論高校檔案管理工作的創新和信息化

■楊 斌

/河南中醫藥大學

在現在全球信息化的背景之下，行業的發展以及人們的生活都已經對信息技術產生了一定的依賴性。而對于高校來說，隨著大數據信息的不斷增多，怎樣對檔案管理工作進行科學、有效、高效率的實施在高校整體管理工作中是極其重要的。故而對檔案管理工作展開創新對學校將來的發展能夠起到一定的良好作用。

一、高校檔案管理工作創新的必要性以及信息化建設的意義

(一)檔案管理創新的重要意義

(1)對檔案管理工作進行創新和改革可以進一步滿足社會需要、跟上時代進程。由于高校檔案資料中包含了所有老師和同學們的個人信息，信息內容較為繁雜、龐大，這使得檔案管理人員在工作過程中存在著一定的難度。若想高校檔案管理工作的實施能夠快速、順利的推進，那就離不開有關工作人員的努力。相關工作人員需要根據社會的發展結合現代科技技來對檔案管理工作進行探索和創新，并不斷提高自身素質開闊眼界，合理把傳統檔案管理理念轉變成為符合新時代需求的以人為本理念，從而更好的為他人服務實現檔案管理的價值。這樣有利于學校檔案管理工作的高效率、快節奏的開展，使檔案管理為學校的建設貢獻自身的力量，進一步推動高校的進步。

(2)現如今，大多數的高校在進行檔案管理工作時，依舊采取由相關工作人員手寫登記管理的形式，而隨著學校人員的增加，檔案信息也有了一定程度上的增多，這就使得相關工作人員的任務過于繁重。因此為了能夠減輕管理人員的工作壓力，有必要在提高工作人員能力使其跟隨社會發展的步伐學著利用現代化科學技術開展工作的同時，招聘更多的新型優秀人才，進而使檔案管理工作的效率得到提升和創新。各高校領導們應當明白檔案管理在推動學校建設方面的重要作用，要對檔案管理的創新任務更加的重視起來同時增強有關檔案管理人員的能力培養，為學校的整體發展和進步發下良好的基礎和支持。

(二)信息化建設的意義

(1)檔案管理工作的信息化建設能夠更好的完善檔案管理的服務功能，提高其使用作用。在原有的高校檔案管理工作過程中，由于多為手寫檔案，因此在檢索需要的檔案信息時效率低下，其找尋的步驟以及流程較為繁瑣，這就使得檔案管理工作施行起來比較麻煩且速度較慢，不能及時解決問題。把信息技術融入進日常檔案管理工作當中可以有效提高其任務效率，使得檔案內容變得更加的條理清晰，相關工作人員在搜索信息時也可以更加便捷、快速，節省大量的時間成本和人力資源，同時還能夠保證在對檔案信息有需求的時候，能夠快速且精確的搜尋出有用信息。

(2)檔案管理信息化建設對學校的整體管理和發展有著良好的推動作用，是學校發展過程中較為重要的內容。信息化具備了輸入、輸出都很方便的優點，在現如今高校管理制度以及教學模式的不斷更新的背景下，把檔案管理信息化使得各高校能夠跟上社會不斷前進的步伐，進而使高校的檔案管理工作能夠得到更加穩定、長久的發展。

二、高校檔案管理工作創新和信息化建設中有待解決的不足

(一)淡薄的管理意識，落后的思想理念

現如今高校檔案管理工作慢慢步入了正軌，其管理模式也日漸規范，與此同時相關工作人員也有了更加強烈深刻的檔案意識，檔案管理工作的順利、有序進行在學校的實際科研以及教學工作中的作用也漸漸凸顯了出來，這種情況在一定程度上為高校檔案管理工作的信息化建設奠定了堅實的基礎。可是回到現實情況我們發現，大多數人們對于高校檔案管理的創新和信息化建設并不太了解，還沒有真正的理解和認識到信息化建設的重要意義，他們還仍舊保持著原有的思維方式，對于創新意識并不強烈，這種思維上的固執使得他們很難展開新的嘗試，也很難會有突破，進一步代表了他們并不會對檔案管理信息化建設的價值有什么深刻的了解和認識。

(二)資金和設備投入不足，管理手段落后

高校檔案管理的整體工作量較大且內容較為繁雜，其工作內容包括了對檔案信息的整理和分類、檔案的保管和目錄編制、資料的整理以及檔案信息的合理調配等等。但是現如今大部分的高校雖已用電腦來進行檔案管理，但電腦的作用也僅僅是檢索或者查詢檔案，對于其他的工作依舊采用人工操作，這就造成了檔案管理整體工作效率不高，同時也不能充分的對檔案進行利用。因此，為了跟得上現如今科技、信息快速發展的社會潮流，各高校有必要及時的對檔案管理工作以及內容進行整改和更新。但是，還有部分高校對于檔案管理信息化更新還處于紙上談兵的狀態，由于受到資金的限制使得檔案管理信息化建設并沒有得到順利施行，就算勉強展開了一些檔案管理信息化建設的內容，但因為工作人員能力有限，相關操作設備較為落后以及設備數量有限等情況，使得學校檔案管理的信息化建設成果并不明顯，在一定程度上限制了信息化的推進和發展。

(三)檔案管理人員的專業水平和素質有待提高

高校檔案管理工作由于沒有太大發展空間，其一直處于一種偏冷門工作的情況，大部分人來到高校任職并不想接任檔案管理這一項工作，所以很多高校的檔案管理部門都是由退休的學校老師或者是學校行政部門的老師兼職來組成的，這就出現了相關工作人員的整體素質不高以及技術能力不足的現象，他們往往并不具備檔案管理的相關管理理念和技能。檔案管理工作的創新和信息化建設離不開那些專業知識過硬且熟悉檔案業務的優秀管理人員。

三、高校檔案管理工作創新和信息化建設的策略

(一)創新檔案管理工作理念

檔案管理工作除了要合理的歸納并整理檔案文件，同時還要能夠在有需要的時候及時找到所需要的檔案信息，從而將來能夠為高校的發展提供有用的信息，使檔案能夠發揮出真正的作用和價值。所以高校檔案管理人員們的個人能力以及素質都應當非常優秀。同時學校的領導們也應該多多深入的了解一下檔案管理部門的作用，明白檔案管理工作和整個學校的發展之間存在的重要聯系，進而真真正正、切切實實的重視起檔案管理部門的建設和發展。結合學校的整體價值和發展趨勢盡可能的為檔案管理工作予以金錢、人力以及物力上的支持，以此來進一步推動檔案管理部門的建設和發展。除此之外檔案管理工作人員也應當明白自身的位置及作用，端正態度轉變理念。努力做好為他人的“服務”工作，對檔案管理模式進行合理調配和創新，進而更好的為學校提供相關服務，滿足時代的需要。

(二)做好人才資源的創新工作

每個行業的建設和發展都是和優秀人才的貢獻分不開的，同樣的檔案管理工作的創新和進步也離不開優秀的專業人才。現如今的檔案管理部門的職員中還滯留著些許不足之處，應當要盡快彌補不足提升團隊整體水平。為此學校方面應當多多引進一些專業能力過硬且素質良好的優秀人才，從而為學校的檔案管理工作創建出一個業務能力優、工作效率高且專業技術強的優質團隊。同時，學校也需要定期對相關管理人員展開檔案管理信息化的相關培訓，努力增強其計算機能力和整體技術水平。還可以制定相應的獎勵機制，進而為工作人員創新工作提供更大的動力。

(三)加大軟硬件方面的設施投入

在科學技術不斷進步社會持續發展的背景下，高校檔案管理工作的信息化建設已然成為了新時代發展的必然趨勢，這種情況下對于相關軟硬件設施也有了更高的需求。所以高校必須加大資金投入，以為相關檔案管理人員配備上專業性更高的辦公設施。比如打印機和電腦等等，都可以為檔案管理工作提供幫助，進一步使工作效率得到有效的提升。

四、結語

從以上描述中我們可以了解到，在二十一世紀的今天，檔案管理創新以及信息化改革已經成為高校建設和發展的必要工作。各個高校應當結合自身情況探索出適合自身的創新方式，在保證原有管理模式順利進行的條件下，一步步落實檔案管理的信息化建設，為今后的檔案管理工作的順利開展打下夯實的基礎。