控制物資采購成本之淺見

1. 影響物資采購成本因素

物資采購成本是企業經營活動中因采購物資而發生的費用，也就是在采購物資過程中的購買、包裝、裝卸、運輸、存儲等環節所支出的人力、物力和財力的總和。采購成本主要包括以下幾個方面的內容：物資采購成本；從事采購的工作人員的工資、獎金及各種補貼；采購過程中的各種物資損耗；物資在運輸、保管等過程中的合理損耗；銀行貸款利息的支付；采購管理過程中發生的其他管理費用。

盡管采購成本構成具有多樣性和動態性的特征，但影響采購成本的因素主要有以下幾項：一是采購價格因素。價格因素是企業成本和費用的主要組成部分，是采購成本高低的決定因素。二是采購數量因素。數量因素建立在批量生產和科學合理的物資核算定額及儲備定額基礎之上，經濟批量的采購方式和數量是影響采購成本的重要因素。三是物資市場信息因素。在全球經濟和網絡經濟時代，及時、全面、準確地掌握分析物資市場信息是影響采購成本的關鍵因素。四是物資運送方式因素。以最短的里程、最低的費用和最短的時間及時、準確、安全、經濟地完成物資在空間的轉移是影響采購成本的重要因素。五是物資儲備方式因素。先進合理的物資儲備方式對節約人力和運費以及減少占用資金等都有著十分重要的作用。六是采購策略因素。具有預見性和靈活機動的采購策略是影響采購成本的重要因素。七是員工的素質因素。良好的采購工作需要具備一定科學知識、業務能力和豐富經驗的員工來完成。

2. 企業物資采購流程控制

2.1采購計劃的制定

采購計劃階段是整個采購動作的第一步。采購計劃的制定是一項復雜的工作，采購計劃制定要考慮以下因素：

2.1.1物資采購數量及品質的因素。通過對企業經營的需要、商品儲存、市場供應情況及價格變動情況、可替代品及新產品的發展情況、運輸條件及其變化情況等因素的了解來決定采購數量和品質。

2.1.2供貨商選擇及運輸路線的因素。根據采購物資特點、價格及供應優惠條件來最后確定供應商；根據運輸費用及物資的特點用定性決策或線性規劃方法以及最短線路法來確定運輸線路及運輸工具。

2.1.3采購方式的因素。根據采購的成本、價格、利潤的綜合核算來確定采購方式。采購方式有：（1）相互性采購。企業在采購的同時向被采購企業出售產品。（2）統一采購。對于某種具有特色、需要大量采購的商品，可以采取統一訂貨、統一采購的方式，以降低成本。這種方式被鐵路企業普遍采用。（3）多家協同采購。根據需要，與其他企業聯合采購。

2.2供應商的選擇

采購渠道的選擇，直接影響到企業的經濟效益，是物資采購控制的重要一環。供應商選擇的基本準則就是質量、成本、交付與服務并重的原則。四者當中，質量因素是最重要的，首先要確認供應商是否建立有一套穩定有效的質量保證體系，然后確認供應商是否具有生產所需特定產品的設備和工藝能力。其次是成本與價格，要運用價值工程的方法對所涉及的產品進行成本分析，并通過雙贏的價格談判實惠成本節約。在交付方面，在確定供應商是否擁有足夠的生產能力，人力資源是否充足，有沒有擴大產能的潛力。最后一點，也是非常重要的，即供應商的售前、售后服務記錄。

2.3采購價格的確定

采購價格的確定，直接影響到企業的成本，是物資采購控制的重中之重。一方面，在調查市場價格時充分利用網絡平臺，對采購物資的價格進行市場信息收集，著重了解和掌握商品的成本價，摸準不同銷售商的利潤構成。另一方面，充分認識競爭決定價格這一規律，在市場調查的基礎上，積極采取與各投標單位急于中標的心里，在保證他們合理利潤的前提下，促使價格下調到認可的空間。

比價采購是降低采購價格的基本手段之一。比價采購就是在采購環節上采用“價格比較”，對采購的全過程進行動態監控，力爭在滿足本企業質量需求的前提下實現低成本采購。

2.4嚴把入庫驗收關

物資的驗收是確認資產、費用和負債是否存在與發生的重要依據。為達到控制目的，驗收人員盡量由獨立于計劃、采購和財務部門的人員來承擔，根據采購單記載的數量和質量要求獨立地檢驗收到的貨物。

2.5建立科學的資金使用程序

由于采購直接體現企業現金流出的增加，因此，物資采購與現金結合得非常緊密。為了降低采購成本，又減少現金流出，一方面要認真把住資金支付關，另一方面應采用多種支付方式進行管理。

3. 控制物資采購成本的措施

3.1在體制上實行集中采購

集站段的零散采購為較大批量的集中采購，在價格上獲取批量優勢，有利于加強管理和監督，有利于穩定供應商和供貨渠道，有利于減少中間環節，從而降低采購成本。

3.2在過程上實行有序控制

在物資采購管理過程中，通過加強物資準入管理、價格管理和招標管理完成對整個采購過程的有序控制。

3.3在預算上實行事前控制

制定物資采購預算就是要在具體實施物資采購行為之前對采購成本進行事前控制，解決花錢的人和算賬的人之間的矛盾，變事后控制為事前控制。有了采購預算的約束，能提高采購資金的使用效率，優化采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效控制采購資金的流向和流量，從而達到控制物資采購成本的目的。

3.4在管理上完善物資采購保障體系

物資處要加強全局物資采購供應、準入、價格、招標、合同、倉庫等管理工作的指導力度，杜絕不合理使用及浪費物資的現象，使物資采購工作有章可循、有法可依、從而規范物資采購行為、保證運輸生產正常進行。

3.5提高物資人員素質

物資管理人員缺乏系統、專業、相關的培訓，在管理中往往憑借的是經驗判斷而不是科學理念，存在人才知識結構老化、難以接納現代管理理念與手段的問題，因此，要加強物資人員隊伍建設。

3.6在思想上筑牢拒腐防變的防線

嚴格遵守各項廉政建設規定，加強教育，提高自律意識，時刻提醒自己，保持清醒頭腦，不謀私利、防微杜漸、拒腐防變。