治愈郵件恐懼癥

很多職場人患上了“郵件恐懼癥”。 作為如今工作中最常用的溝通工具之一，你在每天受到工作郵件的狂轟濫炸之外，是否還曾遇到過很多麻煩？比如，一不小 心發 送給了錯 誤的收件人，導致隱私或者商業機密泄露；不合適的語氣和行文惹惱了重要人物；或者，把郵件當即時聊天工具來用，引起收件人的反感等等。

你會寫郵件嗎？你是不是常常為寫一封重要的工作郵件而耗費一整天的時間，嚴重影響了其他工作的進度？其實寫郵件沒有那么可怕，不少公司在做新員工培訓的時候已經將怎樣寫合格的工作郵件作為重要一課。

假如你剛好錯過了這一課，那也不要緊，《好運·MONEY+》這期采訪了三位“郵件達人”：

@ 圓木菠蘿頭，軟件公司技術主管，編寫的“學做職場郵件達人”PPT，在網絡上傳播廣泛。

高志宏，快書包公司執行總經理，給公司新員工開設了工作郵件培訓課程。

毛文，外企高管、職場專欄作家，解決職場問題。

他們總結了一些寫郵件的技巧。當你下一次寫郵件的時候，可以參考以下幾條“經驗法則”。

郵件發給誰？

收件方一人以上，按照職務高低排序；同樣職位的，按姓氏字母順序；同時發送給同事和客戶時，以客戶為先。

只群發與你工作各環節相關的必要郵件；切忌各種八卦，所謂“心靈雞湯”式的轉載文章。

這個問題在你需要群發一封郵件的時候顯得尤為突出。圓木菠蘿頭的建議是，根據發送這封郵件的目的，來確定發送對象。

假如你要發送的是一份會議記錄，目的是幫助所有與會者確認會議內容，保存歸檔，并且作為接下來工作安排的參照，那就應該在“收件人”一欄中填寫上所有與會者的郵箱。

如果你是公司業余活動的組織者，需要群發郵件來召集成員參加活動，那么，在把所有成員的郵箱地址填寫到“收件人”欄之后，還要記得抄送給這些成員的頂頭上司。這么做并不表示你打算邀請他們也來參加活動，而是為了起到告知的作用：如果活動和工作有沖突，雙方都可以及時調整。

作為某個行業峰會的主辦方，你需要向所有可能參加峰會的業內人士群發邀請函，但這樣做 的最大風險是，使得原本不認識的收件人互相知道對方的郵件地址，導致你在渾然不覺中侵犯了別人的隱私。圓木菠蘿頭建議，遇到這種情況，收件人那欄填你自己，即這封郵件撰寫者的郵箱，抄送人那欄則可以是你的上司，最后，把你打算邀請的所有業內人士的郵箱地址

都填進密送人那一欄，這樣就既能保證都能收到相關郵件，也保護了他們的隱私。

給郵件起個什么標題？

空白標題的郵件可能引起收件人的反感，況且很多病毒郵件也沒有標題。

緊急郵件在標題中一并說明，但注意適度，不要隨便就用“緊急”這樣的字眼。

高志宏認為，郵件一定要有標題，而且要有主題 。像 “你好”、“我有一個問題”，或是“久違了” 這樣模糊不清的主題會讓忙碌的收件人心生厭煩，或者直接當做垃圾郵件來刪除。在標題中寫明郵件內容的關鍵詞，可以使收信人比較容易查找到你的郵件。

郵件內容需要注意什么？

“倒金字塔”結構，簡明扼要，切忌長篇大論。不能把郵件當成MSN，想到幾個字就發幾個字，既不方便收件人查閱，也容易使其反感。

圓木菠蘿頭認識的一個客戶的高層有個“壞”習慣，郵件只看前三行。所以為避免收件人對你要說的事失去興趣，你得學會開門見山，先說結果。

如果在一封郵件中要說幾件事，一定要在開頭以摘要的形式明確寫出這幾件事，讓收件人第一眼就知道你這個郵件希望他做什么。在郵件的最后要重申主題，再次明確需求。是“請知悉”即可，還是要求有所反饋？如需確認或反饋，一定要在結尾明確“需要確認”或反饋的具體期限和要求。

還有一些細節毛文覺得需要注意。郵件必須以尊稱開頭，第一段通常以問候的方式開啟話題，也可以用請求的語句，比如“請允許我介紹一下自己”。在正文中，最好用“我們”代替“我”。遇上一些討論的矛盾焦點時，盡量不要用“你是錯的”之類的判斷句。如果你的郵件太簡潔、很直接，也可能會有風險，它可能會讓對方覺得有一點不舒服。不過對于工作郵件來說，個人的感情色彩并不十分重要。

簽名檔和附件有什么學問？

不要加座右銘或名人箴言，會顯得你很幼稚。

如果附件其實是一個幾十個字的純文檔，那就直接寫在正文中。

一般來說，工作郵件中的簽名檔相當于你的名片的電子版，不知道該怎么寫的時候照搬你名片上的內容就行了。

簽名檔的字號應比正文字體小一些，但字體應與正文一致。你也可以設置多個版本的簽名檔，根據不同收件人靈活調用。

附件文件要用有意義的名字命名，別給它起一個外星人才可能看懂的文件名。正文中應該對附件內容做一個簡要說明，特別是發送多個附件時。如果附件是特殊格式文件，也應該在正文中說明打開方式。