淺談事業單位檔案裝訂整理工作

摘 要：在檔案整理的過程中為了固定和保護卷內文件，避免散失和損壞，需要根據不同情況對文件或案卷進行裝訂。這里的裝訂是指對不符合檔案保護要求的文件材料，如使用鐵質訂書針或其他需要重新整理的文件材料進行裝訂，以利檔案的保存，防止文件丟失。

關鍵詞：事業單位 檔案 歸檔整理裝訂

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（c）-0-01

裝訂工作是檔案整理過程中的一個必要環節，裝訂的目的主要是便于管理和保護檔案。裝訂之后，既固定了文件頁的順序位置，又使檔案整齊美觀、利于保管。檔案裝訂是檔案整理中的一項工作。檔案裝訂方式對于日后檔案的保管、檢索利用、復制和鑒定銷毀，以及檔案信息數字化轉換等許多方面都具有一定影響，采用何種檔案裝訂方式，同時決定著工作效率。評述了傳統的檔案裝訂方式后，從檔案管理現代化需要出發，提出了新的檔案裝訂方法。

1 事業單位檔案裝訂前準備工作

在檔案裝訂前，需要拆除文件材料上原有的容易發生銹蝕的大頭針、訂書針等金屬性物質；對文件材料逐頁復查核對，避免漏頁、倒置、文字不清晰等現象。對紙張破損或大小不一的文件材料采取必要的補救措施；按照文件右邊、下方整齊的要求將需要裝訂的一組文件洗整齊，用鐵夾在右邊將文件暫時固定。

2 事業單位檔案裝訂方法

實際工作中往往會采用多種方式裝訂檔案，以“件”為單位裝訂時，文件的排列按以下順序：正文在前，定稿在后或正文在前，復印稿在后，針對某一問題韻上級批復在前，原文在后，不論采用何種裝訂法都要避免在裝訂時壓字的現象，在裝訂后要進行檢查，以“三點一線”裝訂時，線要緊固，以防止在利用者翻閱檔案時發生掉頁的現象。目前常用的歸檔文件裝訂方法有以下幾種：（1）盒裝法：主要用于無法進行裝訂或不宜進行裝訂的檔案材料，如錦旗、印章、證書等，對這類檔案采取直接裝入檔案盒中收藏。（2）機械法：即使用專門的裝訂機具在文件材料左邊1厘米內將文件固定在一起。這是一種通用的裝訂法，主要用于單份歸檔文件的裝訂，對裝訂5～10頁厚度的歸檔文件效果較好。由于通常所使用的訂書釘存在生銹的問題，而且過去是采用案卷級歸檔，單份文件不采用訂書機裝訂。隨著不銹鋼文件夾、不銹鋼訂書針的出現，裝訂法使用起來方便、省力，且不影響文件的復印、掃描，所以，現在檔案裝訂均已普遍采用此方法。（3）粘貼法：即采用傳統的膠水或粘和劑將每頁歸檔文件粘貼起來。凡單件在5頁之內比較薄的文件材料，宜采用粘貼法。粘貼時沿文件的裝訂邊刷1～2 mm的膠水粘貼固定。（4）線裝法：即將歸檔的檔案固定后在左邊裝訂線內用針式裝訂機打出孔，然后采用“三孔一線”進行固定。這種方法主要用于10頁以上成卷的，不能采用普通裝訂機裝訂的檔案。（5）縫紉法：對厚度在5頁以上的文件，采用縫紉機沿裝訂線進行縫紉。使用這種方法裝訂時要注意先把縫紉針腳調至最大，因為密集的針腳很容易導致將紙張扎斷。（6）塑釘法：是采用先在歸檔文件上打孔，然后穿上塑料螺釘進行緊固。用這種方法時還可以采用三種顏色的螺釘分別標識永久、長期、短期的檔案。不過，采用這種方法裝訂也將相應地增加檔案的體積和重量，而且塑料釘也存在老化的問題。

3 事業單位檔案歸檔編排裝訂方法

（1）歸檔排列：在同一年度內，將歸檔文件材料區分類別后按不同的保管期限排列。這里，歸檔文件的排列是指在最低一級類目內，對歸檔文件的先后次序進行定位排列，每年都按順序排，以便于查找。如果是同一事由不同作者，按時間先后順序排列。不同事由，則以事情辦理完結時間先后排，將主要職能活動或重要的文件排在前面，對有共同屬性的文件，例如所屬各部門報送的工作總結等，可按照部門的順序排。對相互有聯系的文件要盡量放在同一個檔案盒內排列，對歸檔過程中需要說明的事項填寫在備考表中，主要包括：歸檔文件的完整性、質量情況、材料調整補充情況、檔案檢查情況，歸檔人、檢查人、時間以及其他需要說明的問題。（2）編號和標識：檔案的分類編號是用漢語拼音字母和阿拉伯數字來指代表示不同類型檔案的自然形成規律和相互間的有機聯系的工作。（3）選擇編目方法：編目采取分號制。黨政類文件材料，包括黨群類、行政類兩大類別的文件材料的保管期限分為永久、30年、10年三級，保管期限應為最低一級類目。在編號時，對不同保管期限的歸檔文件分別編制流水件號。要求按“年度、類別、保管期限”分類編號。在實際工作中常用的檔號編制模式有：①全宗號十年度號十分類號十件號；②全宗號十年度號十分類號十案卷號十件號；③全宗號十年度號十分類號十保管期限十件號；普遍采用的檔號結構、模式為：年度號—分類號—案卷號。在以上這三種模式中，可以看出，“全宗號十年度號十分類號十保管期限十件號”的檔號模式既能反映出單份文件的形成時間、所屬類別、保管期限等因素，有利于將檔案管理工作實行有效的銜接。”符合文件形成的自然規律。（4）編頁號及編盒號：對歸檔的文件按照其原有的頁數注出頁數。不過，也有的省級標準規定既要編件號，也要編頁號。以卷為保管單位裝訂后，在有文字的卷內文件頁面右下角從1開始順序編寫頁號。以件為保管單位裝訂的歸檔文件材料，則編寫在每份文件的右上角所蓋的歸檔章相應的欄目內；盒號是檔案包裝入庫排列上架的順序號。編號時按照永久、30年、10年的保管期限順序排列，也可以采用不同的顏色的標簽分別標識保管期限，加以區別。永久、30年、10年保管期限的歸檔文件是要分別編襯流水件號的，30年、10年保管期的歸檔文件不允許混編一個流水號。（5）計算機存儲：對歸檔文件分類編號后，將每份歸檔文件標題等特征信息輸入計算機，在輸入計算機的同時由計算機自動編排產生“件號”。根據“淡化整理、深化檢索”的要求，盡可能按照文件級管理辦法進行歸檔整理工作。將文件題名、、文號、責任者、文件形成日期、主題詞等檔案內容要素充分反映出來，以擴大檢索途徑，優花檢索方式。在輸入數據的同時在文件上編寫件號。（6）裝盒：用統一制作的案卷皮把排列好的文件材料裝訂起來后，填寫卷面，包括：全宗號、目錄號、分類號、文書處理號、單位名稱、主題名、卷內文件形成起止時間、本卷張數、保管期限及卷號等項目。然后，在備考表中注出：卷內需要說明的情況、立卷人、檢查人、日期等，最后打卷內張頁號碼。根據歸檔的文件選擇好適宜的檔案盒，將整理完畢不同類別和保管期限的文件按順序排列好分別裝入相應的檔案盒內。

4 結語

檔案管理工作能否貫徹落實到位能否被各行文單位所認可，關鍵在于我們檔案工作者自己對檔案工作的重視程度和宣傳力度。檔案工作雖然無法與嫦娥工程相比，卻也是一項功在當代，利在千秋的事業，只要人們稍加重視，就可以收到事半功倍的效果[1]。檔案事業就一定能取得飛躍的發展，我們的各項工作就一定能夠得到貫徹與落實！

參考文獻

[1]李振浦.談檔案的裝訂工作應該從文件的裝訂抓起[J].蘭臺內外，2012（1）：35-35.