小企業存貨管理存在的問題及對策

【摘 要】 存貨管理控制是企業內部控制的重要環節，是企業實現經營目標，貫徹經營方針的決策，維護流動資產安全與完整，保證財務收支合法、會計信息真實性的一種內部自我協調、制約和監督的控制系統。存貨占用資金比重較大，對企業的資產的損益有很大的影響，因此，完善的加強企業存貨管理體系越來越重要。

【關鍵詞】 存貨管理 內部控制存貨管理模式

存貨管理一方面是保證企業生產經營的需要，防止存貨的不足；另一方面加速存貨參與周轉，縮短存貨周轉時間，從而避免占用過多的資金，實現存貨成本與存貨效益的最佳組合。現從企業的存貨管理的計量與管理這二個方面存在的主要問題進行分析。

1. 存貨的計量問題

1.1存貨計量不合理，造成實際價值不準確。發出存貨計價方法的選擇不夠合理。對于發出的存貨，采用不同的計價方法對財務狀況和經營成果會產生不同的影響。比例長期采用先進先出法計價，在價格持續上漲的情況下，會虛增企業利潤，從而多交企業所得稅。存貨計價的隨意性會帶來以下影響：影響資產負債表的真實性，使會計報表的使用者無法真正了解企業擁有或控制的；影響損益表的真實性，利用這樣的損益表無法真正了解企業實現的利潤與發生的虧損情況，無法正確評價企業的經營業績；使會計資料的使用者造成錯誤的分析、決策。

1.2隨意領取，難以核實存貨數量。在存貨管理過程中，許多企業各部門按各自所需提取貨物，沒有經過統一的規劃，也沒有規定限制企業各部門每期允許提取存貨的數量，往往只是口頭上的敘述，沒有正規的領用單據，經常出現貨已發出，而財務方面卻未做出相應的會計處理，容易引起賬實不符。例如對于已銷售的貨物，倉庫未能及時辦理出庫并上報財務部門，不僅對收回該貨款會有一定的影響，甚至會給企業造成損失。雖然許多企業有設置倉庫主管的職務，但由于該主管身兼數職，難以管理到位，同時，企業的員工可以經常隨意進出倉庫，導致原材料經常丟失，卻無法追究責任，給企業造成不必要的損失。

2. 存貨的管理問題

倉儲部門負責采購與保管，財務部門進行核算，內部控制制度不完善，職權劃分不清。

2.1保管員即要負責材料的驗收入庫和生產所需的發料和退料，又要負責完工的產成品和半成品的出入庫管理，以及月末月初的盤庫和報賬工作，倉庫主管除負責組織安排生產外，又同時兼任倉庫核算員，要統計倉庫的材料領用和耗用，以及產品的驗收登記，每月初還要提供上月倉庫材料領用統計報表，這就缺乏權限的相互制約，容易使內部人員，特別是倉庫主管利用存貨獲取個人利益，給企業造成不必要的損失。

2.2采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺可積壓，可能導致企業停滯或浪費資源，供應商選擇不當，容易造成采購員與供應商之間勾結，讓采購員賺取“回扣”。

2.3許多倉庫主管在管理方面的知識較為豐富，而對原材料質量知識卻比較欠缺，在原材料驗收這個環節，只是單純從數量上進行驗收，對于質量方面是否符合要求也只能從表面上觀察，只有在產品設計和投產時發現質量問題時才要求跟供應商退貨，這在很大程度上阻礙了生產的正常進行，甚至會影響準時交貨的時間。

2.4由于企業沒有規范的采購計劃，而是根據訂單量的大小，臨時發出采購需求，運輸成本高。

2.5存貨管理不科學，保管環境差，造成原材料損壞許多企業存貨擺放紊亂，把原材料與產成品混淆在一起。同時，不注意倉庫環境的改善，在潮濕的天氣不注意室內除濕，或不經常清理倉庫，致使一些長期堆放的貴重原材料變質和損壞。

2.6驗收的時間過長，無定期盤點部分企業對原材料的驗收時間，不利企業的生產。企業沒有安排專門的人員與時間對倉庫里的原材料與產成品進行定期盤點，檢查賬實是否相符，對發生質量問題的產成品不能做出及時的處理，對于數量不符的情況，不能有效的追究責任。

3. 建議與對策

3.1建立健全內部控制

3.1.1企業應當建立存貨業務的崗位責任制，明確內部相關部門的崗位的職責、權限，確保辦理存貨業務的不相容崗位相互分離、制約的監督。起到有效科學的管理存貨。

3.1.2明確審批人對存貨業務授權批準方式、程序和相關控制措施的權限責任，不得越權審批；明確經辦人員的職責范圍和工作要求，對于超越權限的業務有權拒絕辦理，并向上級報告；嚴禁未經授權的機構人員辦理存貨業務。明確存貨的取得、驗收與入庫、倉儲與保管、領用發出與處置等環節的控制要求，做好相應的記錄與憑證保管。

3.2建立存貨的采購與出入庫制度

3.2.1企業應當根據各種存貨間隔的當前庫存，考慮企業生產經營計劃、市場供求等因素，充分利用信息系統，合理確定采購周期和數量，確保存貨處于最佳庫存狀態，以免大量資金積壓在存貨上。采用現代存貨管理手段，及時了解追蹤存貨量的變化，詳細分析并盡量以能使存貨的存儲成本、存貨不足引起的短缺成本、訂貨、裝運和提貨成本三者之和為最低時，確定企業合理的進貨批量和進貨時間，要盡量在各種存貨成本與存貨效益之間作出權衡，達到兩者的最佳結合。

3.2.2對采購環節建立完善的管理制度，確保采購過程的透明化，實行物資招標比價采購。根據業務特點編制存貨年度、季度的月份的采購、生產、存儲、銷售預算，并按照預算對實際執行情況予以考核。

3.2.3存貨的入庫應清楚登記存貨的類別、編號、名稱、規格、型號、數量、計量單位，并定期與財會部門核對。檢查訂貨合同、入庫通知單、合格證等原始單據與待入庫貨物之間是否相符。

3.2.4倉儲部門應當根據經審批的通知單發出貨物。存貨發出責任人應當及時核對有關票據憑證確保其與存貨品名、規格、型號、數量、價格一致。詳細記錄存貨入庫、出庫以及庫存情況，做到存貨記錄與實際庫存相符，并定期與財務部門、存貨管理部門進行核對。

3.3建立驗收與保管制度

企業應當采用先進的存貨管理技術的方法，規范存貨驗收程序的方法，對入庫存貨的質量、數量、技術規格等方面進行查驗，驗收無誤方可入庫。重點關注合同、發票等原始單據與存貨的數量、質量、規格等核對一致。建立存貨保管制度，定期對存貨進行檢查，加強存貨的日常保管工作，嚴格限制未經授權的人員接觸存貨。健全防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲害的防變質等管理規范。結合企業實際情況，加強存貨的保險投保，保證存貨安全，合理降低存貨意外損失風險。企業應當明確發出領用的審批權限。

3.4實施盤點控制，定期對存貨進行檢查，確保及時發現存貨損壞、變質等情況。

企業應當建立存貨盤點清查制度，結合企業實際情況確定盤點周期、盤點流程等相關內容，核查存貨數量，及時發現存貨減值跡象。盤點清查中發現的存貨盤盈、盤虧。毀損、閑置以及需要報廢的存貨，應當查明原因、落實并明究責任，按照規定權限批準后處置。

3.5注重對員工的培養

注重企業管理人員的培養，提高其綜合素質。企業可定期對員工進行培訓或輪崗，讓他們到各個部門或崗位去豐富工作經驗，擴大對企業各個工作環節的了解，以使他們對公司的經營管理或其它崗位的職責有更全面的了解，對提高工作的分析能力和內部的溝通協調能力都十分有幫助。

只要科學的改進存貨管理，有效控制成本，加速資金周轉，必然會給企業帶來源源不斷的財富。

（作者單位：東陽市益特貿易有限公司）