論代建制模式下信息管理的過(guò)程與溝通

摘 要：代建制模式下工程項(xiàng)目信息管理的過(guò)程及信息溝通的方法作出了具體的分析，搭建代建制模式下工程項(xiàng)目統(tǒng)一信息管理平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：代建制；工程項(xiàng)目；管理模式

1 代建制下工程項(xiàng)目信息管理的過(guò)程分析

1.1 代建制下工程項(xiàng)目信息的收集分析

（1）項(xiàng)目建設(shè)前期的信息收集

建設(shè)項(xiàng)目在正式開(kāi)工之前，需要進(jìn)行大量的工作，這些工作將產(chǎn)生大量的文件，文件中包含著豐富的內(nèi)容。

1）收集設(shè)計(jì)任務(wù)書及有關(guān)資料

設(shè)計(jì)任務(wù)書是確定建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)方案的重要文件，也是編制工程設(shè)計(jì)文件的重要依據(jù)。此階段的建設(shè)項(xiàng)目信息包括項(xiàng)目前期的一系列信息資料，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告以及項(xiàng)目建設(shè)上級(jí)單位和政府主管部門對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的要求和批復(fù)，還包括項(xiàng)目建設(shè)用地的自然、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)環(huán)境等有關(guān)信息資料。

2）設(shè)計(jì)文件及有關(guān)資料的收集

在進(jìn)行工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)之前，工程設(shè)計(jì)單位通常要收集以下內(nèi)容方面的資料信息：社會(huì)調(diào)查情況及自然災(zāi)害等調(diào)查情況；工程技術(shù)勘測(cè)調(diào)查情況；技術(shù)經(jīng)濟(jì)勘察調(diào)查情況。

3）招標(biāo)投標(biāo)合同文件及其有關(guān)資料的收集

在代建制模式下政府機(jī)構(gòu)建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)文件包括選擇代建單位的招投標(biāo)文件以及選擇設(shè)計(jì)、施工、供貨等的招投標(biāo)文件。在招投標(biāo)過(guò)程中及在決標(biāo)以后，招標(biāo)、投標(biāo)文件及其他一些文件將形成一套對(duì)工程建設(shè)起制約作用的合同文件。

（2）建設(shè)項(xiàng)目施工期的信息收集

建設(shè)項(xiàng)目在整個(gè)工程施工階段．每天都發(fā)生各種各樣的情況，相應(yīng)地包含著各種信息，需要及時(shí)收集和處理。因此，項(xiàng)目的施工階段，可以說(shuō)是大量的信息發(fā)生、傳遞和處理的階段。

1）代建單位提供的信息

代建單位作為建設(shè)項(xiàng)目的管理者，在施工中要按照合同文件規(guī)定以及在政府授權(quán)的權(quán)限內(nèi)提供相應(yīng)的條件，并要不時(shí)表達(dá)對(duì)工程各方面的意見(jiàn)和看法，下達(dá)某些指令。

2）施工方提供的信息

施工方在施工中，現(xiàn)場(chǎng)所發(fā)生的各種情況均包含了大量的內(nèi)容，工程建設(shè)的各參與單位根據(jù)自身項(xiàng)目管理工作需要必須要掌握和收集這些內(nèi)容。經(jīng)收集和整理后，匯集成豐富的信息資料。

3）工程監(jiān)理的記錄

工地現(xiàn)場(chǎng)的工程監(jiān)理單位的記錄包括駐地工程師（工地工程師）的監(jiān)理記錄工程質(zhì)量記錄、工程計(jì)量和工程款記錄、竣工記錄等內(nèi)容。

（3）工程竣工階段的信息收集

工程竣工并按要求進(jìn)行竣工驗(yàn)收時(shí)，需要大量的對(duì)竣工驗(yàn)收有關(guān)的各種資料信息。這些信息一部分是在整個(gè)施工過(guò)程中，長(zhǎng)期積累形成的；一部分是在竣工驗(yàn)收期間，根據(jù)積累的資料整理分析而形成的，完整的竣工資料應(yīng)由承建單位編制，經(jīng)工程監(jiān)理單位和有關(guān)方面審查后，移交代建單位及相應(yīng)的政府單位移交項(xiàng)目管理運(yùn)行單位。

1.2 代建制下工程項(xiàng)目信息的分析存檔

（1）工程項(xiàng)目信息的分析

代建制下建設(shè)項(xiàng)目的信息管理除應(yīng)注意各種原始資料的收集外，更重要的要對(duì)收集來(lái)的資料進(jìn)行加工整理，并對(duì)工程決策和實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題進(jìn)行處理。項(xiàng)目情息的加工、整理和存儲(chǔ)是數(shù)據(jù)收集后的必要過(guò)程。收集的數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)加工、整理后產(chǎn)生信息。信息是指導(dǎo)施工和工程管理的基礎(chǔ)，要把管理由定性分析轉(zhuǎn)到定量管理上來(lái)，信息是不可或缺的要素

（2）信息的存檔

信息的存檔是將信息保留起來(lái)以備將來(lái)應(yīng)用。對(duì)有價(jià)值的原始資料、數(shù)據(jù)及經(jīng)過(guò)加工整理的信息，要長(zhǎng)期積累以備查閱。信息的存儲(chǔ)一般需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，各類數(shù)據(jù)以文件的形式組織在一起，組織的方法一般由單位自定，但要考慮規(guī)范化。

1.3 代建制下工程項(xiàng)目信息的查詢傳遞分析

無(wú)論是存入檔案庫(kù)還是存入計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器的信息、資料，為了查找的方便，在入庫(kù)前都要擬定一套科學(xué)的查找方法和手段，作好編目分類工作。健全的檢索系統(tǒng)可以使報(bào)表、文件、資料、人事和技術(shù)檔案既保存完好，又查找方便。否則會(huì)使資料雜亂無(wú)章，無(wú)法利用。

信息的傳遞是指借助于一定的載體（如紙張、軟盤、磁帶等）在建設(shè)項(xiàng)目信息管理工作的各部門、各單位之間的傳遞。通過(guò)傳遞，形成各種信息流。暢通的信息流，將利用報(bào)表、圖表、文字、記錄、電訊、各種收發(fā)文、會(huì)議、審批及計(jì)算機(jī)等傳遞手段，不斷地將建設(shè)項(xiàng)目信息輸送到項(xiàng)目建設(shè)各方手中，成為他們工作的依據(jù)。

2 代建制下工程項(xiàng)目信息溝通分析

代建制模式下的組織內(nèi)的信息溝通的類型同其他管理模式下組織內(nèi)的溝通類型是相似的，可以分為正式溝通和非正式溝通。

2.1 正式溝通

（1）自上而下的溝通。這是信息在組織內(nèi)部從較高的組織級(jí)別層次，按照組織的上下隸屬關(guān)系和等級(jí)系列，向較低的組織級(jí)別層次傳遞信息的溝通過(guò)程。

（2）自下而上的溝通。這是指信息在組織內(nèi)部從較低的組織級(jí)別層次，按照組織的上下隸屬關(guān)系和等級(jí)系列，向較高的組織級(jí)別層次傳遞信息的溝通過(guò)程。

（3）橫向溝通。這是指發(fā)生在組織內(nèi)部同級(jí)層次成員之間相互的信息溝通，以謀求相互之間的了解和工作上的合作配合。這種溝通具有非命令性、協(xié)商性和雙向性的特點(diǎn)。

（4）斜向溝通。這是指發(fā)生在組織內(nèi)部既不隸屬于同一組織級(jí)別，又不屬于同一等級(jí)層次之間的信息溝通，這樣做的目的是為了加快信息的交流，謀求相互之間必要的通報(bào)、合作和支持。

2.2 非正式溝通

非正式溝通指的是不按照正規(guī)的組織程序、隸屬關(guān)系、等級(jí)系列來(lái)進(jìn)行的溝通。因此，通過(guò)非正式溝通渠道來(lái)傳播信息，傳播速度快，傳播范圍也廣。

代建制管理模式下，改進(jìn)項(xiàng)目信息溝通除了要運(yùn)用上述一般管理模式下的方法和手段外，一定要強(qiáng)調(diào)代建單位在工程項(xiàng)目信息管理的中心地位，重視其在項(xiàng)目生產(chǎn)過(guò)程中的主導(dǎo)地位，還要結(jié)合代建制管理模式的特點(diǎn)，遵循其前所述的運(yùn)行程序和運(yùn)行體系，運(yùn)用現(xiàn)代信息和通訊技術(shù)，建立統(tǒng)一的以代建單位為中心的信息管理溝通平臺(tái)。

3 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)代建制模式下的工程項(xiàng)目信息管理的過(guò)程進(jìn)行了系統(tǒng)分析，闡述了代建制管理模式下信息的收集、分析存檔、查詢和傳遞等信息管理過(guò)程，同時(shí)對(duì)工程項(xiàng)目信息溝通及形式進(jìn)行了分析。

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