小企業(yè)存貨管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

【摘 要】 存貨管理控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，貫徹經(jīng)營(yíng)方針的決策，維護(hù)流動(dòng)資產(chǎn)安全與完整，保證財(cái)務(wù)收支合法、會(huì)計(jì)信息真實(shí)性的一種內(nèi)部自我協(xié)調(diào)、制約和監(jiān)督的控制系統(tǒng)。存貨占用資金比重較大，對(duì)企業(yè)的資產(chǎn)的損益有很大的影響，因此，完善的加強(qiáng)企業(yè)存貨管理體系越來(lái)越重要。

【關(guān)鍵詞】 存貨管理 內(nèi)部控制存貨管理模式

存貨管理一方面是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，防止存貨的不足；另一方面加速存貨參與周轉(zhuǎn)，縮短存貨周轉(zhuǎn)時(shí)間，從而避免占用過(guò)多的資金，實(shí)現(xiàn)存貨成本與存貨效益的最佳組合。現(xiàn)從企業(yè)的存貨管理的計(jì)量與管理這二個(gè)方面存在的主要問(wèn)題進(jìn)行分析。

1. 存貨的計(jì)量問(wèn)題

1.1存貨計(jì)量不合理，造成實(shí)際價(jià)值不準(zhǔn)確。發(fā)出存貨計(jì)價(jià)方法的選擇不夠合理。對(duì)于發(fā)出的存貨，采用不同的計(jì)價(jià)方法對(duì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果會(huì)產(chǎn)生不同的影響。比例長(zhǎng)期采用先進(jìn)先出法計(jì)價(jià)，在價(jià)格持續(xù)上漲的情況下，會(huì)虛增企業(yè)利潤(rùn)，從而多交企業(yè)所得稅。存貨計(jì)價(jià)的隨意性會(huì)帶來(lái)以下影響：影響資產(chǎn)負(fù)債表的真實(shí)性，使會(huì)計(jì)報(bào)表的使用者無(wú)法真正了解企業(yè)擁有或控制的；影響損益表的真實(shí)性，利用這樣的損益表無(wú)法真正了解企業(yè)實(shí)現(xiàn)的利潤(rùn)與發(fā)生的虧損情況，無(wú)法正確評(píng)價(jià)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)；使會(huì)計(jì)資料的使用者造成錯(cuò)誤的分析、決策。

1.2隨意領(lǐng)取，難以核實(shí)存貨數(shù)量。在存貨管理過(guò)程中，許多企業(yè)各部門按各自所需提取貨物，沒(méi)有經(jīng)過(guò)統(tǒng)一的規(guī)劃，也沒(méi)有規(guī)定限制企業(yè)各部門每期允許提取存貨的數(shù)量，往往只是口頭上的敘述，沒(méi)有正規(guī)的領(lǐng)用單據(jù)，經(jīng)常出現(xiàn)貨已發(fā)出，而財(cái)務(wù)方面卻未做出相應(yīng)的會(huì)計(jì)處理，容易引起賬實(shí)不符。例如對(duì)于已銷售的貨物，倉(cāng)庫(kù)未能及時(shí)辦理出庫(kù)并上報(bào)財(cái)務(wù)部門，不僅對(duì)收回該貨款會(huì)有一定的影響，甚至?xí)o企業(yè)造成損失。雖然許多企業(yè)有設(shè)置倉(cāng)庫(kù)主管的職務(wù)，但由于該主管身兼數(shù)職，難以管理到位，同時(shí)，企業(yè)的員工可以經(jīng)常隨意進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)，導(dǎo)致原材料經(jīng)常丟失，卻無(wú)法追究責(zé)任，給企業(yè)造成不必要的損失。

2. 存貨的管理問(wèn)題

倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)與保管，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算，內(nèi)部控制制度不完善，職權(quán)劃分不清。

2.1保管員即要負(fù)責(zé)材料的驗(yàn)收入庫(kù)和生產(chǎn)所需的發(fā)料和退料，又要負(fù)責(zé)完工的產(chǎn)成品和半成品的出入庫(kù)管理，以及月末月初的盤庫(kù)和報(bào)賬工作，倉(cāng)庫(kù)主管除負(fù)責(zé)組織安排生產(chǎn)外，又同時(shí)兼任倉(cāng)庫(kù)核算員，要統(tǒng)計(jì)倉(cāng)庫(kù)的材料領(lǐng)用和耗用，以及產(chǎn)品的驗(yàn)收登記，每月初還要提供上月倉(cāng)庫(kù)材料領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表，這就缺乏權(quán)限的相互制約，容易使內(nèi)部人員，特別是倉(cāng)庫(kù)主管利用存貨獲取個(gè)人利益，給企業(yè)造成不必要的損失。

2.2采購(gòu)計(jì)劃安排不合理，市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，造成庫(kù)存短缺可積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)停滯或浪費(fèi)資源，供應(yīng)商選擇不當(dāng)，容易造成采購(gòu)員與供應(yīng)商之間勾結(jié)，讓采購(gòu)員賺取“回扣”。

2.3許多倉(cāng)庫(kù)主管在管理方面的知識(shí)較為豐富，而對(duì)原材料質(zhì)量知識(shí)卻比較欠缺，在原材料驗(yàn)收這個(gè)環(huán)節(jié)，只是單純從數(shù)量上進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于質(zhì)量方面是否符合要求也只能從表面上觀察，只有在產(chǎn)品設(shè)計(jì)和投產(chǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題時(shí)才要求跟供應(yīng)商退貨，這在很大程度上阻礙了生產(chǎn)的正常進(jìn)行，甚至?xí)绊憸?zhǔn)時(shí)交貨的時(shí)間。

2.4由于企業(yè)沒(méi)有規(guī)范的采購(gòu)計(jì)劃，而是根據(jù)訂單量的大小，臨時(shí)發(fā)出采購(gòu)需求，運(yùn)輸成本高。

2.5存貨管理不科學(xué)，保管環(huán)境差，造成原材料損壞許多企業(yè)存貨擺放紊亂，把原材料與產(chǎn)成品混淆在一起。同時(shí)，不注意倉(cāng)庫(kù)環(huán)境的改善，在潮濕的天氣不注意室內(nèi)除濕，或不經(jīng)常清理倉(cāng)庫(kù)，致使一些長(zhǎng)期堆放的貴重原材料變質(zhì)和損壞。

2.6驗(yàn)收的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，無(wú)定期盤點(diǎn)部分企業(yè)對(duì)原材料的驗(yàn)收時(shí)間，不利企業(yè)的生產(chǎn)。企業(yè)沒(méi)有安排專門的人員與時(shí)間對(duì)倉(cāng)庫(kù)里的原材料與產(chǎn)成品進(jìn)行定期盤點(diǎn)，檢查賬實(shí)是否相符，對(duì)發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題的產(chǎn)成品不能做出及時(shí)的處理，對(duì)于數(shù)量不符的情況，不能有效的追究責(zé)任。

3. 建議與對(duì)策

3.1建立健全內(nèi)部控制

3.1.1企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確內(nèi)部相關(guān)部門的崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約的監(jiān)督。起到有效科學(xué)的管理存貨。

3.1.2明確審批人對(duì)存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)方式、程序和相關(guān)控制措施的權(quán)限責(zé)任，不得越權(quán)審批；明確經(jīng)辦人員的職責(zé)范圍和工作要求，對(duì)于超越權(quán)限的業(yè)務(wù)有權(quán)拒絕辦理，并向上級(jí)報(bào)告；嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)人員辦理存貨業(yè)務(wù)。明確存貨的取得、驗(yàn)收與入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)與保管、領(lǐng)用發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求，做好相應(yīng)的記錄與憑證保管。

3.2建立存貨的采購(gòu)與出入庫(kù)制度

3.2.1企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)各種存貨間隔的當(dāng)前庫(kù)存，考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、市場(chǎng)供求等因素，充分利用信息系統(tǒng)，合理確定采購(gòu)周期和數(shù)量，確保存貨處于最佳庫(kù)存狀態(tài)，以免大量資金積壓在存貨上。采用現(xiàn)代存貨管理手段，及時(shí)了解追蹤存貨量的變化，詳細(xì)分析并盡量以能使存貨的存儲(chǔ)成本、存貨不足引起的短缺成本、訂貨、裝運(yùn)和提貨成本三者之和為最低時(shí)，確定企業(yè)合理的進(jìn)貨批量和進(jìn)貨時(shí)間，要盡量在各種存貨成本與存貨效益之間作出權(quán)衡，達(dá)到兩者的最佳結(jié)合。

3.2.2對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)建立完善的管理制度，確保采購(gòu)過(guò)程的透明化，實(shí)行物資招標(biāo)比價(jià)采購(gòu)。根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)編制存貨年度、季度的月份的采購(gòu)、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、銷售預(yù)算，并按照預(yù)算對(duì)實(shí)際執(zhí)行情況予以考核。

3.2.3存貨的入庫(kù)應(yīng)清楚登記存貨的類別、編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、計(jì)量單位，并定期與財(cái)會(huì)部門核對(duì)。檢查訂貨合同、入庫(kù)通知單、合格證等原始單據(jù)與待入庫(kù)貨物之間是否相符。

3.2.4倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)審批的通知單發(fā)出貨物。存貨發(fā)出責(zé)任人應(yīng)當(dāng)及時(shí)核對(duì)有關(guān)票據(jù)憑證確保其與存貨品名、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格一致。詳細(xì)記錄存貨入庫(kù)、出庫(kù)以及庫(kù)存情況，做到存貨記錄與實(shí)際庫(kù)存相符，并定期與財(cái)務(wù)部門、存貨管理部門進(jìn)行核對(duì)。

3.3建立驗(yàn)收與保管制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的存貨管理技術(shù)的方法，規(guī)范存貨驗(yàn)收程序的方法，對(duì)入庫(kù)存貨的質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格等方面進(jìn)行查驗(yàn)，驗(yàn)收無(wú)誤方可入庫(kù)。重點(diǎn)關(guān)注合同、發(fā)票等原始單據(jù)與存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等核對(duì)一致。建立存貨保管制度，定期對(duì)存貨進(jìn)行檢查，加強(qiáng)存貨的日常保管工作，嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨。健全防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲害的防變質(zhì)等管理規(guī)范。結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，加強(qiáng)存貨的保險(xiǎn)投保，保證存貨安全，合理降低存貨意外損失風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確發(fā)出領(lǐng)用的審批權(quán)限。

3.4實(shí)施盤點(diǎn)控制，定期對(duì)存貨進(jìn)行檢查，確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)存貨損壞、變質(zhì)等情況。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨盤點(diǎn)清查制度，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況確定盤點(diǎn)周期、盤點(diǎn)流程等相關(guān)內(nèi)容，核查存貨數(shù)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存貨減值跡象。盤點(diǎn)清查中發(fā)現(xiàn)的存貨盤盈、盤虧。毀損、閑置以及需要報(bào)廢的存貨，應(yīng)當(dāng)查明原因、落實(shí)并明究責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)后處置。

3.5注重對(duì)員工的培養(yǎng)

注重企業(yè)管理人員的培養(yǎng)，提高其綜合素質(zhì)。企業(yè)可定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)或輪崗，讓他們到各個(gè)部門或崗位去豐富工作經(jīng)驗(yàn)，擴(kuò)大對(duì)企業(yè)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的了解，以使他們對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)管理或其它崗位的職責(zé)有更全面的了解，對(duì)提高工作的分析能力和內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)能力都十分有幫助。

只要科學(xué)的改進(jìn)存貨管理，有效控制成本，加速資金周轉(zhuǎn)，必然會(huì)給企業(yè)帶來(lái)源源不斷的財(cái)富。

（作者單位：東陽(yáng)市益特貿(mào)易有限公司）