礦建施工企業提升人事檔案管理質量問題探討

【摘 要】 人事檔案是滿足企業人才需求、實現員工職業發展和享受社會保障的重要依據。本文從礦建施工企業的特殊性出發，闡述了人事檔案管理工作的地位、作用和存在的主要問題，并就改革完善企業人事檔案管理工作進行了思考。

【關鍵詞】 人事檔案 人力資源管理 礦建施工

人事檔案是企業人力資源管理工作的重要內容，對于企業實現生產經營、科研開發和改革發展目標具有重要意義。國有礦建施工企業的特點，要求全面審視人事檔案管理中存在的問題，高度重視人事檔案的地位和作用并不斷提升管理質量和效能，更好地促進企業和員工的共同發展。

1. 國有礦建企業人事檔案管理的現狀

礦建項目施工線長分散、流動頻繁、環境艱苦，而且勞動強度高、安全風險大、工資待遇低，從業人員需求量大但招工難、流失多，企業人事檔案管理的特點也明顯區別于其他行業。

1.1主要特點。一是種類多樣：國有礦建施工企業職工主要有五類，即原國家煤炭部所屬企業員工、集團內部交流領導人員、大中專畢業生、外部招聘人員、擇優留轉的技校生和農合工。從業人員文化程度、工作經歷、專業技術不一，決定了人事檔案的多樣性。二是注重實用：礦建施工勞動密集的特點突出，施工一線更強調實際操作，比如項目經理必須具備二級以上建造師職業資格，這就要求人事檔案除了教育培訓、工作經歷、黨團等材料外，還要有職業資格、專業技術、技能鑒定等反映實踐能力的材料。三是部分滯留：熟練的技術、管理人員流失多，在礦建施工企業一直比較突出。但部分民營、私人企業只注重引進人員的實際操作能力，很少提出調檔要求而出現“死檔棄檔”、“人檔脫節”，原企業未轉出檔案越來越多。

1.2主要問題。一是信息失真：首先是內容前后不符，出生年月、參加工作、入黨（團）時間不一致，常用姓、字混用；其次是考核鑒定片面，只有優點和成績，沒有缺點和差錯；再次是身份證登記姓名、出生年月等信息與人事檔案記錄不一致。二是材料不全：首先是個人履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資等材料缺乏或不完整；其次是材料收集不及時，人員調離時應歸檔材料未及時歸檔；再次是臨時借閱、單位撤并調整、人員調動時，傳遞、交接不規范導致遺失。三是多頭管理：企業領導層人事檔案由上級組織部門或人力資源部門管理，中層以上管理人員和黨員人事檔案由本單位組織部門或人力資源部門管理，中層以下人員和非黨職工人事檔案由本單位勞資部門管理。四是使用狹窄：由于人事檔案材料不完善，不能客觀反映全貌，導致檔案利用價值相對較低；另一方面由于企業強調人事檔案保密性，除了技校生、農合工擇優留轉和員工入黨、提拔、調動、辦理退休手續時才調閱外，多數人事檔案幾乎很少被利用。五是管理滯后：人事檔案數量逐年增加，但管理還基本處于傳統、原始的手工操作階段，加上管理人員身兼數職、缺乏責任或調整頻繁等原因，自然導致管理質量低下，無法實現人事檔案管理的信息化。

2. 正確認識人事檔案管理工作的地位和作用

人事檔案是記述和反映成長經歷、學習工作過程和表現并以個人為單元歸檔整理、保管、備考的信息載體，是個人成長的歷史見證。科學、規范地管理人事檔案，對于促進礦建施工企業和員工的共同發展具有重要意義。

2.1為促進企業競爭發展提供人才信息。礦建項目施工技術復雜、安全管理標準高，需要大量的機電、通風、防治水、土建、安裝、冷凍等專業技術和安全、生產、經營管理人才。科學管理和使用人事檔案，利于全面、歷史地掌握員工面貌、特點及專長，更好的發現、培養和使用人才。如果人事檔案信息不全、間斷甚至片面，就不能反映真實情況，一方面使領導層擔心青黃不接、出現“人才饑荒”，另一方面又使部分員工感到懷才不遇、產生抱怨心理，最終影響企業的生產經營和改革發展。因此，人事檔案管理在促進企業和員工共同發展中具有重要的信息保障作用。

2.2是企業科學選才用人的重要手段。優秀人才不僅局限于工作能力，其背景、品行、以往工作實績等都是考察要素，而人事檔案是人才信息的縮影，是各類人才社會實踐活動的原始記錄，是德、能、勤、績等方面的綜合反映，管理規范、實力強大的企業都非常重視人事檔案的利用。礦建施工企業近年來發展迅速，各類專業技術、生產、經營人員的需求量不斷增加。盡管目前人才交流的形式和渠道不斷豐富，但完整、翔實的人事檔案可以增加企業領導層對應聘、擬提拔人員的信任度。所以，人事檔案仍是多數企業決定是否錄用、如何使用人才的重要依據。

2.3是企業預測人力資源需求的重要依據。礦建施工企業的人力資源需求一直是動態變化的，隨著項目數量的增減、結構布局的變化，需要根據實際及時調整人員的數量、結構和分布情況。系統分析人事檔案，可以掌握企業各類人才數量、結構、文化程度、專業素質、崗位分布等信息，為領導層準確預測人才需求提供可靠依據，利于制定科學合理的人才培養計劃，確保各類人才的選、育、用、留滿足企業需求。所以，企業要加強人事檔案管理，以確保各類人才的可持續供應為目標做好需求預測工作。

2.4是確保員工享受社會保障的根本保證。這直接關系到企業員工的切身利益。在職期間，人事檔案主要反映員工的崗位職級變化、薪酬結構和水平、“五險一金”基數調整標準。同時，員工退休年齡因男女性別、崗位（工種）而不同，養老金水平也因工齡、養老金繳納、技術職稱等而存在差異，人事檔案就成了確定退休時間、享受養老金水平的唯一依據。礦建施工企業之特殊，在于存在法定可以折算工作年限、提前退休的特殊工種。所以，必須堅持實事求是、嚴格界定標準、準確把握政策，通過提高人事檔案管理質量，確保員工合法享受社會保障權益。

3. 國有礦建施工企業提升人事檔案管理質量的對策

結合多年的人事檔案管理工作，筆者認為，要從根本上提升人事檔案管理質量，更好地服務于企業和員工的共同發展，應該從以下方面著手：

3.1提高管理人員綜合素質。人事檔案管理質量的高低，很大程度上取決于檔案管理人員。首先要強化責任意識。充分認識人事檔案的地位和作用，堅持原則、遵守紀律、保守秘密，防止失誤、及時歸檔，體現人事檔案管理工作的嚴肅性。其次要提高業務素質。通過自學、培訓掌握科學管理原則，熟悉人事檔案管理基本要求，把握材料鑒別、分類方法，確保人事檔案管理更科學、更實用，提供真實、全面的人力資源信息。

3.2完善人事檔案管理制度。要堅持有章可循、有規可依、按章辦事，做到“四個確保”：一是明確歸檔范圍和要求，主動收集材料，全面反映情況，確保嚴謹科學；二是遵循“取之有據，舍之有理”原則，及時鑒別、更新、補充歸檔材料，確保準確完整；三是健全完善借閱制度，確保及時收回；四是規范檔案使用，延長使用壽命，確保檔案安全。

3.3人事檔案內容體現差異性。礦建施工企業從業人員多，對不同專業、領域人員的需求變化快。由于崗位責任、素質要求、考核評價等不同，不同人員人事檔案的內容要有所側重；而同一人的人事檔案，有的內容可以作為公共信息，有的卻只能高度保密。所以，應該根據各人情況增加反映個性特點的資料，使人事檔案內容更加貼近實際、更能適應需求，從而提高人事檔案的實際價值和利用效率。

3.4提高信息化管理水平。信息化管理可以提高人事檔案管理效率和質量，也是大勢所趨。針對人員變化快、種類多、數量大的實際，企業應建立以人事檔案信息為基礎的員工信息系統，逐步實現人事檔案管理的科學化、現代化。一是通過電子掃描儀或數碼相機等多媒體設備，將人事檔案內容數字化處理，實現紙質檔案向全文本電子檔案轉變。二是健全完善相關措施，防范電子文檔容易修改的問題，確保檔案內容的原始、真實和完整。

3.5建立人檔分離管理體制。人事代理制度成本低、效果好，利于人事管理事務的社會化、專業化、規范化。企業應將“死檔棄檔”、“人檔脫節”人員（包括改制破產單位置換身份人員）人事檔案統一移交人事檔案管理中心，改革目前的“人檔合一”模式。對企業而言，可減輕人才引進、職稱評審、檔案管理等大量事務性工作；對各類人才而言，個人不再是“單位所有”，流動更加方便，利于保障個人權益。

礦建施工企業以最大限度激發員工創造力、實現最佳經濟效益、促進企業和諧發展為目標，但人才是企業發展的核心要素。只有不斷提升人事檔案管理質量，將靜止的人才信息動態化，有效開發和管理人力資源，形成具有企業特色的人事檔案管理體系，才能更好地服務于企業和員工的共同發展。

作者簡介：袁婷華（1972-），女，江蘇沛縣人，管理學學士，中煤第五建設有限公司經濟師，主要從事人力資源開發與管理研究。

朱曉光（1972-），男，江蘇徐州人，本科，中煤第五建設有限公司第一工程處人力資源科，主要從事人力資源開發與管理研究。

（作者單位：中煤第五建設有限公司）