淺談新時期檔案信息化建設

摘 要：在社會經濟不斷發展和信息技術進程快速推進，使人們的生活發生了翻天覆地的變化，檔案工作要想順應信息時代的潮流，就必須加強其信息化的建設，才能提高檔案工作的質量和水平，實現檔案工作的價值和作用。本文從檔案信息化建設的必要性和重要性出發，對檔信息化建設的內涵和現狀問題進行了探討。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設

計算機技術的飛速發展，促進了計算機在檔案工作中的迅速應用和普及，隨之而來的是電子文件在辦公自動化領域大量地產生、應用。面對檔案事業這一新的發展形勢，檔案工作發生了新的變革，以計算機技術為核心的檔案管理現代化，正邁向信息化、網絡化的時代。

1 檔案信息化建設的必要性和重要性

隨著社會經濟的不斷深化發展，各個國家、各個地區、各個企業的競爭也日益激烈，而信息戰的概念也逐漸被引入到競爭中來，并成為爭奪的主要戰場和衡量實力的首要標志。電子計算機、網絡化、信息化和數字化的普及和深入應用，社會的信息意識也不斷增強，作為信息儲存并提供利用的檔案在社會生活中的作用越來越受到廣泛的關注，在我國檔案管理由封閉半封閉向開放型轉變的今天，檔案信息化管理模式的引入無疑為檔案信息的開發和利用奠定了基礎。

另一方面，隨著計算機和網絡技術的普及，尤其是辦公自動化系統的不斷引入，每年在各個領域、各個專業產生的電子文件呈幾何式不斷增長。電子文件憑借其傳輸效率高、占用空間少、傳播速度快、查詢利用便利等優點逐漸取代了紙質文件在辦公領域的應用，如何對其進行有效的管理和利用成為了人們研究的重點，相應地檔案信息化管理的概念也就引入檔案工作中。

2 檔案信息化的涵義

所謂檔案信息化主要包括兩個方面的內涵，一個是指對產生的電子文件實施的實時管理，從電子文件的形成到歸檔利用或者銷毀，建立其一個統一的電子文件管理系統；另一方面是指對原有傳統紙質檔案的數字化，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

檔案信息化管理的重點主要是按照生命周期理論針對電子文件建立起的對其形成到利用或銷毀的整個生命過程的控制和管理系統，實現對電子文件的前端控制和后端管理，并將檔案信息的管理納入到國家信息化體系中來，真正實現檔案的價值和作用。

3 檔案信息化建設的現狀及存在問題

我國開展檔案信息化管理的工作已經有很長一段時間，取得了一定成績的同時也存在著各種問題，主要表現在：

3.1 缺乏完善統一的建設標準規范體系

檔案信息的標準化是進行信息化建設的前提，我國雖然在檔案工作方面頒布了許多標準，但是很少提及數字化檔案，大部分涉及的是音像以及紙質檔案，而檔案的信息化建設主要涉及的是數字化的檔案管理，因此，需要針對數字化檔案制定新的標準，促進檔案工作的順利進行。

3.2 相配套的基礎設施、設備落后

檔案信息化建設需要配備容量比較大的服務器、購置計算機、建立數據庫以及局域網，具備完善的硬件條件，同時也要對專門用于檔案管理的軟件進行開發，對網絡進行維護與管理，這些工作都要花費大量的費用。現階段，我國的檔案管理機構沒有大量的資金進行硬件建設，其收入主要由國家提供，受到很大的限制，難以實現相關硬件建設

3.3 缺乏高素質的信息管理人才

現階段的檔案管理人員大部分文化素質以及身體素質都比較低，數量也比較少，很大部分都不是專門的檔案管理人員，幾乎都是對檔案進行手工操作，對電子檔案和文件的收集、利用以及保存等多方面的工作還不能夠熟練的掌握，不會使用計算機對檔案進行管理工作，沒有對數據進行維護、對程序進行設計，大大的降低了檔案信息化建設的工作程度，對有效的信息資源不能充分利用，達不到社會經濟發展的要求。

3.4 沒有統一電子文件管理的工作秩序

檔案信息化管理需要深入到電子文件的形成階段，實現對文件的前端控制和管理，但是我國電子文件產生、流轉、轉遞、利用的整個過程沒有建立起統一的標準化的工作秩序，電子文件的無秩序管理為檔案信息化工作造成了阻礙。

4 檔案信息化建設中需要注意的問題

檔案信息化的管理需要注意的問題一方面是要有統一的領導，統一的標準規范、統一的管理平臺、統一的管理系統，這樣才能保證信息化腳步的一致，避免信息化建設的重復浪費。檔案信息化建設的目的是對檔案的科學管理和對檔案信息的合理開發利用，只有實現管理的統一才能真正實現新時期檔案工作的價值和作用。

另一方面，在檔案信息化建設過程需要注意的另一個關鍵問題就是信息安全問題。檔案信息化建設一方面要做好電子文件的原始性認證問題，以保證作為檔案的憑證價值，另一方面要保證其在利用過程中的信息安全問題，避免涉及到個人隱私的信息的濫用或者管理過程中的信息泄漏等相關問題。

檔案信息化建設的工作是一項復雜、長期的任務，在社會進程不斷的推進下，檔案信息資源的需求量不斷的增大，傳統的檔案管理模式存在諸多的缺陷和不足，要想有效的解決信息管理工作中存在的諸多的問題，需要對其進行不斷的改進，對檔案信息化建設進行優化，從資金、人員、技術以及法制等方面進行相關改進工作，才能為社會提供有效的檔案信息服務，促進檔案信息化建設的發展。

參考文獻

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作者簡介：李來麗，女，1976年1月出生。