淺析建設(shè)內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的必要性

隨著現(xiàn)代化辦公條件的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，作為一級政府部門，推行節(jié)約型機(jī)關(guān)建設(shè)，提高政府行政效能，縮短公文運(yùn)轉(zhuǎn)周期，加快電子政務(wù)的應(yīng)用步伐，不僅是管理的需要，也是時代的需要。

一、辦公自動化系統(tǒng)可以利用復(fù)合文檔處理大量的數(shù)據(jù)信息

復(fù)合型文檔不僅包含文本，而且包括圖形、電子表格數(shù)據(jù)、聲音、視頻圖像以及其它信息。辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報(bào)表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。復(fù)合型文檔可以在文件里嵌入一幅規(guī)劃圖紙、報(bào)表嵌入一個數(shù)據(jù)圖、信函里嵌入一幅圖片、傳真里嵌入掃描的圖片等，而所有成分都可以保存在一個文檔里，當(dāng)打印文檔時就打印了所有的成分。當(dāng)編輯復(fù)合文檔里的任何一個成分時，用戶只需選擇該成分的應(yīng)用程序和當(dāng)前應(yīng)用程序的工具，這種基本的功能稱為嵌入。這樣既節(jié)約了時間成本，又簡單易懂而不復(fù)雜，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供便捷。它不僅改變了用戶組織文檔以及與網(wǎng)絡(luò)上其他用戶協(xié)同工作的方法，也提供了一個新的文檔觀念，其目標(biāo)就是針對新出現(xiàn)的需求，高效率地表達(dá)和存儲管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。

二、辦公自動化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)工作流來代替大量的人工流

所謂的工作流就是一組人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)大多數(shù)應(yīng)用于公文審批、各類申請等。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。

工作流可以是互相連接、交叉或可循環(huán)進(jìn)行的。如一個工作流的終點(diǎn)可能就是另一個工作流的起點(diǎn)，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程可以打破單位界限，發(fā)生于機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)的相關(guān)單位之間。這個過程是協(xié)同工作流，它變革了單位傳統(tǒng)的辦公模式。單位內(nèi)外部的公文管理、會議管理、審批管理等各種事務(wù)、工作性流程均通過電子化方式流傳，完成后可進(jìn)行查詢、匯總、分析、歸檔。不用拿著各種文件、請示、會議通知等在各部門跑來跑去，等候閱處、審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮協(xié)同工作流的功能，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)各部門的工作流轉(zhuǎn)，減少中間環(huán)節(jié)，提高辦公效率，規(guī)范內(nèi)部管理。文檔管理的自動化流程，可使各類文件、知識、信息等文檔能按權(quán)限保存、共享和使用，并方便檢索。

三、辦公自動化系統(tǒng)可以提供用戶協(xié)同工作支持和移動辦公支持

在日常辦公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時間進(jìn)行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時視頻會議，正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，可以大大提高工作效率。

所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費(fèi)用，還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機(jī)上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如領(lǐng)導(dǎo)可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出并再次下載新的待辦信息。

四、實(shí)現(xiàn)內(nèi)部辦公自動化必須要有完整的安全保障

實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，安全性和保密性是辦公自動化系統(tǒng)能夠得以投入使用的先決條件。機(jī)關(guān)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密、以及盜用電子簽名以及盜用電子印章等等，那么就要求在系統(tǒng)中采用公開密鑰體制，就是實(shí)現(xiàn)用戶認(rèn)證協(xié)議，在公開密鑰中每個用戶有一個公開密鑰和一個私有密鑰，這樣通過用戶認(rèn)證協(xié)議，可以確保合法用戶不能越權(quán)訪問服務(wù)器，通過服務(wù)器的安全通信協(xié)議，使服務(wù)器可以供合法用戶適宜地訪問，實(shí)現(xiàn)了用戶認(rèn)證、數(shù)字簽名和口令保護(hù)，既保證了文件的共享，也造成了相互的牽制，缺一不可。

總的來說，內(nèi)部辦公自動化不僅可以變革傳統(tǒng)的集中辦公模式，擴(kuò)大辦公區(qū)域，還可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)全球聯(lián)網(wǎng)移動辦公。充分利用單位的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等投資資源，既提高了辦公效率，強(qiáng)化了監(jiān)控管理，實(shí)時、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題和及時解決問題，減少了差錯，節(jié)省了紙張、通信、打印、復(fù)印、傳真等費(fèi)用，也減少了人力資源浪費(fèi)，全面降低了辦公成本，真正實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，這也是實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。

（作者單位：鎮(zhèn)江市潤州區(qū)政府辦公室）