淺析我國企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)的內(nèi)部控制

摘 要：采購，是指企業(yè)在一定條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。付款，則是指付款人依據(jù)票據(jù)文義支付票據(jù)金額，以消滅票據(jù)關(guān)系的行為。付款和采購作為企業(yè)經(jīng)營管理中兩個重要的環(huán)節(jié)，它們通過資金收支直接影響企業(yè)的資產(chǎn)負債情況，由于數(shù)量龐大，交易頻繁，與銷售生產(chǎn)的關(guān)系也很密切，所以在管理中容易出現(xiàn)紕漏。這就要求我們要建立一個良好地內(nèi)部控制系統(tǒng)，保證會計信息的及時有效性、真實合理性、杜絕徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，將分工明確化，明確職責和權(quán)力，各部門互相監(jiān)督，互相牽制，讓采購與付款業(yè)務(wù)可以良好的進行有效的循環(huán)下去，在這個環(huán)節(jié)不存在不必要的損失，是經(jīng)濟利益最大化。

關(guān)鍵詞：企業(yè)采購；付款業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制

1 企業(yè)中在采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題

1.1 不合規(guī)定的驗收

由于采購人員道德素質(zhì)不高，可能在驗收入庫時徇私舞弊，“睜一只眼閉一只眼”，對貨物入庫的質(zhì)量和數(shù)量不能嚴格把關(guān)，造成偽劣品泛濫，進而對影響企業(yè)的利益，嚴重來講，如果將此產(chǎn)品生產(chǎn)后通向市場，會影響消費者的權(quán)益。

1.2 沒有計劃的進行采購

一些采購部門對企業(yè)材料物資并沒有進行分析，不知道什么時候該采購，采購多少，無目的無計劃的采購會造成企業(yè)供應(yīng)鏈的斷裂，采購多了會造成物資積壓的情況。

1.3 結(jié)算進行違規(guī)操作

一般情況下，會計在收到采購的發(fā)票后才對出入金額進行記載，審核通過后才會對收支進行一定的劃撥。如果會計審核不嚴格，有可能會使一筆金額重復(fù)記載，造成誤期現(xiàn)象，延遲交款造成信譽喪失。

1.4 不合理的選擇供應(yīng)商

應(yīng)招聘高素質(zhì)的采購人員，因為現(xiàn)如今，很多采購人員因為私人利益損害公司利益，在采購時不進行投標或者詢價比價活動，直接指定一個和其關(guān)系好的商家，而此商家一般是無回扣可談的，這樣就造成了采購回來的物資的質(zhì)量和數(shù)量得不到良好地保證，有時甚至價格高于市場價格很多，從而影響公司利益。

1.5 對采購成本概念不清

有些采購人員根本不清楚此構(gòu)成本包括寫什么，采購成本應(yīng)該包括采購過程中發(fā)生的一切費用，而不僅僅是采購時的物價，此時還要包括采購回來的運輸費，保險費等。錯誤的估計會造成公司損益表一團糟。

1.6 夸大損耗

采購人員為了個人利益，偷偷運走部分物資，上報時說是途中運輸時損耗了，從而大大損害公司利益。

2 加強對企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè)

做好戰(zhàn)略制定，作為內(nèi)控管理的第一站，內(nèi)控戰(zhàn)略規(guī)劃的重要地位在于其對以后實施內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)的所有方面的影響。合理的戰(zhàn)略規(guī)劃可以使企業(yè)的內(nèi)控管理效率大幅度提高，確保企業(yè)的智力水平迅速達到所有者和管理層的預(yù)期目標。制定企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)應(yīng)掌握以下幾個方面：（1）與企業(yè)的戰(zhàn)略目標保持嚴格一致。（2）明確實現(xiàn)目標的具體標志。（3）基于企業(yè)實際需要的準確定位。（4）明確內(nèi)控工作理念。（5）認同：內(nèi)部戰(zhàn)略目標確定過程必須經(jīng)過所有者或最高管理層的批準和確認。內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置的主要工作包括：確定機構(gòu)名稱、層級、匯報對象、專業(yè)人員的具體名稱、工作崗位設(shè)置、工作內(nèi)容確定、人員選拔和素質(zhì)要求、工作的具體原則。

3 加強內(nèi)部控制建設(shè)的主要內(nèi)容

加強采購部門的內(nèi)控管理建設(shè)，要首先明確與采購相關(guān)不相容的崗位。采購和驗收，相關(guān)的會計記錄；付款的執(zhí)行和審批；請求購買和審批；合同的審計和訂立；咨詢和確定供應(yīng)商。在考慮上述不相容的崗位后，做好采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制建設(shè)還要包括以下內(nèi)容：

3.1 將職務(wù)進行分離

采購環(huán)節(jié)中的主要業(yè)務(wù)有提交請購單、編制計劃、審批計劃、市場調(diào)研、招標投標、簽訂采購合同、訂貨、收貨和入賬等。在這些業(yè)務(wù)中需要進行職務(wù)分離的主要有：

（1）銷售部門根據(jù)市場需求量計算需要采購的數(shù)量與品種，生產(chǎn)部門估計出需要采購的品種，然后遺棄報到采購部門，采購部門再通過對倉儲部門的實地考察，查好剩余多少還需多少，由采購部門統(tǒng)一采購進行公開招標詢價。（2）出納應(yīng)與記賬人員分離開來，職責不同，分管不同。（3）進行公開招標時，不應(yīng)由采購部門獨自確定，應(yīng)由公司的財務(wù)部門、銷售生產(chǎn)部門等共同進行選擇供應(yīng)商，然后再制定合同進行采購。（4）付款人員要與負責審核付款的人員分離開來，相互監(jiān)督。（5）采購人員、物資的使用人員和保管人員分管不同。不能同時負責記錄。（6）分離負責審批的人和采購人員，互相監(jiān)督。（7）采購人員不能一兼數(shù)職，質(zhì)量檢查、驗收入庫和保管要分給不同的人進行負責。

3.2 控制請購單

在確定物資采購時，必須由物資的使用部門根據(jù)未來一定期間的需要量，以填制《采購申請單》的方式提前通知物資保管部門，《采購申請單》有使用部門的制單、審核、批準人員簽字。保管部門根據(jù)使用部門提供的需要量，再根據(jù)現(xiàn)有物資的庫存量計算出請購量，正式提交“物資請購單”。經(jīng)過物資保管部門主管簽字的請購單報預(yù)算管理部門審批并會同采購部門、財務(wù)部門、確認制定采購計劃。財務(wù)部門根據(jù)資金使用情況簽署執(zhí)行意見，采購部門將采購計劃報主管領(lǐng)導(dǎo)批準、存檔備案并辦理招標訂貨手續(xù)。

3.3 審批進行控制

根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、使用情況的實際需求，兼顧所需物資的特性，結(jié)合現(xiàn)有庫存情況，制定出品種、數(shù)量、交貨期較高準確性的采購計劃，上報經(jīng)營管理部門審批，金額較大的一類物資采購由總經(jīng)理審批。對于計劃內(nèi)的采購項目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)嚴格按照計劃執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超計劃和計劃外代購項目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)對需求部門提出的申請進行審核后再辦理請購手續(xù)，并報審批人審批，審批人根據(jù)其職責、權(quán)限以及實際需要進行審批。

3.4 控制訂貨

采購部門提供附有供應(yīng)商相關(guān)信息的調(diào)研報告，并定期對供應(yīng)商的信譽、價格、質(zhì)量進行評估，建立包括價格、質(zhì)量標準、折扣、付款條件、供應(yīng)商信譽、電話、地址等供應(yīng)商檔案，從中篩選質(zhì)量好、價格低、信譽好的合格供應(yīng)商。由其組織生產(chǎn)或銷售部門、財務(wù)部門、法律部門共同進行招標投標，最終確定供應(yīng)商。采購部門具體辦理訂貨手續(xù)簽訂訂貨合同及訂貨單，并將訂貨單及時傳送給生產(chǎn)、銷售、倉儲和會計等有關(guān)部門，以備合理安排生產(chǎn)、銷售、收貨和付款。企業(yè)對物資采購如有可能采取招投標形式，以增加現(xiàn)有供應(yīng)商的競爭意識。

3.5 控制貨物驗收

企業(yè)所采購的貨物運到后先入驗收庫由業(yè)務(wù)部門開具入庫通知單、驗收單。質(zhì)檢部門按照國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準進行質(zhì)量檢驗，各類物資必須具備各種規(guī)定資證。驗收合格后出具“質(zhì)量檢驗合格單”或在驗收單上加蓋“質(zhì)檢合格”章。如不合格查明原因，并向主管書面報告，及時向供應(yīng)商提出異議。

物資驗收需要物資會計對采購員提供的報賬用的單據(jù)材料進行核對以及整理，確認無誤后才能處理賬務(wù)，這些單據(jù)必須蓋章齊全，包括入庫單和驗收單還有采購合同以及發(fā)票等。

3.6 會計的稽核以及對賬

會計的稽核以及對賬要求對進貨所涉及到的憑證，無論是記賬憑證還是原始憑證都要經(jīng)過稽核人員或者是會計的主管進行審核以后才能夠記賬，這涉及了支付貨款以及記錄賬款支付發(fā)生時。此外，在進貨過程中，應(yīng)付的賬款必須定期及時和客戶進行業(yè)務(wù)對賬，一方面可以避免序列債務(wù)，另一方面也可以防止業(yè)務(wù)人員利用虛列的債務(wù)而進行舞弊。

4 總結(jié)

采購業(yè)務(wù)的控制是企業(yè)內(nèi)控的至關(guān)重要的部分，它的好壞是否成功直接影響企業(yè)的效益，所以每一個企業(yè)都應(yīng)該建設(shè)有效積極的內(nèi)部控制制度，對采購的成倍你進行最大程度的優(yōu)化。采購業(yè)務(wù)是一個企業(yè)物資的重要來源，并且由于其特殊的接觸面，而受到社會以及企業(yè)的發(fā)展影響較大，因此單單對采購業(yè)務(wù)進行控制并不能一勞永逸，這種控制也是需要隨著企業(yè)的發(fā)展以及社會的發(fā)展情況而進行合理的調(diào)整。