如何提高學校檔案管理水平

摘 要：文章著重站在學校檔案管控以及劃分等層次上，結合當前管控工作的現狀，展開了細致分析，并且給出了一些建議。

關鍵詞：檔案管理；服務機制；服務渠道

我們都知道，針對檔案開展的管控活動是每個學校的關鍵的內容，是開展好教學活動的必要前提，是分析一個學校管控力度的關鍵信息。只有積極地分析檔案活動，合理的利用，不管是在歸納教學內容，亦或是分析科研工作等層次上，其地位都是非常高的。特別是在當今這個竟爭非常迅猛的時代里，優秀的檔案信息可以切實的幫助很多學生提升其綜合實力，進而帶動綜合發展等層次的內容上有著非常顯著地意義。

檔案作為學校所有的平時活動中總結得到的最新的信息內容，通過工作者細致的分析，總結，劃分種類等而最終得到的，它是學校所有活動的證明，體現的是最為全面有效地內容。通常來講有兩個層次的要素，分別是黨政機關行政工作檔案個教學科研檔案。囊括了上級有關文件、學校黨務和行政管理、教學管理、科研管理、學生管理、后勤管理等各個方面，檔案工作的根本目的在于利用，在于通過認真收集保存好第一手資料，為學校做好詳實的歷史記錄，積極開發利用檔案資源，為學校各項工作提供更加便捷的服務。具體來說，要從以下幾個基本方面體現檔案的價值和服務功能：

1 積極地開展服務活動，認真進行革新工作

1.1 幫助單位的負責人做決策的時候提供必要的參考內容。通過不斷的分析當前的管控機制，我們發現，合理有效地管控是少不了信息要素的。檔案中包含著很多階段的國家內容的重點，其記載著所有的老師以及學生們經歷的具體內容，其體現的是學校的綜合活動。有效地利用該項信息，能夠促進革新活動的發展，同時能夠掌握前進方向，為開展綜合化的管控帶來必要的幫助，進而幫助單位的負責人合理的制定決定，積極地開展探索。

1.2 輔助開展科研活動。檔案信息的分享性為實現教學科研信息資源的共享提供了平臺。尤其是在當今的時代條件中，通過電腦等科技，深層次的對信息開展探索活動，將內容從以前的模式中精簡，形成全新的內容，最終會有效地帶動科研活動的發展，確保所有的利用人能夠在相同的時間，在各個區域中共同的分析一樣的內容，確保信息內容充分的擴大到統一的層次中，進而有效地提升信息的意義和價值。

1.3 為各類咨詢查證服務。憑依檔案資料的權威性，本著對歷史負責、對學校負責、對廣大教職工負責的原則，在管理要求范圍內，通過查詢有關文件、記錄、圖紙、票據、照片、錄音、錄像等資料，為師生和社會有關方面提供服務。如教職工業務資料查詢、考核情況查詢，畢業生學籍資料查詢、校園活動資料查詢等。

針對服務活動來講，還可以結合活動客體以及具體的要素和各式等的差異，站在各個層次上開展分析活動，不過不論是何種樣式，都規定該項活動應該積極地適應目前的發展狀態，不單單要認真的落實好服務活動，而且還應該積極的提升其服務意義，合理的體現出它的功效價值。要認真地開展運用工作，結合關鍵活動，革新服務模式，認真開展利用活動的分析，切實提升活動的積極性和實效特征。

2 切實提升管控模式，積極地將活動的領域拓展

2.1 要轉變思想觀念。由于長期受檔案神秘的影響，大家對檔案資料的開發利用不同程度存在顧慮，重存、重保、輕用，從而制約了學校檔案服務功能有效發揮，學校有關方面和檔案工作人員在這方面一定要解放思想，更新觀念，與時俱進，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發利用的新思路、新方法，主動樹立服務意識，主動開發服務功能，努力為學校科學決策服務，為廣大師生員工服務，為社會各界服務。

2.2 要立足服務改革檔案管理方式。一是要著眼發揮服務功能，健全和完善檔案管理制度，對檔案的收集、整理、歸檔、利用實行科學管理，使之規范化、制度化。二要利用現代信息技術，提升管理水平，依托學校信息化建設，有重點、成體系、分步驟地開發利用計算機技術、復制技術、光盤技術等現代化信息技術，提高檔案信息服務水平或效率，著力改變信息收集、加工、處理、存儲、傳播等方面的落后狀況。三要及時收集資料信息，適時編排歸檔。學校各部門資料信息繁雜，頭緒多，尤其是行政機關工作檔案和教學檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求各不相同，教學部門量大面寬，學術交流和專家教授講課的偶然性等，都要求檔案部門必須加強平時收集工作。

2.3 應該切實提升管控工作者的綜合素養以及能力水平。該項管控活動開展的是否有效，其性能的好壞等，都是在工作者綜合素養的高低。在積極地開展思想活動共以及教育工作的前提下，還應該規定工作者要形成正確的思想意識，要認真地分析活動內容，要愛護檔案，要認真誠懇的開展建設工作。積極地開展建設活動，首先要關注工作者的綜合教育工作，認真地開展培訓工作，學習檔案專業知識理論，除此之外，形成活動網模式，要合理的選取工作者，最好是選擇那些年輕的，思想轉變快，熟悉技術，而且是發自內心的熱愛該項活動工作者，還要結合當今的管理內容以及高超的工藝技術，切實提升管控模式，確保該項活動可以有效地實現其應有的價值和意義，為學校教學、科研和其他工作服務。

2.4 認真地開展信息內容編制探索活動。要將以往的工作狀態中的不利現象積極地除去，要不斷的擴展服務的方式和途徑，切實的提升活動功效，通過有預測性的分析來研究使用人的心理，進而確保提供的服務是非常的優秀合理的。在充分了解室藏和用戶需求的基礎上， 通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務等方式，有針對性地開展學校檔案編研工作，如編制《學校沿革》、《大事記匯編》、《教學科研成果匯編》、《專業技術職稱匯編》和專題文件資料索引、個人學術動態學術思想或部門的史料等，從而更好地提供優質高效的服務。

2.5 做好保障工作。應該將該項活動放到學校的整個規劃工作里，積極地開展探索調查，分析其中的弊端現象，制定好活動的發展趨勢，積極地開展應對犯法，做好領導力度，開展好各項建設等活動，為開展此項活動提供必要的基礎保障。在做好上述活動之后，逐步的開始進行管理模式等的創建工作，形成必要的規章信息，方便開展全面的探索活動，提升服務的力度，帶動經濟以及社會的高速前進。

參考文獻

[1]倪慧敏.學校檔案管理初探，檔案與建設.

[2]張燕.學校檔案管理的問題及對策.