信息系統(tǒng)中全面預(yù)算的體系、流程與編制

[摘 要] 全面預(yù)算作為現(xiàn)代企業(yè)成熟與發(fā)展的重要標志之一，越來越受重視，然而企業(yè)在運用全面預(yù)算的過程中卻面臨很多問題：中小企業(yè)由于資金問題，很少采用全面預(yù)算系統(tǒng)；有些大中企業(yè)雖擁有全面預(yù)算系統(tǒng)，但也沒有發(fā)揮其預(yù)算和管理的功能。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的預(yù)算管理模式將會發(fā)生變革，本文系統(tǒng)分析了信息系統(tǒng)中全面預(yù)算的體系、流程和編制，對于企業(yè)理解全面預(yù)算，實現(xiàn)全面預(yù)算的信息化將會起到一定的作用。

[關(guān)鍵詞] 信息系統(tǒng)；全面預(yù)算；現(xiàn)金流量

[中圖分類號] F275.2 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）03- 0024- 02

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，全面預(yù)算管理在企業(yè)中的普及成為現(xiàn)實，在理解信息系統(tǒng)中全面預(yù)算的體系、流程和編制原理之后，即使利用Excel等工具也能夠輕松構(gòu)建出適合企業(yè)自身特點的全面預(yù)算體系，這對于企業(yè)（尤其中小型企業(yè)）是至關(guān)重要的。本文在認識全面預(yù)算的基礎(chǔ)上，構(gòu)建信息化環(huán)境下的全面預(yù)算體系，以期有利于企業(yè)深刻掌握并有效利用全面預(yù)算，發(fā)揮全面預(yù)算應(yīng)有的管理價值，進而提升企業(yè)經(jīng)營管理水平和核心競爭力。

1 對全面預(yù)算的再認識

從概念上講，全面預(yù)算是以企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃為導(dǎo)向，以銷售預(yù)算為起點，以現(xiàn)金流量預(yù)算為核心，以實現(xiàn)盈利為目標，通過編制預(yù)計資產(chǎn)負債表、預(yù)計損益表和預(yù)計現(xiàn)金流量表，反映企業(yè)未來某一特定期間（一般不超過一年或一個經(jīng)營周期）的產(chǎn)供銷、人財物、控制與管理、計劃與預(yù)測等全部經(jīng)營活動所帶來的企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果情況的管理行為。正如著名管理學(xué)家戴維·奧利所說的，全面預(yù)算管理是為數(shù)不多的幾個能把企業(yè)的所有關(guān)鍵問題融合于一個體系之中的管理控制方法之一。

國內(nèi)企業(yè)每年大多都會進行預(yù)算的編制，也都非常重視全面預(yù)算管理的應(yīng)用，但是能夠理解并成功運用全面預(yù)算的企業(yè)卻非常之少。究其原因，主要有以下幾點：①不理解預(yù)算，僅把預(yù)算當(dāng)成一種目標數(shù)據(jù)，所以很多企業(yè)的預(yù)算是在上年數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上加減一定百分比得來的；②脫離戰(zhàn)略目標，盲目制訂年度計劃，使預(yù)算失去價值；③背離預(yù)算的初衷和原理，全面預(yù)算是一個自下而上、自上而下的反復(fù)過程，然而很多企業(yè)的預(yù)算變成了領(lǐng)導(dǎo)喊口號、財務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)口號反向擬定數(shù)據(jù)；④缺乏部門之間的溝通和協(xié)調(diào)；⑤此外還有一些其他原因，如缺乏有效的考核激勵機制、缺乏預(yù)算的彈性調(diào)整機制等。

鑒于上述諸多原因，全面預(yù)算在企業(yè)中的應(yīng)用并不成功，很多中小企業(yè)，限于資金問題未能采用全面預(yù)算系統(tǒng)；一些大企業(yè)雖然有預(yù)算系統(tǒng)，但卻在實際使用中大打折扣，使得全面預(yù)算流于形式，失去了全面預(yù)算應(yīng)有的價值。在認識、理解全面預(yù)算的體系、流程與編制原理的基礎(chǔ)之上，可以利用Excel等工具輕松構(gòu)建具有企業(yè)自身特點的預(yù)算體系，既經(jīng)濟便捷，又能發(fā)揮全面預(yù)算的功能。

2 全面預(yù)算的流程體系

2.1 全面預(yù)算的體系

根據(jù)全面預(yù)算的概念、理論及應(yīng)用實踐，可以將全面預(yù)算分解為諸多子預(yù)算，各子預(yù)算構(gòu)成一個有機的整體，可以用圖1來表示。本流程圖只是一個大致的體系，不可能囊括全面預(yù)算涉及的所有方面，但對于從整體上理解和把握全面預(yù)算具有很大的幫助。

2.2 全面預(yù)算體系的原理

（1）公司戰(zhàn)略目標是一個企業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)方針，是企業(yè)未來中長期的發(fā)展方向、總體目標和企業(yè)愿景。每一會計期間（年度、季度或月度）編制的全面預(yù)算是對企業(yè)戰(zhàn)略目標的分解，年度目標達成了，企業(yè)的戰(zhàn)略目標才能實現(xiàn)。

（2）銷售預(yù)算是全面預(yù)算的起點，每一會計期間，公司管理層根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃的總體目標和企業(yè)的內(nèi)外環(huán)境制定本期間的銷售目標，有了銷售目標，按照流程圖逐步分解可完成本期間的全面預(yù)算編制過程。

（3）對于一些處于快速成長期的企業(yè)，資本性預(yù)算也是至關(guān)重要的，資本性預(yù)算是企業(yè)快速擴張的基礎(chǔ)，但也是企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的重要來源，所以要上升到戰(zhàn)略高度，作為企業(yè)戰(zhàn)略目標的一部分。

（4）現(xiàn)金流量預(yù)算處于全面預(yù)算的核心地位，企業(yè)經(jīng)營、管理、投資活動的各個方面都涉及現(xiàn)金流量，體現(xiàn)到流程圖中就是銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、費用預(yù)算、資本性預(yù)算、融資預(yù)算等都與現(xiàn)金流量密切相關(guān)，最終都體現(xiàn)為現(xiàn)金流的流入或流出，受現(xiàn)金流量預(yù)算的制約。

（5）全面預(yù)算體系龐大，不可能通過一個流程圖來完全囊括，本流程圖只是勾勒了企業(yè)全面預(yù)算過程中的重要步驟、關(guān)鍵環(huán)節(jié)和主要流程，具體工作需要根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境、實際情況來進行細化。

3 信息系統(tǒng)中全面預(yù)算的實現(xiàn)

本文中全面預(yù)算系統(tǒng)的設(shè)計以Excel為基礎(chǔ)，因為企業(yè)管理者對于Excel更為熟悉。當(dāng)然也有很多其他的軟件可以設(shè)計、開發(fā)預(yù)算系統(tǒng)，這不是本文的研究重點，本文的重點在于分析全面預(yù)算在信息系統(tǒng)中的體系、流程和編制，以期指導(dǎo)企業(yè)能夠高效、快捷地建立并用好自己的全面預(yù)算系統(tǒng)。

3.1 各子預(yù)算在系統(tǒng)中的關(guān)系

全面預(yù)算體系由一系列的子預(yù)算構(gòu)成，每個子預(yù)算在信息系統(tǒng)中都是一個獨立的子模塊，如果利用Excle進行設(shè)計，每個子預(yù)算可以用過一個sheet來進行設(shè)計。預(yù)算系統(tǒng)的基本目標是通過對全面預(yù)算的分解，進而最終完成預(yù)算報表的編制，預(yù)算報表是全面預(yù)算的重要結(jié)果、考核與激勵的重要依據(jù)；各級子預(yù)算與預(yù)算報表的對應(yīng)關(guān)系見表1（表中“√”表示子預(yù)算與對應(yīng)預(yù)算報表具有直接關(guān)系）。

相關(guān)說明：

（1）流程圖中（圖1）有4個子預(yù)算在上表中沒有列出：生產(chǎn)預(yù)算（sheet2）是企業(yè)根據(jù)銷售量來確定生產(chǎn)量、安排生產(chǎn)的預(yù)算，不直接與預(yù)算報表產(chǎn)生對應(yīng)關(guān)系；直接材料預(yù)算（sheet3）、直接人工預(yù)算（sheet4）、制造費用預(yù)算（sheet5）也不直接與預(yù)算報表產(chǎn)生對應(yīng)關(guān)系，涉及現(xiàn)金部分通過現(xiàn)金流量預(yù)算體現(xiàn)到預(yù)算資產(chǎn)負債表或現(xiàn)金流量表中，轉(zhuǎn)為成本的部分通過生產(chǎn)成本預(yù)算與預(yù)算利潤表建立關(guān)系。

（2）各子預(yù)算中涉及現(xiàn)金的部分不直接與預(yù)算資產(chǎn)負債表、預(yù)算現(xiàn)金流量表產(chǎn)生對應(yīng)關(guān)系，而是通過現(xiàn)金流量預(yù)算最終反映到預(yù)算資產(chǎn)負債表、預(yù)算現(xiàn)金流量表。

（3）具體各個子預(yù)算的格式在此不作贅述，每個企業(yè)或者應(yīng)用者可以根據(jù)企業(yè)自身的工藝特點、生產(chǎn)流程等因素在Excel中設(shè)計對應(yīng)表格即可。

3.2 全面預(yù)算報表的實現(xiàn)

各預(yù)算報表的編制原理及邏輯關(guān)系如下：預(yù)算資產(chǎn)負債表數(shù)據(jù)（期末數(shù)）=資產(chǎn)負債表期初數(shù)±預(yù)算變化數(shù)；預(yù)算現(xiàn)金流量表以現(xiàn)金流量預(yù)算為基礎(chǔ)編制，預(yù)算現(xiàn)金流凈額=預(yù)算資產(chǎn)負債表現(xiàn)金期末期初凈增減額；預(yù)算利潤表根據(jù)“收入-成本-費用-所得稅”的邏輯編制，在不考慮利潤分配的情況下，預(yù)算凈利潤等于預(yù)算資產(chǎn)負債表上權(quán)益的凈增加（虧損則為凈減少）。

預(yù)算報表編制舉例如下：

銷售預(yù)算中的賒銷部分對應(yīng)預(yù)算資產(chǎn)負債表應(yīng)收賬款本期增加數(shù)，即sheet17應(yīng)收賬款期末數(shù)=sheet17應(yīng)收賬款期初數(shù)+sheet1應(yīng)收賬款數(shù)；

銷售預(yù)算中的銷售收入對應(yīng)預(yù)算利潤表的收入部分，即sheet18主營業(yè)務(wù)收入=sheet1銷售收入。

以此類推，在Excel對應(yīng)表單中通過輸入公式建立對應(yīng)關(guān)系，便可以實現(xiàn)預(yù)算報表的自動編制；各子預(yù)算個別調(diào)整時預(yù)算報表能夠自動完成，不但及時而且解決了企業(yè)預(yù)算過程中缺乏彈性的問題。

4 總結(jié)及建議

本文系統(tǒng)分析了全面預(yù)算管理的體系、流程與編制，并以Excel為基礎(chǔ)，探討了如何構(gòu)建一套完整的全面預(yù)算體系。對于企業(yè)尤其是中小企業(yè)全面認識和掌握全面預(yù)算的核心和關(guān)鍵，建立一套適合企業(yè)自身特點的有效的全面預(yù)算體系，發(fā)揮全面預(yù)算的價值具有重要意義，進而有助于企業(yè)提升經(jīng)營管理水平，提升核心競爭力。

全面預(yù)算的應(yīng)用是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不可能在一篇論文中一一盡述，各企業(yè)管理者、預(yù)算參與者和學(xué)習(xí)者，需要全面分析企業(yè)的外部形勢及內(nèi)部影響因素，根據(jù)企業(yè)的自身特點量身定制具體工作細節(jié)和流程，構(gòu)建出屬于自己的全面預(yù)算體系，以提升自己的管理水平和經(jīng)營業(yè)績。

主要參考文獻

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