電算化環(huán)境下如何提高財務(wù)內(nèi)部控制水平

[摘要]隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，會計實務(wù)中的電算化被越來越廣泛地運用到企業(yè)的財務(wù)管理工作中去，但是這也提出了一個新的要求，那就是提高相應(yīng)的財務(wù)內(nèi)部控制水平，只有內(nèi)部控制水平符合電算化的要求，才能促進企業(yè)的財務(wù)管理工作更好進行。本文嘗試論述了電算化的內(nèi)涵以及電算化給財務(wù)核算帶來的變化，在此基礎(chǔ)上提出提高財務(wù)內(nèi)部控制水平的措施，希望以此提高企業(yè)對于電算化的理解，并適應(yīng)社會經(jīng)濟的發(fā)展潮流，深化電算化在企業(yè)財務(wù)管理中的運用程度，加強財務(wù)內(nèi)部控制水平。

[關(guān)鍵詞]電算化 財務(wù)內(nèi)部控制 影響 措施

一、電算化的內(nèi)涵

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，其對社會經(jīng)濟各個領(lǐng)域的影響都越來越深入，隨著傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)已經(jīng)不適應(yīng)經(jīng)濟的發(fā)展步伐，所以以電子計算機技術(shù)為支撐的新的電子會計信息系統(tǒng)逐漸被建立起來，并在企業(yè)的財務(wù)管理中廣泛地應(yīng)用。電算化實際上就是將電子信息技術(shù)應(yīng)用到會計管理工作中的簡稱。其在整個會計發(fā)展史上具有重要的地位，其不但解放了勞動力，還實現(xiàn)了會計工作效率的提高，是社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的產(chǎn)物。由于電算化在企業(yè)財務(wù)管理中的應(yīng)用時間尚短，所以與企業(yè)的管理、發(fā)展等方面都存在著一定的不和諧，財務(wù)內(nèi)部控制水平就是影響電算化的一個重要的因素，只有提高財務(wù)內(nèi)部控制水平才能促進電算化在企業(yè)會計實務(wù)中的應(yīng)用水平與質(zhì)量。

二、電算化給財務(wù)核算帶來的新變化

1.核算效率

傳統(tǒng)的手動的會計信息系統(tǒng)，主要依賴手工實施的方式，大量的賬簿資料以及會計報表都需要耗費大量的財務(wù)人員，同時還容易出現(xiàn)誤差，需要反復(fù)進行校對工作；而隨著電算化在企業(yè)中引用，使得計算機能夠現(xiàn)自動化核算的過程，這就減輕了財務(wù)人員的壓力，同時計算機還兼具穩(wěn)定性與準(zhǔn)確性，這也大大增加了財務(wù)人員的工作效率，對于起來說有著重大意義。

2.存儲方式

傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)的存儲方式主要利用紙質(zhì)方式儲存，這就容易導(dǎo)致紙質(zhì)材料的損壞或者丟失，一旦遇見這種情況，企業(yè)的財務(wù)管理工作將陷入很被動的局面；而隨著電算化在企業(yè)的運用，使得以計算機為支撐的電算化能夠通過硬盤或是光盤進行存儲工作，不但提高了這些資料的使用效率，還減輕了相應(yīng)的工作人員的工作壓力。

3.安全性

傳統(tǒng)手工的會計信息系統(tǒng)雖然存在效率比較地下，管理費時等缺點，但是紙質(zhì)資料本身具有相應(yīng)的存在性，只要管理得當(dāng)就能夠保證這些資料的安全性；但是以計算機為支撐的電算化，一旦計算機遭到病毒的襲擊或是由于操作不當(dāng)就有可能造成資料的大量流失，出現(xiàn)這點考慮，電算化的安全性相對低，不過這個缺點可以通過防火墻升級有效控制。

4.要求高

傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)，只要財務(wù)人員掌握了基本的理論知識就可以對賬簿或者報表等進行整理或者其他的操作；但是隨著電算化的不斷普及，對企業(yè)財務(wù)人員提出了新的要求。電算化是以計算機為主要支撐的，這就需要財務(wù)人員掌握必要的計算機技術(shù)，并且能對電算化系統(tǒng)能有有一個清晰的了解，并能獨立對其進行操作和管理電算化系統(tǒng)的能力。

三、提高財務(wù)內(nèi)部控制的措施

1.分工合理

電算化大大增強了會計實務(wù)的專業(yè)化程度，使得原來需要很多人完成的會計工作，現(xiàn)在都能通過計算機實現(xiàn)自動化。這就決定了公司的職能分工需要進行及時的調(diào)整，要對人員進行合理的分工，使得不相容的職務(wù)要進行分離，諸如出納不管債權(quán)、債務(wù)的登記，制單人員不參與審核等諸多方面，都應(yīng)該在電算化的背景重新加強和調(diào)整。

2.系統(tǒng)權(quán)限分離

在電算化的背景下，財務(wù)人員之間的權(quán)限并不完全一樣，為了能夠使系統(tǒng)能夠安全的運行，需要對財務(wù)人員設(shè)置管理權(quán)限，財務(wù)人員只負(fù)責(zé)屬于自己板塊的電算化系統(tǒng)。通過這樣的權(quán)限設(shè)置，既能使各個部分相對分離，使得每個部分的工作人員能夠及時對其負(fù)責(zé)的部分進行管理和維護，而不至于對整體系統(tǒng)造成影響，還使得系統(tǒng)各個模塊之間的保密性能更加完善，這樣企業(yè)會計工作的安全性也得到了更好的保證。

3.及時備份

由于電算化本身存在著一定的安全隱患，所以要定期對資料進行備份，防止由于遭到木馬、病毒等的攻擊，使得資料丟失。這實際上是電算化背景下企業(yè)的會計管理制度中應(yīng)該規(guī)定的，只有利用制度或者規(guī)章的約束力，才能彌補電算化存在的缺點，使其更好服務(wù)于會計實務(wù)。備份工作是會計工作重要方面，很多會計資料對于企業(yè)的作用非常巨大，保存好這些資料才能為企業(yè)的決策、運營提供必要的基礎(chǔ)，才能更好促進企業(yè)的發(fā)展。雖然現(xiàn)在的光盤、硬盤等技術(shù)不斷的發(fā)展，使得備份工作的形式豐富起來，但是其也存在著一定的危險性，所以需要對重要的資料進行紙質(zhì)復(fù)印并存檔，這樣才能確保萬無一失。

4.系統(tǒng)檢修

現(xiàn)在的電算化系統(tǒng)一般都會記錄工作日志，對這些日志要進行及時的檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題要及時的解決，防止對系統(tǒng)造成損害。對于檢查的結(jié)果要進行記錄，這些記錄可以通過分析來分析系統(tǒng)的運行規(guī)律，對于管理人員的系統(tǒng)的檢修水平提高有很大的幫助。只有管理人員完善期檢修能力，面對突發(fā)狀況的時候才能及時對系統(tǒng)進行操作，這樣才能避免意外事故對公司的影響。這也是危機管理的重要方面，現(xiàn)在企業(yè)的發(fā)展危機意識是不可缺少的，隨著市場發(fā)展越來越充分，可能遭到的危機也就越來越多，只有樹立危機意識，才能使企業(yè)在激烈的市場競爭力占有一席之地。

5.按照殺毒軟件并及時升級

由于電算化系統(tǒng)是以計算機為基礎(chǔ)的，所以其很可能遭到病毒、木馬的攻擊，為了能夠確保電算化系統(tǒng)的保密性和安全性，需要購買正規(guī)的殺毒軟件，并進行及時的升級，定期的殺毒。發(fā)現(xiàn)問題及時解決，對可能存在的安全隱患要及時與殺毒軟件公司進行溝通。在這里需要注意一個問題，對于殺毒軟件一定要給予足夠的重視，尤其是會計工作，其不但涉及到大量的數(shù)據(jù)，往往很多資料還涉及到保密性。購置殺毒軟件一定要選擇企業(yè)專用版，很多企業(yè)為了節(jié)省殺毒軟件成本而選擇免費的殺毒軟件，結(jié)果遭到了木馬、病毒的攻擊，造成了大量的資料的丟失，為企業(yè)帶來了不小的損失。

6.檔案管理

電算化系統(tǒng)所涉及的資料也需要進行檔案管理，如果不對其進行定期管理的話，容易引起檔案查找困難，影響會計工作效率。由于資料過于龐大，如果不對資料進行及時分類，設(shè)置必要的檢索的話，很多檔案信息的查找沒有相關(guān)的途徑，致使電算化所發(fā)揮的作用被大大降低。檔案管理工作是一項對專業(yè)經(jīng)驗要求比較高的工作，日常工作中需要注意的事項很多，企業(yè)在對相關(guān)的資料進行檔案管理的時候需要培養(yǎng)相關(guān)的人才。主要有兩種方式，一種是通過培訓(xùn)公司的員工，使其掌握檔案管理的專業(yè)知識，來擔(dān)當(dāng)這項工作，這樣可以使企業(yè)的員工得當(dāng)相關(guān)的鍛煉，也能使公司減少必要的開支，但是缺點是著手工作需要一段時間。另一種就是聘請專門的人才，其可以馬上進行工作，從而迅速改善公司的檔案管理狀況。

四、總結(jié)

在電算化環(huán)境下，由于核算效率、存儲方式、安全等方面都發(fā)生了相應(yīng)的變化，這就要求我們要對財務(wù)內(nèi)部控制進行相應(yīng)的調(diào)整和加強，對于財務(wù)工作的分工、電算化系統(tǒng)的權(quán)限管理、對資料的及時備份以及檔案管理、系統(tǒng)的檢修以及安全保證等方面都提出了新的要求。企業(yè)要適應(yīng)電算化環(huán)境下，企業(yè)的會計實務(wù)中所發(fā)生的新變化，并對這些變化的信號進行及時的反映，通過對財務(wù)內(nèi)部控制水平的提高，使電算化能夠在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮更加重要的作用，更好服務(wù)于企業(yè)的財務(wù)管理工作，在激烈的市場競爭中取得更加有利的地位。

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