視頻會議系統在企業經營中的應用

【摘要】 遠程視頻會議系統能夠助企業提高生產效率、即時把握市場動向，提高團隊協同工作的效率。文章針對視頻會議系統在企業經營中的作用與應用進行了闡述。

【關鍵詞】 視頻會議系統 發展 應用

為了增強競爭力，現代企業正逐步向集團化、規模化方向發展。基于市場部署和成本控制的考慮，企業需要在不同地點部署研發、生產、銷售機構，在全球選擇供應商及合作伙伴，這對企業的集中式管理提出了新的挑戰。為了實現日益頻繁的跨地域溝通交流和快速決策，現代企業需要更高效、更便捷、更先進的溝通方式。面對新的溝通需求，原有的電話、計算機等通信系統已不能完全適應，隨著互聯網的快速發展，基于交互式多媒體通信技術的視頻會議已經成為企業重要的溝通手段。視頻會議以身臨其境的可視化遠程交流方式替代傳統的電話、E-mail及異地出差，能夠以更高的效率和更低的成本，滿足集中式管理的需求，讓企業在瞬息萬變的競爭環境中贏得先機，實現持續、快速、高效的整體運營。

1. 視頻會議系統及其發展

視頻會議系統是指兩個或兩個以上不同地方的個人或群體通過傳輸線路及多媒體設備將聲音、影像及文件資料互傳，達到實時互動的溝通，從而完成會議目的的系統設備。視頻會議系統是集通信技術、計算機技術、多媒體技術、微電子技術于一體的遠程異地通信方式，使得在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式實時交流信息，增加雙方對內容的理解能力。

視頻會議系統的各分會場終端在對現場人物的圖像和聲音、主要背景以及相關的資料圖像進行捕捉的同時實現圖像聲音的壓縮編碼。根據視頻會議的控制模式，經過數字通信系統向指定方向在網絡上進行傳輸。與此同時，終端對接收到的圖像聲音進行解碼解壓縮并在顯示終端（液晶電視、投影儀等）輸出指定會議參加方的圖像和聲音。

視頻會議是一種典型的多媒體通信應用實例。20世紀60年代發達國家就開始進行視頻會議的研究，早期的視頻會議系統以模擬方式傳輸，占用很大的帶寬，其代表有美國貝爾實驗室研制的可視電話、英國BT公司的1MHz帶寬黑白視頻會議系統。80年代末90年代初，隨著微電子、計算機、數字信號處理及圖像處理技術的發展，視頻會議的理論研究和實用系統研制方面也得到了迅速發展。總的說來，其發展主要經歷了模擬視頻會議、數字視頻會議和國際統一標準的數字視頻會議三個階段。

2005年初第一款720P高清視頻會議產品問世，拉開了高清視頻會議的序幕。2007年Lifesize發布首款1080P高清視頻會議系統，標志著視頻會議系統已經進入到了高清時代。與傳統的標清視頻會議系統相比，高清視頻會議系統通過提供更為清晰的畫面質量、更好的聲音效果，提供給與會者高效、高質量的視頻體驗，使與會者能夠更有效的進行會議交流。隨著HDTV，HD攝像機等設備的普及，高清視頻會議系統得到了更為廣泛的應用，視頻會議系統也從標清時代走到了高清時代。更多的企業和機構認識到信息化建設對于企業發展所起到的至關重要的作用，對高清視頻會議系統有了更多的需求，同時市場上也涌現出了多家廠商，積極應用高清視頻會議新技術，不斷開發出新產品，把高清視頻會議系統的應用推到新局面。

2. 視頻會議系統的作用

針對企業的溝通難題，視頻會議系統應需而生，國內外各大廠商都推出了自己的視頻會議系統。對于企業來說，采用視頻會議系統能夠即時把握市場，贏得具有競爭力的優勢。對于教育機構來說，能夠將不同區域的學生和教師連接起來，共同分享課堂內容，互相學習。對于公共機關來說，能夠提供即時的信息，增加安全系數，為各種緊急事故提供關鍵的通信工具。溝通在企業運營中占據非常重要的地位，傳統的遠程溝通方式無非采用電話聯系或者出差兩種。電話會議雖然可以及時迅速的溝通，但因其具有不可視的局限性，遇到需要邊展示產品和資料邊溝通的情況就不得不派人出差。往往為了參加一個小時的會議需要花費2天以上的外出行程，伴隨產生的是高額的差旅費用，增加了企業的運營成本。雖然頻繁的出差也能解決大部分問題，但極大的延長了決策周期，在殘酷的商場，落后競爭對手一秒可能損失的就不僅僅只是金錢了。如何提高溝通質量與效率成了企業領導者必須考慮的事情。

視頻會議與傳統的電話會議相比優勢明顯，視頻會議能提供直接、全面的視頻、音頻環境，在溝通交流方面互動性更強一些。召開視頻會議不僅可以聽到發言者的聲音，還可以清楚的看見他的表情、動作，帶來真實直觀的交流體驗。共享文件資料功能可以同步顯示照片、PPT、文檔、影音文件，讓遠程教育和培訓真正成為現實。遠程視頻會議系統不僅方便企業隨時召開內部會議、技術交流，還可以幫助企業解決異地培訓、異地招聘等難題。它使遠距離溝通變得更為頻繁、效率更高更為高效，從而深刻地影響企業的運行模式、縮短決策時間、同時提高組織內部的協同力和競爭力。

視頻會議帶來的好處值得人們的考慮。不過視頻會議是依賴于網絡運行的，在2002年IDC預測的年度IT業界熱點技術中，視頻會議技術位居前列；國內有關研究機構也曾預測，2002年視頻會議在中國內地市場的銷售額會達到20億元。目前，各級政府、事業單位、金融證券機構、教育機構等紛紛開始營建視頻會議系統，隨著網絡環境的不斷完善，這種需求還將大幅增加。

3. 視頻會議系統的應用

3.1用于企業內部溝通。分布在不同地域的企業分支機構，借助視頻會議系統就可以隨時隨地與總公司進行溝通，不需要浪費時間在旅途上，為企業縮短了決策時間，提高了公司的運作效率。

3.2與非本地客戶進行可視化的互動交流，增強真實感。以往與異地客戶溝通需要相關人員多次往返兩個城市，費時費力。采用視頻會議系統就像面對面交流一樣，可以及時了解客戶需求。

3.3向公眾和目標客戶進行產品的可視化推廣，增強直觀性。俗話說“眼見為實”，通過展示產品，讓客戶直觀的看到產品的外觀，工作狀態，性能等，比只是拿出幾組數據更有說服力。

3.4對分支機構企業員工進行在崗培訓。企業規模的日益擴大，機構的日益分散，讓員工的業務培訓和思想工作變得困難重重，集中式培訓耗費大量的資金和時間。視頻會議系統將幫助企業建立基于互聯網絡的培訓教室，讓遠在天邊的老師與學生面對面的交流和溝通，實現企業遠程教育和培訓的夢想。

3.5對公司自身或客戶進行遠程可視化技術支持和維護。通過視頻會議軟件系統可得到技術人員“面對面”的講解，有效而快速的解決遇到的問題，大幅度的提高客戶對企業的信任和滿意程度。

3.6視頻會議系統還可以與硬件設備靈活結合，架設大型會場，滿足幾千或者上萬的人進行會議，這種方式不但可以滿足會議需求，并且提高會議質量和項目性價比，同時軟件維護簡單，擴容方便。

4. 經濟效益分析

視頻會議技術的誕生，徹底打破了傳統的會議模式，對于那些會議頻繁的公司和個人來說，這種先進的會議方式，使他們不再長年東奔西走，節約差旅費用，減少旅途消耗，同時提高了信息傳達速度，就等于提高工作效率。隨時隨地的溝通，使人們更有效的交流，因為可視化的交流是最自然的交流方式。

據分析，一家年營業額在2000萬的企業，每年花費在差旅上的費用就占了15%，大約是300萬元。使用匯訊wiseuc視頻會議系統后，可節約近50%，每年的差旅費降低到100-150萬元。而構建一套總部1個結點，10個分支結點的視頻會議系統，費用僅為幾十萬元，不到一年便可收回成本。節約差旅費和通訊費只是視頻會議系統最直觀的優點，相比于因效率提升而帶來的經濟效益增長簡直微不足道。