同管理要管理效率？李純是首都機場集團法律事務部總經(jīng)理，在她看來，作為集團法律事務信息管理系統(tǒng)的核心部分，合同管理系統(tǒng)不僅要實現(xiàn)文本管理電子化的過程，還要將合同的靜態(tài)分散管理變?yōu)閯討B(tài)全過程管理、建立公司合同管理法律風險防范機制，對合同管理全過程各階段中的風險點進行識別及預先控制。

實現(xiàn)合同管理一體化

2010年4月中，首都機場集團開始了針對合同管理系統(tǒng)的外部調研，形成了合同系統(tǒng)設計思路，明確系統(tǒng)建設內容和時間表。

盡管在系統(tǒng)建設之前，首都機場集團已經(jīng)有了比較完備的合同管理流程，但是從管理的成熟度向IT的成熟度轉化，仍然是一個很大的挑戰(zhàn)。首都機場集團的合同管理系統(tǒng)，在國內沒有同行業(yè)的經(jīng)驗可以借鑒，李純提出的“自下而上，簡潔實用，從服務的角度來做系統(tǒng)”的思路得到了很多業(yè)務部門的支持，尤其是合同金額比較大，合同數(shù)目比較多的業(yè)務部門。

2011年4月8日，首都機場合同管理系統(tǒng)正式上線。項目組走訪收集系統(tǒng)問題，完善系統(tǒng)功能，進行驗收準備工作。4月15日，系統(tǒng)終驗通過。在系統(tǒng)正式上線以后，首都機場建設集團堅決停止了紙質合同的審核——“強迫”大家真正使用系統(tǒng)，充分發(fā)揮IT系統(tǒng)的“威力”，大大解決了原來合同管理遇到的問題。

2011年項目組完成了集團旗下一半二級企業(yè)的合同管理系統(tǒng)上線，2012年計劃實現(xiàn)集團公司本部、成員企業(yè)、二級企業(yè)全部上線，這意味著，在2012年可以實現(xiàn)在本部輕松調閱所有企業(yè)的合同情況，并且同時實行重大合同備案制度，集團及相關企業(yè)所有的合同，集團本部管理層只要進行點擊就可以看見。與此同時，整個合同管理的標準也實現(xiàn)一體化，并且通過對合同及時、多維度的分析，實現(xiàn)了輔助決策的功能。

李純表示，經(jīng)過一段時間的應用之后，首都機場集團公司的合同管理系統(tǒng)基本達到了預期效果。合同管理由手工方式向信息化方式轉變，有效地提高了工作效率——其中最為顯著的就是合同審核周期由過去的兩個月提升到現(xiàn)在的兩周。系統(tǒng)實現(xiàn)了合同管理工作規(guī)范化，合同信息實現(xiàn)網(wǎng)絡化和動態(tài)管理，為全面收集各部門的合同信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)合同信息規(guī)范管理奠定基礎；通過網(wǎng)上合同審批，縮短了合同管理辦理周期，提高工作效率；通過對合同登記、審批、簽訂、履行以及跟蹤等環(huán)節(jié)的管理，加強合同的監(jiān)控力度，避免不必要的經(jīng)營風險；利用合同查詢、統(tǒng)計和分析，及時、準確了解整個公司合同信息及其狀況，為企業(yè)經(jīng)營管理服務；將事后處理變?yōu)轱L險的事先防范，將合同文本的審核變?yōu)楹贤娜^程管理，完成事務性向管理型工作方式的

轉變。