關于新時期企事業單位檔案管理創新探討

摘 要：隨著改革開放的不斷深入和社會主義市場經濟的快速發展，在新時期，加強企事業單位的檔案管理工作就顯得越發重要。然而，在實際工作中，企事業的檔案管理工作并不是一帆風順的，也存在很多丞待解決的問題。由于這些問題的存在會給企業的發展帶來某些負面影響，因此，在認識企事業單位的檔案管理的重要性的同時，要認清其中存在的問題，并能夠在解決問題的基礎上，進行企事業檔案管理的創新。

關鍵詞：檔案管理；創新；方案

社會需要發展，發展離不開創新。在這個快速發展的信息時代里，創新精神和創新能力成為一個民族，一個國家興旺發達，永立于世界之林的不竭動力。在現代充斥著創新和信息技術的新時期里，企事業單位的檔案管理工作也在尋覓著新式而高效的管理模式。檔案管理對于一個企事業單位的協調有序、高效發展和運行有著重要的作用，也是適應了現代企事業單位檔案管理信息化的發展和與時俱進的體現。為了實現企事業單位中的檔案管理的創新，提高檔案管理的質量和效率，適應社會信息化發展的要求，使其更協作化、科學化地協調運作，認清現行單位檔案管理中存在的不足和問題以及了解其有效管理的重要性成為首先應考慮和思考的問題。

1 企事業單位檔案管理的重要性

檔案是一個企事業單位的成長記錄，一部成功的艱辛史，其中包括企業的創始人、戰略、和目標調整等重要的信息資源。管理好檔案有利于準確地反映企業的成長歷程，有利于防止企業秘密及重要策略的泄露，有利于協助企業的決策，有利于為企業宣傳提供資料等等。只有將做好企事業單位的檔案管理工作，才能實現企業管理和企業整體的健康發展和采取有效的科學管理手段，才能更快提高企事業單位工作效率和工作質量，才能保持企事業單位真實的歷史面貌。一個企事業單位的檔案管理的規范程度直接反映著這一企事業單位的管理狀況，每一個企事業單位的檔案都記載著這一單位的發展歷史以及發展成果，在必要的時候可以為企事業單位的發展提供相應的資料，這樣便可更好的為企事業單位的健康發展指明方向。同時，做好企事業單位的檔案管理工作，不僅有利于這一單位中的管理人員更準確的掌握該單位的總體發展情況，以備及時作出相應的政策、方式等調整，也有助于企事業單位的發展成果得到社會的認可和支持，從而為企事業單位實現良好合作打下了堅實的基礎。因此，在認識和掌握企事業單位的檔案管理的重要性的基礎上，對其管理進行創新，不僅可以推動整個企業的健康、快速發展，對社會的發展也具有十分重要的意義。[1]

2 企事業單位檔案管理中存在的問題

2.1 管理程序比較混亂

企事業單位的檔案管理應該擁有一些制度條例加以控制，但是目前很多很多企事業單位仍然存在制度缺乏的現象。首先是檔案的收集缺乏合理的規劃，大多屬企事業單位在收集檔案的過程中，雖然有相應的制度加以控制，但是制度化還不夠深入，使得制度化不能發揮自身的作用，也缺乏有效的檔案收集考核，這一方面的缺陷經常會導致不交檔案的情況發生。其次是沒有規范的檔案管理過程，隨著經濟的快速發展和競爭的日益激烈，近些年來企事業單位的發展速度也在逐步加快，企事業單位規模的擴大，就必須不斷招聘新的檔案管理人員，這就會導致單位中檔案管理人員的素質差別較大，在整理檔案的過程中難以達到統一的標準，錄入的資料與實際不符的情況也時有發生。此外，綜合管理檔案的力度不夠也是企事業單位缺乏制度化的表現之一，如今很多企業內部的綜合檔案管理的辦公室都是以一個班組的形式存在的，這就難以在行政上對各個部門加以管理，而是只能匯報給主觀的領導，有時候難免會遇到突發事件，這就會給檔案的綜合管理工作增加了難度。

2.2 缺乏連續性與長期性

在現今的很多企事業單位的檔案管理工作中缺乏長期性與連續性。此外，有的領導干部對檔案的重視不夠，參與檔案綜合管理的積極性不足，還有人在檔案室中亂存資料，這就導致了檔案工作的無序性和無計劃性。

2.3 檔案管理的技術比較落后

當前很多企事業單位的檔案管理采用的是一臺計算機和一套軟件的手段，這種管理手段與當前檔案的網絡化發展不能適應。導致其管理技術比較落后的原因主要包括：第一，領導干部沒有充分認識到檔案管理工作的重要性；第二，有的企事業單位管理人員的素質比較低，不會進行操作；第三，對檔案管理工作的不重視。[2]

3 新時代的環境下單位檔案管理創新的方案

3.1 在觀念方面進行創新

創新精神，是隨著社會的發展所形成的一種推動力。在企事業單位檔案管理中，很少人重視其存在的不足和問題，大部分原因是缺乏對管理工作中觀念上的創新意識。所以，實現觀念創新對提高企事業檔案管理質量和效率起到關鍵作用。進行觀念創新，應該從堅持做到兩個方面。第一是把本單位的檔案作為珍貴的信息資源。在當今時代，企事業單位的檔案已經不再是傳統的死資料，隨著市場競爭的日益激烈，信息資源已經成為一種寶貴的信息資源，負責信息資源管理的檔案管理工作也越來越重要。這就要求企事業單位的檔案管理工作人員有創新觀念并且充分認識到檔案管理工作的重要性及必要性。第二是把檔案管理者作為職能工作的監督者和審計者。企事業單位只有準確、完整的整理檔案，才能更加準確的反映企事業單位的各項工作，也能夠為企事業單位的發展提供更有效的決策和建議。[3]

3.2 創新管理模式和管理手段

傳統的檔案管理模式和檔案管理手段是一臺電腦和一個工作人員的管理模式。在這個社會競爭激烈，信息技術飛速發展的新環境下，這種傳統低效的管理模式已經不能適應新的發展需要。因此，加強企事業檔案的管理模式和管理手段的創新成為檔案管理部門的重要任務。首先應該健全的檔案管理制度，制定檔案管理目標，定期進行檢查，并引進激勵機制，激活檔案管理工作。其次，加強組織領導工作，提高檔案管理的水平。最后關于加強管理手段的創新，應該采用現代化的科學的管理手段，以網絡技術和計算機技術作為工作平臺，把建立數字檔案和電子文件系統，并實現資源共享納入檔案管理工作中。

3.3 對檔案管理部門的人力資源的創新

檔案管理人員的素質高低關乎檔案管理工作的質量。所以，要實現企事業單位檔案管理工作的創新，就應該進行人力資源的創新，主要從兩個方面入手。一是引進，二是培養。這就要求企事業單位在招聘檔案管理人員時，應該按照工作的要求選拔具備專業素質和綜合能力的人才。另外，企事業單位還應該對現有檔案管理人員進行培訓，提高他們應用新技術的能力和檔案管理的能力，為實現檔案管理工作的創新提供保證。

綜上所述，企事業單位的檔案管理工作對自身發展具有重要意義，領導者和檔案管理人員自身都應認識到這一工作的重要性，積極發現單位檔案管理工作中存在的問題，并尋求解決的對策，實現檔案管理工作的創新，以適應新時期社會發展的需要。

參考文獻

[1]吳啟瑞.人事檔案管理創新要與事業單位改革同步實施[J].內蒙古電大學刊，2008，（5）.

[2]查滿林.建設知識型企業檔案管理創新體系：21世紀企業檔案工作發展戰略思考[J].檔案學通訊，2000（1）：31-32.

[3]羅敏.加強基層檔案管理工作的幾點看法[J].建筑設計管理，2000，（1）：46-48.