優化企業檔案館藏的幾點意見

摘要：優化企業檔案館藏工作是順應經濟發展要求的關鍵一環。抓緊優化企業檔案館藏工作，堅持定期開展各類檔案鑒定，是企業目前亟待解決的問題。

關鍵詞：企業檔案 館藏 優化 措施

近幾年來，“與時俱進，開拓創新”等理念已經在各行各業上得到廣泛的倡導，并成為時代發展的主流。作為企業檔案工作這一主題，如何適應時代的發展，為企業的生產經營服務，為企業爭取更大的經濟效益服務，這是值得企業檔案管理者積極探討和思考的一個問題，也是為企業今后工作可持續性發展亟待解決的問題。筆者認為，優化館藏，大力開發檔案信息資源，是企業檔案工作順應經濟發展要求的一個方面，是具有方向性和意義性的隆重問題。

目前，受企業檔案自身多種因素的制約，企業檔案館藏質量參差不齊。所謂企業檔案，一般是指企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構成以科技檔案為主體，包括計劃統計、經營銷售、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團等方面的檔案，也即統稱為文書檔案、科技檔案、設備檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案。習慣上人們研究企業檔案，常常是把它理解為技術檔案、文書檔案和財務會計檔案等幾個部分，而尤被重視的是技術檔案，其它在生產管理中形成的檔案往往被忽視，所以習慣上各類檔案分散保管，檔案信息收集不全。所以，從企業檔案館藏角度來看，檔案的內容就只有形而欠缺神，所謂只有外表而無內涵，檔案館藏質量不高。按照《檔案法》的要求，企業檔案管理人員要積極走出科室，主動認真做好各類檔案的收集、整理工作，特別是要重視專業檔案、重大項目建設檔案的歸檔、整理、保管，確保各門類檔案的齊全完整，完善檔案分類、整理的標準化、規范化，提高檔案館藏工作的整體質量。

對于“優化館藏”問題，企業檔案管理工作者必須認真對待，雖說是一種挑戰，但是對提高檔案管理者工作的水平富有現實意義。優化館藏通常是指使檔案館藏結構合理，豐富檔案內容，大力開發利用，提供有效服務。因而開展“優化館藏”工作，必須從企業檔案的實際角度出發，去粗存精，擴大檔案信息化管理，本著為企業各項經濟服務，全面收集檔案資料，確保檔案的完整性，同時為企業經濟提供優良服務。

如何做好優化館藏工作，筆者認為對檔案館藏進行“減負”，定期組織“鑒定”，堅持“以利用價值為中心”作為優化館藏的根本指導思想，加強檔案的組織領導，抓好檔案基礎管理，優化館藏工作必定馬到功成。具體措施有以下四點，在此提出以大家共享。

1 認真落實組織管理工作

1.1 強化檔案管理意識。加強企業領導對檔案工作的重視，強化檔案管理意識。充分利用網絡等宣傳平臺，宣傳檔案法規及檔案知識，確保認識到位。

1.2 加強檔案目標管理。及時制定切實可行的檔案管理目標及工作要點，確保目標明確。

1.3 加強檔案工作部署。對檔案工作要實行統一管理、統一部署，在機構設置、人員配備、設施補充、資金安排等要做到統一規劃與安排。根據人員或崗位變動情況，及時調整檔案管理工作領導小組，充實檔案管理專（兼）職人員，確保工作到位。

1.4 落實檔案管理工作經費。要將檔案整理、軟件錄入、檔案儲存、培訓學習等各項工作經費納入年度財務預算，確保經費到位。

2 切實做好檔案基礎工作

2.1 加強檔案安全體系建設。企業要把安全視為檔案工作的生命線，強化檔案安全知識學習，完善檔案安全保密工作制度，提高安全風險防范意識，定期組織檔案安全檢查。加強對破損檔案的修復和重點檔案的搶救力度，確保檔案實體不損毀。

2.2 做好檔案統計總結工作。按照要求結合實際，認真做好每年度的檔案統計年報工作，及時總結本單位年度檔案工作情況，分析存在的問題，制定切實可行的工作要求和措施。

2.3 深化檔案編研工作。企業要不斷完善各種檔案檢索工具，編制大事記、基礎數據匯編、企業規劃、企業簡介、企業經營情況統計、公司志等各種參考資料，充分利用檔案資源，從而不斷提高檔案綜合信息開發利用水平。

3 著力抓好檔案重點工作

3.1 對企業重組、兼并、托管、“三舊”改造等產權變動企業的檔案收集、管理工作，確保改制變動中檔案的完整與安全。

3.2 加強聲像檔案的收集整理工作。聲像檔案是“百年工程”，企業聲像檔案是企業的“3D”檔案，能更真實更立體地見證企業的過去、現在和將來。

4 堅持以“利用價值”為中心

4.1 從企業檔案館藏的大量的文書檔案來看，真正具有利用價值的案卷的數量確實太少，檔案管理者因此要本著以“利用價值”為中心，組織對文書檔案的定期鑒定，對優化館藏工作尤為重要。

4.2 目前庫房面積有限，擴容已顯得不切實際，唯有加緊接收有現實服務價值的檔案，對利用價值不高的是優化館藏的重點。

4.3 實行集中統一管理，按照《檔案法》制定檔案的收集、整理、借閱等各項制度，對一些雖有歷史憑證作用，卻與服務現實、服務經濟建設不相適應的館藏資源，我們應該敢于“減負”。

4.4 加強檔案鑒定工作，定期組織價值鑒定工作，依法銷毀，提高“鑒定”質量，是優化館藏的重要手段。

綜上所述，檔案工作的許多問題，都需要從服務現實角度出發，優化館藏工作迫在眉睫。今后我們要將優化館藏工作作為一項系統工程來抓。只有這樣，才能真正使檔案工作貼近企業實際，使企業檔案工作更有成效。

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作者簡介：

勞曉霞（1975-），女，廣東人，本科，檔案館員，檔案副研究館員。