信息化背景下我國綜合檔案館導入ISO9000標準研究

摘要：作為一套出色的指導性文件，ISO9000標準已在各行各業中發揮了積極而又強勢的作用。現階段，如何在綜合檔案館中導入ISO9000標準，完善其質量管理體系，解決管理工作中存在的問題，已成為當前推動各級綜合檔案館發展的關鍵所在。基于綜合檔案館的質量管理問題分析，文章闡述了我國綜合檔案館導入ISO9000標準的必要性、合規性和可行性。

關鍵詞：ISO9000標準 綜合檔案館 質量管理

ISO9000標準是國際通用的科學的質量管理體系標準。國外檔案事業比較發達的國家，如美國、加拿大、澳大利亞等國檔案館都已陸續通過了這一標準的認證，有力地推動了檔案事業的發展。因此，如何充分運用ISO9000標準，使其成為我國綜合檔案館發展的重要推動力量，是當前我們需要思考和解決的問題。

一、綜合檔案館的質量管理問題分析

1 館藏檔案資源建設方面的問題主要體現在檔案的接收環節。目前，我國各級綜合檔案館對檔案接收工作普遍比較重視，接收之前都能夠對案卷質量和歸檔手續等相關工作提出要求，但由于受傳統檔案工作的影響，目前綜合檔案館的接收范圍仍然相對狹窄。首先，大多數綜合檔案館在館藏內容上沒有達到真正意義上的“綜合”，接收的檔案中反映黨政機關的文書檔案居多，而反映科研、經濟等領域的科技檔案、專門檔案則很少；其次，各級綜合檔案館保存的檔案仍以紙質載體為主，其他載體為輔，館藏結構相對單一；再次，綜合檔案館接收的檔案大多來自同級行政機關，而來自企事業單位的檔案很少，這導致綜合檔案館館藏資源結構相對單一，內容不夠豐富。

2 檔案業務管理方面的問題主要體現在檔案整理與鑒定之間的矛盾。在檔案工作中，整理與鑒定之間的矛盾是一種普遍存在的現象。一方面，為了有效地確保電子文件的真實性、完整性和安全性，綜合檔案館大多實行“雙套制”歸檔，大量重復文件的產生會在一定程度上造成館藏空間的浪費。另一方面，由于檔案鑒定具有一定的主觀性和隨意性，通常綜合檔案館對鑒定和銷毀工作都持謹慎態度，對該銷毀的檔案不敢輕易銷毀，對已到一定保管期限的檔案仍要繼續保存一段時間。這使得鑒定工作沒有充分發揮作用，從而影響到整個檔案工作的開展。

3 檔案利用服務方面的問題主要表現為缺少主動性。長期以來，檔案工作者根深蒂固的觀念是“坐等利用者上門”，被動地提供檔案利用。這種利用工作缺少主動性和服務性，不能充分滿足利用者的利用需求，也不能使檔案的利用價值得以充分體現，這對檔案工作者的形象和檔案工作的社會地位都有一定程度的影響。

二、綜合檔案館導入ISO9000標準的必要性

通過上述分析，可以看出我國綜合檔案館在業務管理等方面還存在著不同程度的問題，因此適時地導入ISO9000標準，可以有效地解決綜合檔案館工作中存在的質量問題。

1 基于ISO9000標準的質量管理體系可以解決當前綜合檔案館的質量管理問題

就學科而言，檔案學一直以來都是一門小學科，理論發展得比較緩慢，與實踐結合得也不夠完善，很多理論在實際工作中的指導意義不大。尤其是近些年來，隨著信息技術的飛速發展，檔案工作實踐領域發生了許多變化。由于缺少相應的理論指導，檔案工作帶有一定的隨意性，進而形成一種非良性循環。國際通用的ISO9000標準以其體系化、規范化的文件為先導，通過實踐經驗的不斷總結、充實和發展，可以有效地彌補檔案工作實踐中的不足。

綜合檔案館的工作流程是由若干個環節構成的統一系統，就目前的情況來看，綜合檔案館日復一日的工作流程缺乏統一的規范和標準，檔案館彼此之間缺乏有效的銜接與融合，不利于檔案館之間的資源共享與交流。ISO9000標準強調的是全過程管理，它采用系統的方法，將相關的質量管理要素、資源和活動等有機地融合在一起，形成一個良性循環的質量環，從而提高整個流程的運轉水平。

2 基于ISO9000標準的質量管理體系是綜合檔案館發展的需要

綜合檔案館大多采用內部評審的方式，缺少外部審核的參與，因而評估缺乏全面性和客觀性，而ISO9000標準則時刻關注利用者的評審，融合第三方審核的力度，從而加強綜合檔案館各項工作的建設。

我國的綜合檔案館是科學文化事業機構，其職責是為黨和國家的各項事業提供檔案服務。然而，當前全社會檔案意識普遍不高，檔案利用者對綜合檔案館的性質、功能并不了解，僅僅認為是政府的機要部門，因而大多采取“敬而遠之”的態度。ISO9000標準以“利用者滿意”為最高宗旨，充分拉近檔案館與利用者之間的距離，有利于揭開檔案館神秘的面紗，提升檔案館的社會地位，進而加快檔案事業體系的建設與發展。

三、綜合檔案館導入ISO9000標準的合規性

ISO9000標準對質量是這樣闡述的：一組固有的特性滿足要求的程度。其中“固有的”（其反義詞是“賦予的”）就是指在某事或某物中本來就有的，尤其是那種永久的特性。以ISO9000標準的質量管理體系來衡量綜合檔案館的各項工作質量，可以做到：“人人有職責，事事有程序，作業有標準，體系有監督，不良有糾正”，從而全面提升綜合檔案館的工作質量。

長期以來，貫穿于檔案工作始終的一直是管理質量問題，但綜合檔案館并沒有形成一套成型的質量管理體系文件，用以揭示自身的質量管理工作。ISO9000標準的相關要求與現行的檔案館質量管理體系之間彼此有同有異，同中存異。具體體現在：

◆管理核心方面：檔案館質量管理體系注重的是其管理對象——即檔案的質量問題，檔案館工作的最終目的是提供服務，ISO9000標準則更加強調以用戶為導向的動態管理模式：

◆工作重點方面：檔案館質量管理體系強調以檢驗為主的測量方式，即發現并解決問題，而ISO9000標準則更加注重“防患于未然”：

◆責任承擔方面：檔案館質量管理體系的主要責任承擔者是領導，即當工作出現失誤時，“懲罰手段”成為第一選擇，而ISO9000標準的責任承擔者強調的是全員參與者，更加注重團隊意識：

◆失誤檢測對象方面：ISO9000標準強調檢測的對象是系統，即堅持持續改進，完善系統的運作，從而降低失誤率，檔案館質量管理體系的檢測對象是檔案工作者，一旦出錯就要追究相關人員的責任：

◆評估主體方面：檔案館質量管理體系的評估主體是檔案館領導，而ISO9000標準則加大了評審力度，不僅設立內部審核機構，同時還要加強用戶、社會其他組織和第三方認證機構的評估，從而使評估工作更具客觀性和適用性：

◆領導作用方面：檔案館領導的作用是通過命令來指揮控制整個檔案工作，而ISO9000標準則強調最高管理者的積極參與一一即確立組織發展的宗旨和方向，為工作人員的發展提供更加適合的環境：

◆執行參照物方面：一直以來，檔案工作的參照物及考核標準都是《檔案法》及以其為核心的相關法律、法規和規章制度，而ISO9000標準則制定了更為詳細的質量管理手冊及相關的程序文件，并將其作為具體工作的參照物。

綜上所述，ISO9000標準與檔案館質量管理體系之間具有很強的相通性，并且其強大的科學合理性并非強制要求綜合檔案館一改往昔的質量管理體系，而是要將其先進的管理理念融入到原有的檔案館質量管理體系之中，從而制定出更加適合綜合檔案館自身發展的管理體系。兩者之間的這種相通性，決定了綜合檔案館導入此標準既符合客觀規律，也符合實際規定。

四、綜合檔案館導入ISO9000標準的可行性

就理論而言，維系綜合檔案館發展的構成要素也正是ISO9000標準所描述的相關要素，二者具有較高的契合度；從實踐方面來看，當前與綜合檔案館同級的政府、企事業單位檔案館及各類專門檔案館的實踐，尤其是紹興市綜合檔案館通過認證后，更為綜合檔案館導入ISO9000標準提供了可靠的實踐保證。

1 綜合檔案館質量管理體系與ISO9000標準質量管理理念具有很高的契合度

ISO9000標準《質量管理體系要求》12應用條款中明確指出“本標準規定的所有要求是通用的，旨在適用于各種類型、不同規模和提供不同產品的組織，當標準的任何要求由于組織及其產品的特點不適用時，可以考慮對其進行刪減”。這充分體現了ISO9000標準“以過程為導向”的管理模式適用于各個領域，而不再僅僅是企業的專有產物。正是由于ISO9000標準的這種科學性，體現了其人性化的管理理念，也增強了標準自身的可適用性。

“重藏輕用”、“藏室于金匱”的傳統思想千百年來一直禁錮著我國檔案工作者。從古至今，檔案工作者無不將妥善保管檔案視為保護檔案，而檔案的真正價值在于其對國家、社會和個人的有用性，屬于關系范疇。隨著信息社會的到來，人們對信息數量的需求在增加，對信息質量的要求也在提高，現有檔案管理模式下分散、孤立、封閉的檔案信息在很大程度上已經不能滿足人們的利用需求。ISO9000標準以利用者為導向，改變以往綜合檔案館以檔案為管理對象的本質，充分發揮檔案的利用價值，使綜合檔案館由封閉、半封閉的狀態向開放型轉變。

2 綜合檔案館具備ISO9000標準所描述的基本要素

ISO9000標準中的四大管理要素：管理職責、資源管理、產品實現及測量、分析和改進，在綜合檔案館中也同樣適用。表現在：

◆管理職責：是指對組織內部管理者職責與權限的定位。綜合檔案館一般以“館長為首、部門分工”為職權主線，緊緊圍繞“檔案——利用者”這一管理目標而進行的一系列對內、對外管理活動，從而發揮檔案館的社會功能，提高檔案館的整體組織效率。

◆資源管理：綜合檔案館的資源分為檔案信息資源和人力資源兩方面。檔案信息資源是綜合檔案館存在的資本，也是檔案工作的對象。人力資源則是綜合檔案館發展的基礎和力量，為檔案工作者創造良好的工作環境與氛圍，充分激發檔案工作者的創新服務意識是綜合檔案館發展的重要途徑。

◆服務的實現及改進：綜合檔案館輸入的是“信息”，輸出的產品是“服務”，是否滿足利用者的需求是衡量服務質量最可取的標準，因而關注服務過程、測評服務效果、不斷更新和提高服務質量，是綜合檔案館發展的內在動力。

3 綜合檔案館導入ISO9000標準積累了成功經驗

20世紀90年代，ISO9000標準受到了國外部分檔案工作者的重視，他們努力試圖尋找檔案工作與此標準的結合點，而后在不斷的發展與完善中，ISO9000標準以其高度的概括性和語言的清晰性使得它能夠廣泛適用于各行各業。在國外，ISO9000標準的應用更多體現在實踐上，美國、加拿大、英國、法國等10余個國家的綜合檔案館都已陸續通過了ISO9000標準的認證。

在我國，ISO9000標準在紹興市綜合檔案館的成功應用為我國各級綜合檔案館導入ISO9000標準開創了先河。之后，湖南長沙市有色冶金設計研究院將ISO9000標準應用到科技檔案管理工作中，進一步豐富了ISO9000標準應用于檔案管理工作的實踐經驗。