淺談電力企業(yè)建設(shè)工程技術(shù)檔案管理

【摘 要】 隨著國家電力體制的不斷改革，記錄電力工程建設(shè)的檔案在其形成、管理、 利用等方面也日趨復(fù)雜。電力工程建設(shè)中的檔案牽涉面廣、專業(yè)性強，其工作的質(zhì)量直接影響到工程建設(shè)。而在實際工作中又有很多不合理的地方，導(dǎo)致電力工程檔案的管理混亂，尤其是在檔案收集方面，常常是缺乏完整和準確性的。為此，必須加強對電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理進行深入的分析，把其對工程建設(shè)的影響降到最小。

【關(guān)鍵詞】 電力企業(yè)建設(shè) 工程技術(shù) 檔案管理

前言

電力建設(shè)項目檔案工作是一項以項目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作 ，是實現(xiàn)電力建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作。它隨電力建設(shè)項目的開始而建立 ，又隨電力建設(shè)項目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終 ，與工程項目建設(shè)的進程同步。

電力建設(shè)工程檔案是電力企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過程的綜合反映，是一份寶貴的資源。檔案工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，日益成為一項維護企業(yè)經(jīng)濟效益、合法權(quán)益及記錄企業(yè)歷史真實面貌的重要基礎(chǔ)工作。因此，還應(yīng)該有必要重申檔案工作中一項最基礎(chǔ)的工作---檔案收集。檔案收集如同檔案工作這座大廈的基石，要做到檔案收集的全面性和完整性，應(yīng)落實“五抓”：抓檔案人員素質(zhì)、抓檔案管理制度、抓“三同步”、 抓工程現(xiàn)場、抓規(guī)范電子文件。

1. 提高檔案人員的素質(zhì)，保證檔案資料收集的完整性

1.1提高專職檔案人員的素質(zhì)。知識經(jīng)濟的到來，企業(yè)檔案工作發(fā)生了顯著變化。檔案工作的領(lǐng)域拓寬 ，檔案服務(wù)的范圍擴大，檔案工作的手段更加現(xiàn)代化，對檔案工作者的政治素養(yǎng)、 文化知識、專業(yè)水平和操作技能等方面都提出了挑戰(zhàn)。為適應(yīng)新的形勢 ，檔案人員應(yīng)自覺學(xué)習(xí)、理解工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，一方面要善于與工程項目管理部門、施工部門等進行溝通，另一方面在做好檔案室內(nèi)部工作的同時，要求早期介入工程建設(shè)活動，時時了解工程建設(shè)動態(tài)，參與工程建設(shè)項目的單項工程驗收、 評審活動 ，按檔案的要求對工程中所產(chǎn)生資料把好質(zhì)量關(guān)，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時提出整改要求，積極主動、有計劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。電力企業(yè)檔案人員只有真正融入企業(yè)管理，主動關(guān)心企業(yè)發(fā)展，以知識與創(chuàng)新為導(dǎo)向，不斷更新知識，檔案工作才能與企業(yè)同步發(fā)展。

1.2完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系。加大檔案的宣傳力度，增強員工檔案意識，在員工中樹立檔案是企業(yè)資產(chǎn)的理念，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，檔案兼職人員深入在企業(yè)各方面工作中 ，能將檔案收集工作更深入開展下去，從各個渠道收集全面完整的資料。檔案工作通過網(wǎng)絡(luò)做到層層有人管、處處有人抓，檔案收集自然全面到位。

2. 建立檔案管理制度，檔案工作做到有章可循

由于電力建設(shè)項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣量大，各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規(guī)范化是檔案管理的本質(zhì)要求。要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎勵處罰等方面作出明確規(guī)定 ，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、 交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設(shè)開始，檔案室應(yīng)向各施工單位分發(fā)國家標準《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》以及《電力建設(shè)施工、驗收及質(zhì)量驗評標準匯編》，同時還應(yīng)發(fā)放本企業(yè)的項目文件歸檔制度說明，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。

3. 抓好項目工程檔案工作與工程建設(shè)管理的“ 三同步”

隨著電力事業(yè)的飛速發(fā)展，火電機組的容量也不斷增加。由于參建單位多、 建設(shè)工期長，形成的工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜，單項工程完工時間也有早有遲 ，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度。因此，要加大對工程檔案的管理力度 ，狠抓工程檔案管理“三同步”（即工程建設(shè)一開始就與開展檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行）。要確保項目工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)，就要特別注重平時對檔案的收集和積累，就必須把事后控制改為事前控制，將項目檔案的管理從末端移到前沿，將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件，把檔案工作從一個工作環(huán)節(jié)擴展為貫穿始終的全程控制的記錄體系，要將項目檔案工作和項目建設(shè)一樣納入程序管理，與項目建設(shè)的各階段同步進行，從項目籌劃、開工時就先期導(dǎo)入檔案管理，直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。

4. 加強與施工單位溝通，力求檔案收集的完整性和準確性

施工單位工程竣工檔案是電力建設(shè)工程檔案中非常重要的一部分，形成一套高質(zhì)量的竣工檔案，首先各專業(yè)工程技術(shù)人員負責(zé)檢驗檔案的真實性和準確性，然后檔案管理員負責(zé)檢驗檔案的標準化、規(guī)范化。為了能保證施工單位工程檔案的順利移交，從工程一開始，檔案管理人員應(yīng)通過開會、到施工單位現(xiàn)場指導(dǎo)等方式與各施工單位加強溝通，就文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理組卷及竣工圖編制和交接驗收等具體問題向各專職資料員明確具體檔案要求，學(xué)習(xí)項目檔案管理政策法規(guī)，統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認識、統(tǒng)一做法，有效地控制檔案的形成質(zhì)量，減少因意見不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同時移交精品檔案。

5. 規(guī)范電子文件歸檔

電子文件的大量產(chǎn)生和應(yīng)用，使得檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展和積累。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動了檔案室的數(shù)字化建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力，對歷史數(shù)據(jù)更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來，所以對電子文檔的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。在工程建設(shè)過程中，各施工單位會產(chǎn)生大量的電子文件，為保證電子文件歸檔的完整率 ，要求施工單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時，相應(yīng)電子文件同時歸檔。文字檔案嚴格按照規(guī)定進行數(shù)字化，要求統(tǒng)一載體、 統(tǒng)一格式 ，電子文檔的規(guī)范化提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現(xiàn)了在企業(yè)各部門之間實現(xiàn)資源共享，也對檔案編研工作起到了一個快速整合的作用。

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（作者單位：甘肅火電工程公司）