高職院校院系兩級學生檔案管理工作探究

摘要：莘莘學子能否取得社會之認同，學生及早就業之夢想能否成為現實，有關單位能否接納到滿意的英才？考察審閱畢業生檔案，自然是選納工作的主要依據和重要途徑。因而，學生檔案必須搞好。院校應針對存在的問題，盡快實現檔案員專業化，管理規范化，手段現代化。

關鍵詞：學生 檔案管理 問題 對策

檔案，是昨日的文件，是歷史的真跡。人事檔案，是人生社會實踐活動而形成的產物，是人事選用、考察的依據。學生檔案，是反映學生在校期間的學習生活狀況的真實記錄，是學生家庭、社會關系、經濟、身體狀況的原始資料，是學生由學校走向社會的履歷。

考察、審閱畢業生的檔案，就是選納前的主要依據和重要途徑。檔案內容是否齊全，記錄是否真實，整理是否規范，管理是否科學，直接關系到畢業生的就業及一生的成長。因此，各級各類院校必須高度重視學生檔案的建設和管理，尤其是學生管理部門和檔案員，更應視為重中之重，認真搞好本職，誠心誠意地為學生服務，務必做到，思想重視，精心管理，及時完善，妥善保管，充分利用，安全傳遞。

1 學生檔案管理的主要內容

根據現實情況，高職學生檔案中的主要內容，大致包括以下幾類：①高中學籍：普通高中（綜合高中）學生學籍檔案冊、高中畢業生登記表、高考考生報名登記表、高考考生體檢表（卡）或體檢報告單、高考考生志愿表等。②高職生在校期間的履歷類材料和鑒定材料：高職學生在校期間的履歷類材料和鑒定材料：高職院校錄取通知書、高職院校學生體檢表（卡），高職學生登記表、綜合素質測評表、畢業生登記表、畢業生報到證存根、姓名或其他情況變更材料、學年鑒定表等。③學習成績材料：學生成績登記表、學生見習成績表、實習鑒定、畢業論文成績評定，各類職業資格證書等原件或復印件（加蓋公章）。④組織關系材料：入團申請書、志愿書、入黨申請書、積極分子推薦表和考察表，入黨志愿書、轉正報告等。⑤各種獎勵材料：學生在校期間獲得的各種表彰獎勵的榮譽證書復印件（加蓋公章）。 ⑥處分材料：對學生本人的處分決定，學生個人解除處分的申請，班級和學工部對其解除處分的意見，院校解除其處分的決定等。⑦其它有關材料。

2 學生檔案管理工作中存在的問題

經調查，筆者認為當前存在的主要問題可概括為“四不到位”，即檔案管理人員不到位；管理認識不到位；管理工作不到位；管理手段不到位。形成了檔案工作“散、亂、差”局面，即檔案材料散、管理亂、質量差。

2.1 學生檔案專職管理人員不到位 眾所周知，不少院校沒有配備專職的學生檔案管理人員，有的也僅僅是臨時指定或班主任兼職負責學生檔案管理工作，人員不穩定，力量十分單薄。多數人員又未經過專業培訓，臨時湊合，業務素質低下，手段落后，遠不能勝任工作。隨著高校的擴招，在校學生人數激增，檔案管理人員根本無暇顧及學生現狀。真正懂得檔案管理業務和利用現代化信息技術建設檔案的人員也少，這無疑對學生檔案的長遠建設和精密管理帶來了困難，也是當前檔案管理工作“散、亂、差”的首要原因。

2.2 學生檔案管理思想認識不到位 致成許多誤區。突出表現在：一是一些新生入校后的檔案材料本身就不齊全，填寫不規范，比較散亂質量差。有的或缺學籍表，或缺體檢表，或缺高考報名表，有的沒有檔案袋，就是個紙卷卷，有的甚至什么也沒有。高中學籍這部分材料的缺失，誤認為是他校造成的，與我校無關，又不能主動函索彌補，故而長期形成空缺；二是學生在校期間，許多評先評優材料，應該是進入該生檔案中的重要材料，誤認為是集體活動形成的公文材料，忽略了這些材料的整理和入檔。給學生檔案留下了缺憾；三是當前就業形勢壓力大，為顧及學生順利升學和就業，一些處分文件與欠佳表現，根本就沒有進入學生檔案。

2.3 學生檔案管理工作不到位 一是學生檔案材料傳遞不規范。學生檔案本應由原校檔案管理處認真整理后，按機密件傳遞或郵寄于新校學生檔案管理處。經認真查閱無誤后，轉交各系部查存。二是突擊整理弊病多。由于學校沒有配制學生檔案專職人員，明確責任，更不能按規定要求，及時收集整理檔案。到學生畢業時，突擊收集整理。弊病一，檔案材料把關不嚴，填寫不規范、不完善；弊病二，由于時間緊，任務重，加之參與人員在認知水平上的差異，反映學生客觀情況內容少；弊病三，由于檔案材料不是實時填寫，為檔案造假打開了方便之門。

2.4 學生檔案管理內容及手段不到位 從現行學生檔案管理的內容看，學生檔案應包括能客觀地反映院校對學生考察、錄用、培養、教育的全過程和正確體現學生德、智、體、美、勞等方面發展的第一手資料，既要涵蓋學生綜合素質的全貌，也要體現當代大學生的時代風貌。而我們當前院校學生檔案的歸檔內容及形式仍維系了傳統的老面孔，沒有創新。

3 做好院校學生檔案管理的對策

針對學生檔案管理上存在的問題，建議采取“五化”對策，即領導力量要強化；檔案人員要專業化；檔案材料要規范化；傳遞檔案要制度化；管理逐步現代化。以適應當前形勢要求。

3.1 提高認識、加強領導 學生檔案是全面反映院校培養教育學子，提高其綜合素質的第一手資料，是校方舉薦畢業生升學就業的權威性材料，也是學生走出校門，參與社會工作的重要依據。院校領導與全體教職工都要強化學生檔案意識，自覺支持做好、做精學生檔案工作。首先，院校要把學生檔案管理工作納入議事日程，納入職能部門的目標管理，把學生檔案建設當作院校一項重大的基礎性工作常抓不懈。其次，要在學工部編配懂業務、會管理的負責人專門分工管理檔案隊伍管理和檔案建設工作，非常必要和重要。第三，要認真落實當前檔案管理中專職人員、經費、設備等幾個急需解決的問題，做到人員落實，目標落實，責任落實，經費到位，設備到位。

3.2 隊伍建設專業化 任何事業的振興，關鍵在于人才；沒有專業人才，就沒有專業化創新，更不會創造出專業化成果。檔案員落實到位，可采取送出去、請進來的辦法。對學生管理部門的有關人員和檔案員進行專業培訓，學習基本知識，掌握檔案管理與現代化建設的內容和手段，取得檔案員資格證書后方可上崗。對專職檔案員，要列入保密人員系列，要嚴格制度，明確職責，實行目標管理，誠心實意為生服務，在實踐中不斷提高管理水平。通過培訓組建起一支覺悟高、作風硬、業務精，比較穩定的檔案隊伍。

3.3 檔案材料整理規范化 在檔案專業隊伍組建的同時，院校學工部要依據學生檔案收集整理之總體工作量，作出詳細計劃安排，集中力量，統一時間，統一目標，統一要求，對現存學生檔案進行一次徹底的收集整理。應由學工部協調各系部領導具體負責，以專職檔案員為中心，配合班主任、輔導員嚴格按照檔案管理中的有關規定，限期高質量、高水平地完成學生檔案重新收集整理，徹底改變學生檔案“散、亂、差”局面，為今后檔案管理的現代化奠定基礎。檔案材料整理基本結束后，要按時序裝入正規檔案袋，填寫封面目錄，做到內外名稱一致，順序一致。

3.4 檔案傳遞要制度化 經驗教訓我們，檔案傳遞千萬不能馬虎。稍有不慎，就會釀成難以彌補的損失或困難。凡需調出、轉入的學生檔案，必須嚴格按照保密制度規定的程序進行。有效避免檔案傳遞中檔案丟失現象的發生。在前面所述中，重新收集建檔中，對畢業生檔案中能夠體現其德、智、能、績的綜合材料，可搞一式兩份，其中一份存檔，另一份存放于學生的學籍檔案中。便于個別學生檔案丟失后，作為重新建檔的依據。同時也可有效地避免或杜絕個人利用重新建檔之機，做假材料、開假證明，涂改材料等事件的發生。

3.5 管理手段現代化 任何事業如逆水行舟，不進則退。當前已進入信息現代化時代，隨著職教事業的迅猛發展，信息技術革命也為院校學生檔案建設手段現代化提供了可靠保證。面對學生檔案數量大，項目多，質量要求高，流動方向多樣化、流動速度加快，存放時間變短，就業方式多元化，投寄單位眾多等特點，原有的學生檔案建設與管理手段顯然已不適應巨變的形勢。加快推進院校學生檔案建設與管理手段的現代化，確實成為時代之要求，改革創新之必須。

總之，學生檔案管理工作是院校管理工作的重要組成部分，是一項十分繁瑣、量大面寬的基礎性工作。“始于至誠、終于至善”。深信，通過院校強化領導，組建專業隊伍，專業培訓，重視收集整理，傳遞建制，現代手段等科學開創工作，定能提高學生檔案的建檔水平，辦出各自特色，充分發揮學生檔案的利用價值。

參考文獻：

[1]王曉寒.高職院校學生檔案管理的問題與對策[J].科技創業家，2012（21）.

[2]王述剛.如何做好高職院校的學生檔案管理工作[J].價值工程，2010（10）.

[3]王冬英.淺談中職學校學生檔案管理存在的問題及對策[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2009（07）.